Aumente sua Produtividade no Trabalho

O que muitos não entendem é que existe uma diferença entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho. Estender sua jornada até altas horas todos os dias e passar os finas de semana na empresa não vai aumentar sua produtividade.

Pelo contrário, só vai aumentar sua carga de trabalho e, com certeza, te deixar estressado e cansado, o que só pode te trazer confusão mental, ineficiência, tomadas de decisões erradas, desatenção e dificuldade de memorizar as coisas, cometendo muitos erros.

Todos nós temos muitas coisas para fazer no trabalho. No entanto, nem sempre conseguimos realizar tudo o que havíamos planejado. Isso acontece por muitas razões. E, às vezes, a culpa é nossa – ao perdermos tempo com coisas inúteis ou trabalhando em tarefas nem tão essenciais ainda.

Para ser mais produtivo é preciso alcançar seus resultados com o mínimo de recursos possível. Fazer mais com menos.

A Prosystem separou algumas dicas para que você consiga ser produtivo no trabalho. Veja só:

#Dica 1:

Diminua a quantidade de coisas na sua lista

Ter itens demais na sua lista pode fazer com que se perca e não consiga concluir todos eles. Separe, em média, cerca de 3 a 5 itens principais e coloque todo seu esforço neles.

#Dica 2:

Mudanças no design

Mude o hábito de fazer listas tradicionais e lineares. Por que não fazer um círculo grande no meio, colocar a coisa mais importante do dia a ser feita nele, e ao redor deste círculo maior, colocar círculos menores com as coisas menos importantes a serem feitas?

#Dica 3:

Desafie você

Agora que sua lista de tarefas está pronta, se desafie fazer todas as suas tarefas em menos tempo. Selecione um horário, por exemplo às 12:00 horas, para terminar todas as suas tarefas.

#Dica 4:

Acredite em si

Você é um ser humano e não uma máquina. Se você anda se sentindo cansado ou improdutivo, tire um tempinho durante a semana para dar um passeio, caminhar, procure mudar o lugar onde você está sentado no trabalho. É preciso acreditar em si mesmo e no grande retorno que terá após tirar um tempinho para relaxar.

#Dica 5:

Procure por conhecimento

Quanto mais experiências você tiver e mais conhecimento você buscar, melhores serão seus raciocínios e sua criatividade para a resolução de problemas futuros.

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Como não perder o foco na empresa?

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1. Escreva uma lista de tarefas diárias e planeje o seu dia

Mantenha essa lista ao seu lado para mantê-lo concentrado. Quando você tem uma lista das coisas que você tem que realizar em um dia perto de você fica mais fácil realizá-las, pois ela funciona como um lembrete do que precisa ser feito.

2. Determine um tempo para suas tarefas

Se você faz uma determinada atividade por muito tempo, aos poucos ela começa a ficar repetitiva e você começa a produzir menos e perder o foco, pois perdeu aquele interesse inicial por fazê-lo. Dessa maneira, o ideal é estipular um período para uma tarefa, cumprí-lo e, se a tarefa ainda não foi concluída, separar outro período, à frente, para concluí-la. Por exemplo, determine 30min. Para fazer uma tarefa e passado esse tempo, comece a fazer outra diferente. Dessa maneira você torna o seu trabalho algo mais interessante e menos repetitivo.

3. Instale filtros no seu E-mail

Se você gasta muito do seu tempo se comunicando e planejando na frente do computador, as chances são grandes de você lidar com e-mails frequentemente. A criação de filtros no e-mail pode ser uma excelente maneira de separar o que é importante e urgente de coisas pessoais que podem esperar.

4. Não verifique seu e-mail pessoal de manhã

Verificar e-mails pessoais pode ser uma grande distração, mesmo com a instalação de filtros. Isto é especialmente verdadeiro quando seus amigos lhe enviam links para artigos interessantes, piadas ou vídeos no YouTube. Se você não tiver cuidado pode ficar nisso por horas. Em vez de verificar o seu e-mail pessoal, logo que você entrar, tente começar a trabalhar imediatamente. Verifique seu e-mail só depois de ter algumas tarefas concluídas ou em andamento.

5. Escute o tipo certo de música

A música é uma ótima maneira de estabelecer-se na rotina de trabalho. Além disso, a música pode abafar os ruídos do escritório, como impressoras e pessoas conversando. Porém, tenha cuidado, alguns tipos de músicas não são favoráveis ao trabalho produtivo. Músicas onde há muitas letras não são recomendáveis pois as palavras podem interromper seu processo de pensamento.

