Como posso usar business intelligence no atacado distribuidor?

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Basicamente podemos afirmar que com o mundo dos negócios mais dinâmico e com empresas cada vez mais flexíveis às regras do mercado, ter conhecimento e poder de ação frente a cenários que impactam a operação é essencial. Com isso, evita-se que eles evoluam a situações mais difíceis de administrar.

Desta forma, é necessário seguir passos básicos que as soluções de inteligência de negócios podem automatizar:

1- Análises de dados

É muito importante que os atacados distribuidores tenham análises específicas. Elas precisam demonstrar, por meio de indicadores reais, a situação do da operação, contemplando todos os departamentos.

Em outras palavras, indicadores de desempenho sinalizam onde os gestores devem agir e implementar mudanças, corrigir falhas ou potencializar efeitos.

Nesse contexto, uma boa solução de BI pode ajudar, pois além de flexibilidade para montar as análises de acordo com suas necessidades, é possível criar recursos visuais que permitam a identificação mais fácil de pontos de atenção.

 

2- Reduzir tempo de ações

Em segundo lugar, cabe lembrar a importância de ter times certos para analisar e utilizar as informações corretas em cada caso. Um dos motivos para que os processos de análises de dados falhem em um negócio está justamente relacionado a isso.

As análises precisam ser online, preferencialmente em tempo real, e com o mínimo de delay possível para que os gestores tenham condição de atuar em tempo hábil onde for necessário.

Se o tempo para disponibilizar as informações for alto, em caso de recursos não modernos, as decisões se tornarão consequentemente menos efetivas.

3- Intercâmbio de informações

Por fim, um atacadista distribuidor precisa que seus colaboradores estejam todos engajados em criar um ambiente com foco em atuar nas exceções que surjam. Dessa forma, não só o gestor se torna agente responsável por utilizar informação para maior competitividade.

Uma ferramenta de inteligente pode servir de apoio para que as equipes executem seus trabalhos enviando alertas e relatórios por e-mail aos setores, promovendo sempre uma gestão proativa e proporcionando mobilidade ao negócio, para que as análises corretas cheguem sempre a tempo nos lugares a que precisa chegar. Tudo isso também ajuda a fazer melhor gestão de recursos para até mesmo diminuir custos operacionais.

Segurança da Informação

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O que é segurança da informação?

Tudo o que envolve proteção dos dados de uma empresa é o nível da segurança que estabelece o valor de uma informação e potencializa seus prejuízos causados por uso incorreto das mesmas.

A prática da segurança de qualquer informação implementa um mecanismo e ferramentas com os princípios: integridade, conformidade, disponibilidade, autenticidade, etc. Seja física, lógica ou humana.

O software é responsável pelo funcionamento e pela movimentação de informações e dados e a proteção pode ser feita tanto física quanto virtual.

Mobile Commerce

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Com o surgimento do 3G, Smarthphones e outros aparelhos portáteis, está cada vez mais comum as pessoas fazer suas atividades cotidianas através desses aparelhos, inclusive compras na web. Muitas pessoas estão substituindo as compras online pela móvel.

O m-commerce (Mobile Commerce) é o comércio eletrônico, compras online, é o comércio móvel, a compra em dispositivos móveis.

O Mobile Commerce começou a se tornar um pouco convencional com a introdução de ringtones, aplicativos para celular e jogos. Os usuários podiam procurar suas músicas, aplicativos e jogos que sejam compatíveis com dispositivos portáteis. Em seguida, pode se comprar estes bens digitais e baixá-los logo após a conclusão da transação.

Um proprietário tem uma loja online, ele não pode achar que ela é compatível para dispositivos móveis. Ele terá que fazer uma versão separada de seu site com a finalidade de acomodar em um dispositivo com display consideravelmente menor. Se quer que o seu cliente o encontre através de seu telefone, faça com que ele tenha uma boa experiência de compras. Aperfeiçoe sua loja online para tirar bom proveito do comércio móvel.

 

Fonte: ecommercenews

 

ERP no desempenho da empresa

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A transformação digital se trata de um processo cujas empresas passam a fazer uso da tecnologia e, consequentemente, melhoram a sua capacidade de desempenho e garantem melhores resultados.

Essa mudança não acontece do dia para a noite. Afinal, é um processo que muda toda a estrutura da empresa, tratando a tecnologia com um papel estratégico e central dentro da corporação.

A transformação digital recebe um auxílio muito significativo das estratégias de ERP. Isso acontece devido: flexibilidade, ferramentas de BI, inteligência artificial e machine learning.

Flexibilidade

O principal papel do ERP na transformação digital é a flexibilidade que ela proporciona aos funcionários. Hoje, é possível acompanhar o desempenho das tarefas no sistema em qualquer lugar e momento. Para o acesso, basta que o usuário faça uso do software em seu celular e verifique as informações.

