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No nosso caso, ter um blog não é só postar uma matéria qualquer. Nós da equipe Prosystem postamos matérias realmente relevantes
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“Não podemos perder tempo”
Essa é uma das frases mais escutadas em ambientes altamente movimentados como restaurantes ao meio dia, bares na hora do happy hour e todas as variações dos mesmos. Entre a entrada e saída constante de clientes pedindo para serem atendidos até a chegada da bebida ou comida desejada, existem processos, supostamente, organizados que deveriam ser seguidos ao pé da letra para assegurar o bom funcionamento do estabelecimento. Cada segundo é crucial na hora de preparar os pratos e drinks, atender os clientes e administrar os produtos presentes no estoque, além do gerenciamento financeiro.
Enfim, a necessidade de instaurar e seguir processos é de suma importância para o estabelecimento, definindo passo a passo o que fazer desde a hora de chegada do cliente até o momento de pagar a conta. Para que o cliente saia satisfeito (e volte!), o treinamento dos funcionários de acordo com a maneira na qual os processos do restaurante ou bar foram organizados devem ser respeitados à risca.
O uso de comandas de papel para anotar os pedidos são conhecidas pela facilidade com a qual elas podem ser operadas – basta saber ler e escrever. Os pedidos eram tomados pelos garçons, e em seguida levados à cozinha ou bar, onde os responsáveis pela concepção do item cuidam da preparação, chamando em seguida o garçom para levá-lo até o cliente em questão. Nesse processo há tantas falhas e possibilidades de erro que uma só postagem não seria o suficiente para abordá-las todas: uma caligrafia ilegível seria o suficiente para que tudo viesse abaixo!
Com a automação comercial, na qual as comandas de papel são trocadas por tecnologias mais recentes – como um programa integrado -, o processo melhora nos seguintes quesitos:
A automação comercial define claramente as funções de cada, integrando-as com a instauração de um fluxo de informação automatizado para, assim, evitar gastos desnecessários, sem perder qualidade de atendimento!
Após o estresse do pico operacional, ainda restam as funções administrativas, contábeis e financeiras. Toda a contabilização dos ingredientes utilizados naquele dia e quantos ainda têm em estoque, além da organização em planilhas do que foi pago e a forma de pagamento, para assim saber as taxas debitadas do total e saber o faturamento real do dia. Ficou sem ar apenas lendo essa frase? Pois bem, fazer isso manualmente, depois de um dia movimentado, não apenas cria a oportunidade para erros, como também transforma o ato de cuidar do seu empreendimento em algo cansativo e estressante. Para os empreendedores que abriram um estabelecimento para ter mais tempo com a família, essa situação ergue a barreira que faz com que muitos desistam de abrir o próprio negócio. Já, a automação comercial do estabelecimento, dependendo do software escolhido, facilita a vida de ditos cujos, e muito! Esses são os degraus da automação comercial que te ajudam a escalar essa parede:
Ou seja, em poucas palavras, a automação comercial do seu estabelecimento, seja bar, restaurante ou balada, ajuda no que diz respeito aos pequenos erros que nós, como humanos, tendemos a cometer. A automação torna a sua operação mais eficiente, lucrativa e organizada. Não somente, ela consegue te dizer exatamente quantos pedidos e clientes cada funcionário atendeu, permitindo com que você saiba quais são os mais eficientes e produtivos da equipe – e quais estão precisando de um puxão de orelha! Dessa forma, a otimização do seu estabelecimento se tornará clara, evidenciando as áreas – e os funcionários – que precisam melhorar o desempenho!
Método que ajuda na avaliação de competências técnicas e comportamentais do profissional, quando aplicados por um bom profissional, o Assessment pode fazer toda a diferença na carreira.
Assessment, em inglês, significa avaliação. Porém, no ambiente corporativo, esse termo vem sendo utilizado no conceito de gestão profissional. Segundo Madalena Feliciano, gestora de carreira da Outliers Careers, Assessment é avaliar competências, conhecer com maior eficiência e critério as pessoas, buscar autoconhecimento e gestão do conhecimento.