6 .Encha uma garrafa de água

Manter-se hidratado é muito importante para a saúde. Em vez de ir ao bebedouro com seu copo a cada hora, tente encher uma garrafa de água no início do dia. Isso evita várias ações, entre elas: o movimento de começar/parar que ocorre cada vez que você vai beber água e, o tempo despedido em torno do bebedouro batendo papo com os colegas.

7. Encontre o melhor momento para fazer tarefas repetitivas e chatas

Não importa o quanto você tente evitá-las, você vai ter que enfrentar e fazer tarefas repetitivas e entediantes. Para tarefas desse tipo o melhor é escolher um momento no dia para trabalhar sobre elas. Por exemplo, se você está mais alerta no início do dia, é melhor trabalhar em tarefas que exijam mais de seu raciocínio. Já para tarefas chatas e repetitivas, que podem ser feitas no piloto automático é melhor deixar para o fim do dia, quando se está mais cansado.

8. Limpe sua mesa

Alguns de vocês podem ter mesas que são um verdadeiro caos. Isso não é necessariamente uma coisa ruim, desde que você consiga encontrar o que procura sem vasculhar muito. No entanto, se não puder. É bom que limpe sua mesa. Isso não significa ter uma mesa vazia, isso significa apenas ter arrumado as pilhas de papel, todos arquivados no local correto e deixar mais acessíveis blocos de notas, canetas para anotações, um maior espaço para trabalhar, etc.

9. Use atalhos no seu computador

Se você faz a mesma coisa com seu computador durante todo o dia, pode ser útil você procurar maneiras de fazê-las sem muita repetição manual, evidenciando no seu Desktop os ícones dos arquivos e programas que você mais acessa.

10. Feche os programas que você não está usando

Abra aqueles programas que realmente serão utilizados por você durante a execução de suas tarefas. Não facilite para que ocorram mais distrações.
O melhor de tudo, é que, ao final do dia, mesmo que algumas tarefas tenham ficado pendentes, estão organizadas e com previsão de término. Veja tudo o que você conseguiu realizar. Saboreie a sensação de “missão cumprida”. Você acaba de ganhar tempo e tranqüilidade.

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Retenção de Clientes

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Retenção de Clientes

O que é?

Sabe quando você liga para uma operadora de celular ou de TV a cabo, pedindo para cancelar o serviço e, imediatamente, o atendente começa a oferecer diversas vantagens e condições inimagináveis para que você não desista deles e continue usando aquele serviço? Pois bem, esse é um típico exemplo do que é a retenção de clientes em uma versão bastante agressiva, muito comum hoje em dia.

Essa estratégia mantém o negócio estável, sendo uma forma da empresa priorizar seus clientes e mantê-los fiéis à corporação.

Veja algumas dicas de como reter clientes na prática

Se reter clientes é torná-los fiéis e leais, é preciso saber fazer isso da maneira correta.

As empresas dedicam muitos esforços na conquista de clientes, com campanhas publicitárias, investimentos, mídia e promoções. E isso tem um alto custo. Ao reter seus clientes depois de conquistá-los, esses altos custos serão diluídos!

1. Gerencie todas as formas de relacionamento com o cliente

Não adianta ter um ponto de venda impecável e bonito se seu atendimento é ruim ou se seu website não funciona direito. Seu cliente quer se sentir bem na plenitude do relacionamento, não em apenas alguns dos pontos de contato.

2. Conheça seu cliente de verdade

Com auxílio da tecnologia da informação e de softwares de CRM é possível conhecer realmente seus clientes, dividi-los em grupos e tratar cada um desses grupos de forma diferenciada, oferecendo o produto ou serviço certo, na hora certa, para o cliente certo e pelo preço e canal certo. Isso é algo que repetimos muito quando falamos em fidelização e lealdade, mas é preciso ter esses fatores sempre em mente.

Afinal, o que é a retenção de clientes se não oferecer exatamente o que ele procura, para que não vá buscar isso na concorrência?

3. Reter clientes significa entender suas necessidades

E isso pode ser traduzido de diversas formas. Temos que “sair da caixa” e entender que a diferença entre produtos e serviços quase não existe mais. As características de seu produto ou serviço precisam ser complementadas por outras necessidades dos clientes, como conveniência, segurança na transação, economia e bom atendimento.

