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No nosso caso, ter um blog não é só postar uma matéria qualquer. Nós da equipe Prosystem postamos matérias realmente relevantes
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Um dos erros mais cometidos no momento de fazer a emissão de NFe. Para evitá-lo e não sofrer multas, seu faturamento deve estar alinhado ao regime tributário utilizado pelo seu negócio e também pelo cliente.
Esse tipo de verificação é fundamental para que todo o processo de emissão decorra perfeitamente, com sua tributação calculada de forma correta, com créditos distribuídos adequadamente e sem problema algum.
A dica chave aqui é contratar um serviço de consultoria contábil. Estabeleça uma maneira de se comunicar diretamente com o seu contador e nunca faça nenhum procedimento se estiver com dúvidas! Quando o assunto é emissão de NFe, a certeza e segurança são as melhores soluções.
Existem algumas situações em que não é possível anular uma nota fiscal, principalmente quando é relacionada à comercialização de algum produto. Se erros graves ocorrem, o resultado pode ser multas e até a suspensão do direito de vender!
Em razão disso, antes de finalizar a emissão, é imprescindível conferir todos os dados e informações. A descrição é condizente com o produto/serviço? A data está correta? Os preços e prazos batem com o combinado? O CNPJ está ok? Atenção redobrada é crucial aqui!
Você já tentou emitir uma nota e recebeu uma mensagem de erro de receita? Pois bem, saiba que esse tipo de ocorrência é algo constante e não acontece somente com você. Veja a seguir os mais simples e rotineiros.
A NFe poderá ser contestada pelo “código 1”, que quer dizer que a pessoa jurídica ou o cliente tem alguma pendência com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Já o “código 2” indica que as informações utilizadas no cadastro da nota estão incorretas. Nesse caso, a NFe pode ser anulada no sistema para que seja possível fazer a correção no estoque e no financeiro. Para isso, basta clicar nas opções “cancelar” ou “anular”.
Esse erro se refere ao certificado digital: ou ele não existe ou não está funcionando como deveria. Caso você tenha o Certificado “A1”, talvez seja necessário reinstalá-lo.
Em algumas situações, o erro pode indicar que o seu documento está vencido. Diante disso, basta entrar em contato com a instituição certificadora que o emitiu para saber o que está ocorrendo.
A nota é rejeitada porque o CNPJ informado no sistema é inválido ou só vale para transações no exterior. Dessa forma, você deve informar o número correto do seu CNPJ para a validação do documento e emissão da NFe.
É bastante comum, na prestação de serviços, que ocorra uma negociação entre o orçamento inicial e o orçamento aprovado. Ou no caso de venda de produtos, o consumidor consegue descontos em determinados eventos, como participar de uma oferta ou comprar em grande volume.
É bom manter o registro desses acordos e considerar o orçamento final, não confundindo com o inicial, a fim de manter o departamento de contas ciente de tudo. Esse entrosamento entre vendas e financeiro é indispensável.
Assim, quando a nota for emitida, a probabilidade de cometer erros por informações descompassadas reduz drasticamente.
Mesmo com todas as dicas mencionadas acima, a melhor forma de evitar erros grotescos é buscando a ajuda da tecnologia.
Hoje em dia, existem sistemas de gestão que contribuem muito na rotina administrativa e fiscal das empresas. Eles são capazes de integrar etapas, melhorar o controle das informações e diminuir prejuízos.
Por exemplo, ao implantar um software no seu negócio, o processo de emissão da NFe é automatizado. Assim, você não mais terá que preencher todos os campos para gerar suas notas, pois o programa salva todos os dados que são digitados.
As vendas passam a ser registradas no aplicativo e automaticamente o documento fiscal é lançado com todas as informações necessárias, agilizando toda a operação. Simples e prático!
Para que você saiba a quantidade correta de insumos, produtos e maquinário, o empresário precisa primeiro ter um controle do fluxo de caixa como mencionamos em outro artigo.
E também se possível conhecer as boas práticas de gestão financeira, como também já explicamos em outro artigo.
Essas duas etapas fazem primeiro que você saiba o quanto está entrando e saindo de dinheiro da sua empresa. E o segundo faz com que você tenha uma visão global do seu negócio para o futuro.
Além disto, é essencial que você faça um acompanhamento de todas as entradas e saídas do seu estoque, se possível diariamente ou semanalmente.
Esse acompanhamento faz com que você tenha sempre uma visão melhor de como utilizar aquele estoque a seu favor.
Podendo por exemplo, realizar queima de estoque em promoções com prazos pequenos e levantar capital de giro.
Sabe quando você liga para uma operadora de celular ou de TV a cabo, pedindo para cancelar o serviço e, imediatamente, o atendente começa a oferecer diversas vantagens e condições inimagináveis para que você não desista deles e continue usando aquele serviço? Pois bem, esse é um típico exemplo do que é a retenção de clientes em uma versão bastante agressiva, muito comum hoje em dia.