O processo consiste em uma avaliação detalhada de um colaborador ou de um grupo de colaboradores, a partir da cultura da empresa, conduzido por profissionais com o apoio de inovadoras ferramentas.
O Assessment ajuda na hora de oferecer soluções profissionais para avaliar o comportamento do colaborador – visando sempre auxiliar a sua identificação, desenvolvimento e potencial. “As ferramentas Assessment ajudam as empresas na hora de estabelecer metas para selecionar e recrutar, avaliar o desempenho dos colaboradores, medir o clima organizacional e criar planos de carreira. Elas servem para que o profissional perceba seus pontos fortes e as áreas a serem trabalhadas para melhorar ainda mais o seu desempenho profissional.
Essas ferramentas também são utilizadas com o propósito de melhorar os processos do dia a dia de um ambiente de trabalho, visando aumento da produtividade, aperfeiçoamento do relacionamento interpessoal entre chefes e subordinados e entre colegas de trabalho.
Outra vantagem em investir em Asssessment é a diminuição dos custos de contratação e demissão, já que se passa a conhecer melhor os colaboradores e seus desejos e metas!
Você já conhecia o Assessment? Conta pra gente!
Vimos que, às vezes, colocamos a qualidade como “uma atividade a mais” nos processo e isso faz com que seja mais difícil criar hábitos da qualidade nas pessoas e tudo para de ser executado após a auditoria. Por isso, nós devemos garantir que as atividades estejam incorporadas na rotina das pessoas, como parte complementar do que os colaboradores já faziam antes.
Porém, nós sabemos que isso só vai dar certo se toda a empresa estiver remando para o mesmo lado, quando a qualidade fizer parte dos planos da empresa, quando a organização coloca forças para trabalhar com a qualidade da mesma forma que colocam forças para vender seus produtos e serviços. Afinal, queremos a satisfação do cliente, não é?
Quando implantamos qualquer norma, estamos criando um sistema de gestão. Um sistema de gestão é um conjunto de boas práticas que funcionam como engrenagens para a organização atingir seus objetivos.
O problema é que, além de estabelecer esses objetivos, também precisamos fazer um planejamento de como alcançá-los, considerando o que precisa ser feito, por quem, como, quando e de que forma o resultado dessa ação será avaliado. Ou seja, o objetivo só será alcançado se o trabalho for direcionado a ele. E aí vem o problema: como trabalhar para isso se já temos tanta coisa para fazer?
É por isso que a decisão de ter ou não um SGQ é totalmente estratégica: ou trabalhamos a favor disso, ou a favor de outras coisas. O trabalho de implantação da norma é árduo e só vale a pena mesmo se isso estiver alinhado com a estratégia da empresa.
Se você não tem planejamento estratégico para sua empresa, a norma cuida disso também: antes de mais nada, de pensar em política e objetivos, ela assegura que você faça a avaliação do contexto da sua empresa. Você avalia fatores internos e externos, necessidades e expectativas das partes interessadas, e os objetivos estratégicos começam a surgir! Você define os limites do seu sistema de gestão e quais processos serão atingidos. Logo em seguida, a empresa precisa definir o que significa a qualidade dentro desse contexto e, aí sim, os objetivos.
A escolha por um sistema de gestão deve vir junto com uma mudança de mentalidade da organização inteira (ou com um reforço da mentalidade já existente!). Já ouvimos falar de quantas empresas que tem um sistema de gestão “de fachada”, apenas para ter um certificado? quando a estratégia é realmente a direcionadora do trabalho da empresa e a satisfação do cliente está presente nessa estratégia, não tem cultura ruim que derrube! Os objetivos começarão a fazer sentido e a qualidade acontecerá naturalmente na sua empresa.
O planejamento é essencial para alcançar o sucesso, pois determina onde a empresa quer chegar e como ela fará para executar o seu objetivo.