4. Marcas fortes retêm mais clientes e por mais tempo

Se o cliente confia em sua marca e na qualidade que ela confere a seus produtos, ele tende a ser mais fiel ao seu negócio. Se ele admira sua marca, melhor ainda! Agora, se a marca já é para ele um valor especial, algo para exibir aos amigos, aí você terá de fato sua lealdade.

É por isso que os investimentos em branding e construção da imagem da marca são tão importantes para sua empresa, inclusive quando de se trata de assuntos como a retenção de clientes.

5. Sempre resolva rapidamente os problemas de seus clientes

Clientes que tem suas reclamações atendidas rapidamente, voltam a fazer compras com sua empresa em mais 90% dos casos, segundo pesquisas. Seja rápido!

 

 

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Quais as vantagens para o varejo ao emitir NFC-e?

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Envio online do cupom para a Secretaria da Fazenda

O primeiro benefício do novo modelo é que os dados das transações feitas no estabelecimento são enviados diretamente ao site da SEFaz. Dessa forma, não é necessário que os contadores façam essa tarefa e o negócio não corre riscos de problemas com o fisco.

Agilidade e segurança

Com a automatização desse processo, a agilidade nos cuidados fiscais e gestão de documentos também aumenta. Além disso, o armazenamento das notas passa a ser feito de forma digital, aumentando a segurança dessas informações para a empresa.

Redução dos gastos

A emissão da NFC-e também reduz os gastos da empresa com infraestrutura, uma vez que não é necessário a compra do emissor de cupom fiscal ou impressora fiscal para cada frente de caixa da empresa, equipamento conhecido por ser caro no mercado.

Além disso, como o intuito da substituição é reduzir as impressões e incentivar o uso do meio digital para consulta das informações, a empresa também reduz gastos com papel e tinta de impressora. O investimento em espaço para armazenamento físico também é reduzido.

Outro gasto que pode ser reduzido é a contratação de contadores. Como o processo é feito automaticamente, o trabalho desses profissionais é reduzido. Dessa forma, o custo dessas tarefas é menor para a empresa.

Padronização dos processos

O contador também ganha mais padronização nos processos relacionados aos documentos fiscais. Dessa forma, é possível receber as informações da NFC-e da mesma forma como ele recebe os dados dos demais documentos, mantendo o mesmo processo em suas atividades.

Diminuição de erros

Outro benefício para os contadores e para a empresa é que a automatização elimina a necessidade da digitação de dados e retrabalho, o que evita os possíveis erros durante esse processo que comprometem a situação fiscal do negócio.

Parametrização dos impostos

Por fim, com a NFC-e os impostos são parametrizados antes da emissão da nota, garantindo que os valores informados estão corretos. Dessa forma, o trabalho do contador em verificar essas informações é eliminado e a garantia de que as declarações estão corretas é mantida.

Fica evidente que adotar a NFC-e para o seu negócio é uma ótima estratégia, uma vez que essa opção é mais moderna, eficiente e exige menor investimento por parte da empresa. O modelo ainda oferece benefícios para toda a gestão e sua contabilidade.

Além disso, a tendência é que a substituição do cupom fiscal pela NFC-e seja obrigatória em todo país, como já é em alguns estados. Dessa forma, começar com o usa da segunda opção evita custos de mudança na estrutura e investimentos desnecessários, como a compra da impressora ECF.

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CRM

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Gestão de Relacionamento com o Cliente

O Customer Relationship Management (CRM) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é um conjunto de estratégias criado para gerar interação entre a organização e o consumidor. Com o CRM é possível gerenciar toda a comunicação com o cliente, pois, armazena todas as informações dos mesmos – telefone, nome, endereço, e-mail, CNPJ/CPF, etc.

As empresas devem voltar as suas ações para os consumidores ao invés de focar nelas próprias. A gestão de relacionamento com o cliente engloba diversas áreas de uma organização, como marketing, vendas e serviços de atendimento.

Por que o CRM é importante em uma empresa?

A ferramenta organiza as informações de contas e contatos em tempo real, simplificando todo o processo e economizando tempo. Ao invés de lembretes em papéis ou planilhas complexas, as informações são passadas como leads para toda a equipe. Podendo atualizá-las em qualquer momento de forma rápida e eficaz, pois o armazenamento é feito em apenas um lugar.

E como podemos implantar as estratégias de gestão de relacionamento com o cliente?