Essa estratégia mantém o negócio estável, sendo uma forma da empresa priorizar seus clientes e mantê-los fiéis à corporação.
Se reter clientes é torná-los fiéis e leais, é preciso saber fazer isso da maneira correta.
As empresas dedicam muitos esforços na conquista de clientes, com campanhas publicitárias, investimentos, mídia e promoções. E isso tem um alto custo. Ao reter seus clientes depois de conquistá-los, esses altos custos serão diluídos!
Não adianta ter um ponto de venda impecável e bonito se seu atendimento é ruim ou se seu website não funciona direito. Seu cliente quer se sentir bem na plenitude do relacionamento, não em apenas alguns dos pontos de contato.
Com auxílio da tecnologia da informação e de softwares de CRM é possível conhecer realmente seus clientes, dividi-los em grupos e tratar cada um desses grupos de forma diferenciada, oferecendo o produto ou serviço certo, na hora certa, para o cliente certo e pelo preço e canal certo. Isso é algo que repetimos muito quando falamos em fidelização e lealdade, mas é preciso ter esses fatores sempre em mente.
Afinal, o que é a retenção de clientes se não oferecer exatamente o que ele procura, para que não vá buscar isso na concorrência?
E isso pode ser traduzido de diversas formas. Temos que “sair da caixa” e entender que a diferença entre produtos e serviços quase não existe mais. As características de seu produto ou serviço precisam ser complementadas por outras necessidades dos clientes, como conveniência, segurança na transação, economia e bom atendimento.
Se o cliente confia em sua marca e na qualidade que ela confere a seus produtos, ele tende a ser mais fiel ao seu negócio. Se ele admira sua marca, melhor ainda! Agora, se a marca já é para ele um valor especial, algo para exibir aos amigos, aí você terá de fato sua lealdade.
É por isso que os investimentos em branding e construção da imagem da marca são tão importantes para sua empresa, inclusive quando de se trata de assuntos como a retenção de clientes.
Clientes que tem suas reclamações atendidas rapidamente, voltam a fazer compras com sua empresa em mais 90% dos casos, segundo pesquisas. Seja rápido!
Muitas empresas, principalmente as iniciantes, acreditam que somente a divisão de lucros já basta e não se faz necessário o pagamento do Pró-Labore. Por conta das condições muitas vezes precárias em que se encontram no começo.
Contudo, este é um grande engano, pois o valor do pagamento ao sócio deve ser inserido às despesas empresariais e de funcionários.
Além de que sem ela não é possível calcular e realizar o pagamento da contribuição previdenciária.
Uma vez que a Lei nº 8212 de 24/07/1991, no seu Art. 12, define a pessoa do sócio administrador como contribuinte obrigatório do INSS. E o valor de contribuição será definido de acordo com o Pró-Labore.
Portanto, deve ser feita uma diferenciação e não misturar as coisas. A divisão de lucros deve ser realizada normalmente, de acordo com o costume anual da empresa. E não pode, em momento algum, servir de substituição ao Pró-Labore, pois este último é obrigatório por lei.
Não há um valor definido ou porcentagem do montante que deve ser passado no Pró-Labore.
A única definição é que ele não pode ser menor que o valor vigente do salário mínimo.
Dessa forma o valor a ser repassado precisará ser definido em consonância com os sócios e de acordo com as condições da empresa.
Lembrando que é por meio deste valor que será calculada a contribuição previdenciária do sócio.
Afinal, um sócio de uma empresa deve receber salário? Sim, ele deve ser pago pelo trabalho que realiza! Mas, tecnicamente o nome não é bem salário…. a remuneração de um sócio-administrador de qualquer empresa se chama pró-labore.
A forma correta de escrever é com hífen mesmo, por causa do prefixo “pro” (“prolabore” é incorreto na norma culta, portanto). Separado mas sem o hífen (“pro labore”) é aceito como um termo estrangeiro ao nosso idioma. As informações seguem o Vocabulário Ortográfico da Língua Portuguesa, publicação da Academia Brasileira de Letras, seguindo o Novo Acordo Ortográfico.
O termo pró-labore significa, em latim, “pelo trabalho” e corresponde à remuneração deste administrador por seu trabalho na empresa. Refere-se à remuneração de sócios por atividades administrativas, sendo opcional e diferente da distribuição de lucros ou dividendos. Dentro do contrato social de uma empresa existe a figura do administrador, que pode ser apenas uma pessoa entre os sócios ou mesmo todos os sócios.
Na ótica das legislações trabalhistas brasileiras, o pró-labore é muito diferente daquilo que se denomina como salário. Sobre ele não existem regras obrigatórias em relação ao 13ª salário, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), férias etc. Neste caso, todos os denominados benefícios trabalhistas são opcionais, intermediados por meio de um acordo entre a empresa e o administrador. Por exemplo: ambos podem estabelecer em um contrato que o administrador receba as férias, mas não ganhe um 13º salário.