Para que um planejamento dê certo, é preciso envolver pessoas de vários níveis, se comunicar claramente, garantir que todos conheçam os seus objetivos e coordenar as atividades da organização para que as coisas aconteçam. Para isso, você precisa entender os principais níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional, que se diferenciam no prazo das ações.
O planejamento estratégico é o começo de tudo, é a visão do futuro da organização, que se estrutura nos fatores ambientais externos, e nos fatores internos, onde definimos os valores, visões e missão da organização.
As decisões tomadas no planejamento estratégico são de responsabilidade da alta administração da empresa. Na sua maioria pela Alta Direção, proprietário, CEO, presidente ou diretoria, isso depende de como a empresa distingue o nível hierárquico dos seus processos.
As ações são criadas pensando em longo prazo, normalmente feitas para o período de 5 a 10 anos, que buscam uma visão ampla da organização sem ações muitos detalhadas, pois seria difícil acertar tantos detalhes para um período tão longo.
Enquanto o planejamento estratégico se desdobra para toda a organização, o planejamento tático tem um envolvimento mais limitado, a nível departamental, envolvendo às vezes apenas um processo de ponta a ponta.
O planejamento tático é o responsável por criar metas e condições para que as ações estabelecidas no planejamento estratégico sejam atingidas.
Por se tratar de um planejamento mais específico, as decisões podem ser tomadas por pessoas que ocupam os cargos entre a alta direção e o operacional, como executivos da diretoria e gerentes.
Outra característica que diferencia o planejamento tático é o tempo que as ações são aplicadas, geralmente no período de 1 a 3 anos mensurando ações para um futuro mais próximo do que o visado no planejamento estratégico, ou seja, médio prazo.
O planejamento operacional é de onde saem as ações e metas traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas.
Neste planejamento os envolvidos são aqueles que executam as ações que são aplicadas em curto prazo, geralmente no período de 3 a 6 meses.
Aqui, todos os níveis da organização estão envolvidos e cuidam do acompanhamento da rotina, garantindo que todas as tarefas e operações sejam executadas, de acordo com os procedimentos estabelecidos, preocupando-se em alcançar os resultados específicos.
É importante entender que um planejamento estratégico não vai sair do papel se os planos do nível tático e operacional não forem bem estabelecidos, pois é um processo integrado e interdependente. Todos os níveis são necessários: o estratégico para o orientar a visão, o tático para desdobrar essa visão em planos de ação menores e o operacional para levar os planos a execução.
Os planejamentos devem envolver todos da empresa e é um incentivo para que as pessoas se comprometam com os resultados!
Você sabe qual o conceito utilizado em sua empresa ou por seu cliente que define o desempenho do negócio? Ou, de forma mais direta, como você sabe se a empresa ainda tem um valor positivo?
No post de hoje trazemos uma das principais medidas para analisar se a empresa vai bem ou não: o Patrimônio Líquido. Ele é formado por bens, direitos e obrigações que podem ser transformados em dinheiro e esse saldo é o que interessa para definir a situação. Para se chegar ao valor do Patrimônio Líquido é necessário separar os ativos, representados pelos bens e direitos, e os passivos, representado pelas obrigações. Veja um resumo sobre eles:
São caracterizados como Móveis, Imóveis, Tangíveis ou Tangíveis.
Os bens móveis são aqueles que podem ser removidos sem o risco de dano, que não são afixados em algum lugar (veículos, cadeiras, mesas, equipamentos, estoques – se comercial, dinheiro), enquanto que os imóveis não possuem essa possibilidade e sua remoção gera, naturalmente, danos irreversíveis, como por exemplo uma sala comercial, um prédio e afins. Já os bens tangíveis, ou seja, aquilo que pode ser tocado, são bens físicos e neles se incluem os bens móveis, enquanto que os intangíveis são bens intocáveis fisicamente, como uma marca ou registro de um domínio na internet.