Ferramentas de Business Intelligence

O BI é um processo que visa a coleta, armazenamento, análise, organização e compartilhamento (apenas para quem necessita do acesso) de dados. Essas ferramentas podem estar disponíveis em um bom sistema ERP, facilitando ainda mais o dia a dia da empresa.

Inteligência artificial e machine learning

Inteligência artificial  (capacidade das máquinas de realizar funções que o cérebro humano desempenha)  e machine learning  (aprendizado das máquinas por meio da experiência )  são funções que podem ser integradas ao ERP e fazer toda a diferença na transformação digital.

Afinal, o principal objetivo do uso desses sistemas é que a visão das estratégias do empreendedor seja ampliada e ele se torne mais competitivo.

 

Business Intelligence

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Business Intelligence (BI)

Mas o que é BI?

Traduzido, o termo Business Intelligence significa Inteligência de Negócio. Trabalhar com o BI é organizar os processos internos de forma estratégica, automatizar serviços para integrar e melhorar a eficiência dos setores, agrupar dados e transformá-los em informação de qualidade, e principalmente tomar decisões acertadas com base em análises bem calculadas.

Dessa forma, pode-se dizer que usar o Business Intelligence é o mesmo que perseguir a excelência na gestão apoiando-se às ferramentas que você tem à disposição em sua empresa.

Como posso implementá-lo na minha empresa?

Para trabalhar com o BI, o gestor precisará utilizar softwares específicos e especializados. Ele deverá pesquisar quais ferramentas melhor atendem às necessidades do seu negócio. O ideal é buscar por sistemas de Gestão ERP, que fornecerão soluções para integração e aperfeiçoamento do trabalho realizado em todos os setores do empreendimento, oferecendo maior controle dos processos e uma visão geral bastante clara da real situação da empresa.

 

O que é sistema ERP?

O ERP é um programa que foi elaborado para vincular informações e departamentos. Com ele, é possível ter uma visão centralizada e específica de cada setor e de todos os registros relevantes do empreendimento.

Sendo assim, essa ferramenta gerencia a administração do negócio, abordando funções importantes, como:

  • contas a pagar e a receber;
  • demanda de produtos;
  • compras e vendas;
  • contabilidade e tributos;
  • contratos;
  • gestão de clientes e fornecedores;
  • gestão de pessoal.

O ERP é, de fato, um harmonizador de processos. Ele traz dinamismo e inovação a diversos procedimentos, facilita fluxos de trabalho e garante um armazenamento único de informações.

Justamente por integrar atividades, esse sistema substitui softwares específicos para gerenciamento por setor.

Em vez de utilizar um programa contábil, um financeiro, um de produção e um de logística, o ERP engloba as regras da empresa por meio de funcionalidades padronizadas. Isso resulta em uma melhor comunicação interna, que se torna muito mais ágil e fluída.

Além disso, os relatórios gerenciais podem ser elaborados a qualquer hora. As referências disponibilizadas ajudam na melhoria do desempenho geral do negócio, contribuindo com o redirecionamento de tarefas para que os resultados estejam sempre compatíveis com o planejado.

Fluxo de caixa descontado

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O que é?

fluxo de caixa descontado (FCD) é um método para avaliar a riqueza econômica de uma empresa dimensionada pelos benefícios de caixa a serem agregados no futuro e descontados por uma taxa de atratividade que reflete o custo de oportunidade dos provedores de capital.

Para que serve o Fluxo de Caixa Descontado?

Você já deve ter percebido que a análise do Fluxo de Caixa Descontado possui aplicações financeiras e comerciais. Para exemplificar, o FCD é um método utilizado por investidores antes de comprarem ações de uma empresa. Além disso, a técnica é bastante útil para ajudar tomadores de decisão a decidirem se devem fazer um determinado investimento ou escolher entre dois ou mais investimentos em potencial.

Uma das aplicações mais utilizadas quando tratamos de Fluxo de Caixa Descontado diz respeito à avaliação do valor de uma organização (Valuation). Para os defensores do método, a análise de FCD serve para obter uma imagem precisa do valor verdadeiro de uma empresa. Já para o time do contra, o argumento é que a técnica de Fluxo de Caixa Descontado é baseada em projeções, ao invés de dados tangíveis.

5 erros mais comuns durante a emissão da NFe

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1. Não atentar para o regime tributário da empresa

Um dos erros mais cometidos no momento de fazer a emissão de NFe. Para evitá-lo e não sofrer multas, seu faturamento deve estar alinhado ao regime tributário utilizado pelo seu negócio e também pelo cliente.

Esse tipo de verificação é fundamental para que todo o processo de emissão decorra perfeitamente, com sua tributação calculada de forma correta, com créditos distribuídos adequadamente e sem problema algum.

A dica chave aqui é contratar um serviço de consultoria contábil. Estabeleça uma maneira de se comunicar diretamente com o seu contador e nunca faça nenhum procedimento se estiver com dúvidas! Quando o assunto é emissão de NFe, a certeza e segurança são as melhores soluções.