Bom, para construir uma relação transparente e duradoura com o consumidor, é preciso seguir os quatro passos da gestão de relacionamento com o cliente.

O primeiro trata-se da identificação de cada consumidor.

Aqui, é preciso conhecer a sua identidade, local onde mora, sua maneira de contato preferida, suas necessidades, interações realizadas na empresa (incluindo reclamações), entre outros. Apesar de ser um grande desafio, a identificação do cliente é o fator principal de qualquer iniciativa de relacionamento!

Feito isso,  é preciso diferenciar cada cliente para sabermos com quais vale a pena investir em uma relação duradoura. O objetivo aqui é encontrar clientes de maior valor e de maior potencial. Na gestão de relacionamento com o cliente, é preciso escutar as sugestões, reclamações e dúvidas de cada consumidor. Feito isso, é possível bolar estratégias para se antecipar às necessidades do comprador.

A partir do momento em que diferenciamos cada cliente, é preciso incentivá-lo a interagir com a empresa. Para isso, é necessário criar estratégias para personalizar cada vez mais os serviços e produtos oferecidos a esse consumidor. Ele precisa ver vantagem em continuar com você. As redes sociais são importantes alinhadas da interação. Invista nisso!!

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Segurança de dados

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O que é?

A contratação de seguranças, instalação de câmeras de monitoramento e sistemas de identificação nas portarias das empresas tem como objetivo manter a integridade dos colaboradores, fornecedores e clientes, além de evitar furtos e roubos.

No entanto, com o crescimento da tecnologia da informação, a segurança deve ser uma prioridade também dentro dos computadores, nas redes, provedores, sistemas, tudo de olho na proteção dos dados confidenciais.

Por isso, para que uma corporação não pare de uma hora para outra, nada melhor do que a existência de uma equipe especializada na segurança de dados, monitorando possíveis invasores e sempre mantendo alertas para combater vírus ou invasões de hackers.

Ou seja, os criminosos modernos estão cada vez mais audaciosos, agindo com inteligência e sempre focados em roubar dados que poderão comprometer as estruturas e imagem das empresas.

Para evitar que esse problema aconteça em seu negócio, nada melhor do que conhecer os benefícios de se investir na segurança de dados. Vamos a eles!

1. Evita o vazamento de dados

Empresas que atuam com e-commerce ou atendimento online, por exemplo, contam com um extenso cadastro de clientes. Caso não destinem a confidencialidade das informações, dificilmente conseguirão realizar muitas vendas, afetando a rentabilidade.

Por meio do investimento em segurança de dados é possível evitar o vazamento de informações, criando mais credibilidade em relação aos consumidores.

Afinal, se houver uma invasão, dificilmente um cliente voltará a consumir em seu negócio, prejudicando na fidelização e também na prospecção de novas transações financeiras.

2. Mantém a imagem da empresa

Credibilidade não só com a qualidade dos produtos e serviços como também com a boa imagem da sua marca são premissas no mercado.

Agora, imagine se o seu site ou sistemas internos ficarem sempre fora do ar por conta de invasões. Podem acontecer perdas de contratos? Queda na produtividade dos colaboradores? Danificações em máquinas? Certamente, a resposta será sim para todos esses questionamentos.

Portanto, a manutenção da imagem da sua empresa passa, inevitavelmente, pelo investimento em uma estruturada equipe de Tecnologia da Informação (TI), seja interna ou por meio de uma empresa terceirizada.

3. Previne o sequestro de dados

Lembra do exemplo que apresentamos no começo deste post? Pois é uma situação que revela o sequestro de dados. Imagine o transtorno se isso acontecer com a sua empresa.

Arquivos criptografados podem ser copiados e, na sequência, os bandidos cibernéticos cobram valores altíssimos para devolverem os dados que estavam no sistema, como no ERP, por exemplo.

Caso não paguem, os empresários possivelmente ficarão sem as informações, ou seja, o momento é crítico e altamente prejudicial, seja em pequenas, médias ou grandes empresas.

Inclusive, a moeda de troca nesse momento de sequestro de dados vem crescendo assustadoramente, a chamada bitcoin, o que dificulta o rastreamento para identificar os ladrões virtuais.

4. Evita prejuízos

Ao desenvolver códigos encriptados, os hackers copiam e desviam os dados das máquinas para outros computadores. Dessa forma, conseguem até mesmo transferir quantias em dinheiro da conta de uma empresa para outros locais.