Aquelas duplicatas a receber, parcelas de algum produto ou serviço, aluguéis… são direitos que a empresa tem de receber.
As obrigações são dívidas a serem pagas. Salários, direitos dos colaboradores, tributos, fornecedores, empréstimos e financiamentos são alguns exemplos.
Espera-se que uma empresa tenha um controle sobre tudo o que possui. Some tudo o que configura bens e direitos, mesmo aquilo que encontra-se parcelado ou financiado. Conte também com os saldos em bancos ou corretoras de investimentos. Ou seja, junte tudo que faz parte do polo ativo. Por outro lado, some todas as obrigações e reserve. Como se estivesse quitando, se livrando de todo o polo passivo. Inclua os valores da parcela ou financiamento do bem citado no parágrafo acima.
O quanto sobrou? Se sobrou, ótimo, sua empresa está com Patrimônio Líquido Positivo.
Se a conta do Patrimônio Líquido for feita periodicamente, algo como a cada 3 meses, e a cada resultado o valor for maior, sinal que o desempenho financeiro vai bem. E se por ventura oscilar ou registrar Patrimônio Líquido Negativo insistentemente, talvez sua prioridade seja zerar e repensar sua estratégia.
Um profissional da contabilidade é recomendado para acompanhar e gerenciar todo esse processo. Veja sempre como um importante investimento e não um custo.
Vale lembrar: o próprio Patrimônio Líquido faz parte das Obrigações, já que com o encerramento da empresa o valor deve ser dividido entre os sócios de acordo com sua participação no quadro societário.
Um dos principais desafios de departamentos fiscais e financeiros, de empresas de qualquer tamanho e natureza, e também de escritórios de contabilidade é se manter em dia com a realidade do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para si ou para seu cliente. O SPED é uma ferramenta contábil idealizada para auxiliar no trabalho de fiscalização por parte da Receita Federal do Brasil (RFB), lançado oficialmente em maio de 2008 e obrigatório desde 2009.
E para atentar-se ao SPED é necessário que se manter atualizado na tecnologia, em um universo 100% digital. Somente assim evitam uma exposição desnecessária e de risco ao Fisco. Entretanto, ao mesmo tempo em que setores modernizam suas instalações e produções, outros andam na contramão de direção, como por exemplo escritórios de contabilidade. Ainda é possível encontrar escritórios e departamentos abarrotados de papel ou com o básico de tecnologia, mais para não ficar tão em meados do século XX, o que consome tempo e, consequentemente, dinheiro. Acreditar que gerar um arquivo SPED em um computador qualquer e validá-lo na Receita já é serviço realizado com um sucesso: um grande e perigoso equívoco.
Quem te garante que todas as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ de sua empresa chegam a seu conhecimento?
Investir em um sistema que automatiza o download dos XMLs das notas fiscais eletrônicas diretamente da SEFAZ Nacional é um importante passo para você entrar em um mundo novo de tecnologia e ter a segurança de ter conhecimento sobre todas as notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ de sua empresa, com ou sem seu consentimento.
E quando notas fiscais eletrônicas são alteradas ou canceladas pelo fornecedor sem te comunicar? Em uma auditoria feita pela Receita é você quem deve provar que está tudo em conformidade.
Aliás, não existe motivos para você se arriscar a tanto. Mas existem vários para investir em um sistema que automatiza todo esse processo de download de XML das notas fiscais eletrônicas na SEFAZ Nacional, dá a ciência da emissão automaticamente e te permite manifestar os documentos em lote, com as opções Operação Confirmada, Operação Reconhecida e Operação Não Realizada.
E um ponto importante do sistema é que todos os documentos fiscais ficam armazenados em nuvem, ou seja, contam com toda a segurança e tecnologia do cloud computing oferecido pela Amazon. Além de auxiliar na auditoria fiscal e contábil, conseguir efetuar controle de estoque e caixa e muito mais!
E aí, você prefere optar por toda essa facilidade ou ter que trabalhar multiplicado para enfrentar auditorias?