2. Não conferir todas as informações

Existem algumas situações em que não é possível anular uma nota fiscal, principalmente quando é relacionada à comercialização de algum produto. Se erros graves ocorrem, o resultado pode ser multas e até a suspensão do direito de vender!

Em razão disso, antes de finalizar a emissão, é imprescindível conferir todos os dados e informações. A descrição é condizente com o produto/serviço? A data está correta? Os preços e prazos batem com o combinado? O CNPJ está ok? Atenção redobrada é crucial aqui!

3. Errar na hora de validar as notas

Você já tentou emitir uma nota e recebeu uma mensagem de erro de receita? Pois bem, saiba que esse tipo de ocorrência é algo constante e não acontece somente com você. Veja a seguir os mais simples e rotineiros.

Erro 1 ou 2 – Nota Fiscal Eletrônica denegada (ou contestada)

A NFe poderá ser contestada pelo “código 1”, que quer dizer que a pessoa jurídica ou o cliente tem alguma pendência com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Já o “código 2” indica que as informações utilizadas no cadastro da nota estão incorretas. Nesse caso, a NFe pode ser anulada no sistema para que seja possível fazer a correção no estoque e no financeiro. Para isso, basta clicar nas opções “cancelar” ou “anular”.

Erro 90 – certificado digital não operacional ou inexistente

Esse erro se refere ao certificado digital: ou ele não existe ou não está funcionando como deveria. Caso você tenha o Certificado “A1”, talvez seja necessário reinstalá-lo.

Em algumas situações, o erro pode indicar que o seu documento está vencido. Diante disso, basta entrar em contato com a instituição certificadora que o emitiu para saber o que está ocorrendo.

Erro 508 – rejeição

A nota é rejeitada porque o CNPJ informado no sistema é inválido ou só vale para transações no exterior. Dessa forma, você deve informar o número correto do seu CNPJ para a validação do documento e emissão da NFe.

4. Não manter o orçamento atualizado

É bastante comum, na prestação de serviços, que ocorra uma negociação entre o orçamento inicial e o orçamento aprovado. Ou no caso de venda de produtos, o consumidor consegue descontos em determinados eventos, como participar de uma oferta ou comprar em grande volume.

É bom manter o registro desses acordos e considerar o orçamento final, não confundindo com o inicial, a fim de manter o departamento de contas ciente de tudo. Esse entrosamento entre vendas e financeiro é indispensável.

Assim, quando a nota for emitida, a probabilidade de cometer erros por informações descompassadas reduz drasticamente.

5. Não utilizar softwares de gestão para ajudá-lo no processo

Mesmo com todas as dicas mencionadas acima, a melhor forma de evitar erros grotescos é buscando a ajuda da tecnologia.

Hoje em dia, existem sistemas de gestão que contribuem muito na rotina administrativa e fiscal das empresas. Eles são capazes de integrar etapas, melhorar o controle das informações e diminuir prejuízos.

Por exemplo, ao implantar um software no seu negócio, o processo de emissão da NFe é automatizado. Assim, você não mais terá que preencher todos os campos para gerar suas notas, pois o programa salva todos os dados que são digitados.

As vendas passam a ser registradas no aplicativo e automaticamente o documento fiscal é lançado com todas as informações necessárias, agilizando toda a operação. Simples e prático!

Como fazer um bom controle de estoque?

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Para que você saiba a quantidade correta de insumos, produtos e maquinário, o empresário precisa primeiro ter um controle do fluxo de caixa como mencionamos em outro artigo.

E também se possível conhecer as boas práticas de gestão financeira, como também já explicamos em outro artigo.

Essas duas etapas fazem primeiro que você saiba o quanto está entrando e saindo de dinheiro da sua empresa. E o segundo faz com que você tenha uma visão global do seu negócio para o futuro.

Além disto, é essencial que você faça um acompanhamento de todas as entradas e saídas do seu estoque, se possível diariamente ou semanalmente.

Esse acompanhamento faz com que você tenha sempre uma visão melhor de como utilizar aquele estoque a seu favor.

Podendo por exemplo, realizar queima de estoque em promoções com prazos pequenos e levantar capital de giro.

Cobertura de Estoque

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A Cobertura de Estoque é um índice utilizado pelas empresas para medir o tempo de estoque dos produtos. Uma empresa que trabalha com diversos produtos, precisa ter um controle de tempo para que determinadas mercadorias não fiquem em falta. Assim, o consumidor encontrará o produto que deseja no momento da compra e se tornará um cliente sempre satisfeito.

O que é?

É um índice que mede o período de tempo do estoque de um produto na empresa, ou seja, a Cobertura de Estoque é o tempo que o produto leva para sair do estoque da empresa. Dessa forma, é possível saber se o produto conseguirá cobrir todas as demandas futuras ou se haverá necessidade de suprir o mesmo.

Esta técnica pode ser utilizada em qualquer segmento do varejo e em empresas que possuem qualquer tipo de estoque. Ela é importante para a organização da gestão de um estoque, evitando qualquer tipo de perda para a empresa.