Eles ainda podem conseguir informações privilegiadas sobre investimentos ou tomadas de decisões, como o lançamento de um novo produto, vendendo os dados para uma concorrente, afetando a linha produtiva e a presença de mercado.

Ou seja, o prejuízo é imensurável e pode até mesmo levar uma corporação à falência. Afinal, o custo de reparos emergenciais é altíssimo e o ajuste ainda pode levar dias para ser finalizado, atingindo todos os setores da empresa.

Mais uma vez, o investimento preventivo é a melhor alternativa para o seu negócio.

5. Combate ameaças internas

A ausência de uma política de segurança de dados influencia, ainda, em problemas internos, como envio incorreto de e-mails, falta de critérios no uso de senhas dos usuários em plataformas, entre outros.

São fatores que podem contribuir tanto com a perda de dados quanto no relacionamento com os clientes. Afinal, muita gente fica descontente quando recebe uma mensagem não autorizada, ou seja, nada melhor do que privar sua empresa deste tipo de equívoco.

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Você sabe o que é uma Oferta Irresistível?

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Uma oferta irresistível (de um produto ou serviço) é uma oferta que faz o seu cliente pensar “nossa, sou um idiota se eu não aproveitar essa chance!”

Será que é isso que seu cliente pensa quando vê a oferta do seu produto/serviço?!

Antes de seguir com o raciocínio, você precisa estar presente pro seguinte conceito:

Se o VALOR PERCEBIDO é menor que o PREÇO COBRADO, então seu cliente vai achar caro.

Se o VALOR PERCEBIDO do seu produto/serviço é equivalente ao seu PREÇO COBRADO, então a percepção é que o preço é justo.

E a mágica acontece quando o  VALOR PERCEBIDO é maior que o PREÇO COBRADO. Aí seu cliente passa a achar barato!

Esse gráfico ajuda a entender:oferta irresistível gráfico

Ou seja, se ao receber a oferta do seu produto/serviço o seu cliente pensar “nossa, isso aqui vai custar uns 5 mil reais”, mas ao final você apresentar o preço de “apenas 3.900”, seu cliente vai achar barato e as chances de fechar a venda aumentam muito.

Essa é a ideia base de uma Oferta Irresistível. Algo que, independente do preço, faça o cliente coçar a mão para comprar de você.

Existem algumas formas de você criar uma Oferta Irresistível.

Falaremos sobre duas. Na prática fazer uma “oferta irresistível” é mais do que os dois tópicos abaixo, mas aplicando isso aqui você já vai sentir resultados no seu negócio.

1. Oferta Irresistível “Barato demais pra ser verdade”

A primeira estratégia é a do preço baixo.

Mas calma! Não é simplesmente baixar o preço. Aqui a ideia é você atrair o cliente a partir de uma grande promoção. A ideia é você conseguir fazer uma venda extra pro seu cliente. É tipo quando o mercado faz uma oferta de leite por 0,99 (acho que faz tempo que isso não acontece, mas enfim) e no final das contas você gastou 5 reais de leite e 30 reais de outras coisas.

É muito importante você conhecer sua precificação financeira e saber quais produtos tem a margem ideal pra você fazer esse tipo de oferta.

Mas lembre! Esse tipo de Oferta Irresistível só faz sentido se você conseguir fazer uma nova venda para este cliente.

Lembramos das épocas de Compras Coletivas, onde víamos o bar oferecer 4 chopps e mais uma porção de frango com 60% de desconto. O cliente entra e sai sem consumir nada a mais. Apesar da possibilidade desse sujeito voltar, a estratégia poderia ser bem melhor pensada.

2. Oferta Irresistível “Combo de produtos”

Outra forma de criar uma Oferta Irresistível é você agrupar vários produtos/serviços numa oferta só.

Quando você olha um produto individualmente, é fácil identificar se o seu preço está caro ou barato. Mas quando há um “combo” exclusivo que você criou essa identificação de caro e barato fica mais difícil.

É tipo você criar a “Cesta de Café da Manhã Suprema – perfeita para deixar seu amor feliz”.

Qual o preço de uma cesta dessa?

Percebe a diferença entre vender a “Cesta Suprema” e vender vários produtos separados?

Então você vai juntar vários produtos (com boas margens – sempre de olho no financeiro), colocar um belo nome e fazer uma oferta. E dependendo de como você posicionar seu produto, você nem precisará oferecer um desconto neste combo!

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