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A importância da frente de caixa para a empresa

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Você pode até oferecer os melhores produtos, ter preços atrativos e estar localizado em um bom ponto, mas se não superar as expectativas dos consumidores, não gerará experiências agradáveis.

Isso funcionará como um termômetro para a decisão de compras futuras, pois se a experiência for boa eles voltam, caso contrário, será difícil vê-los novamente.

Como exemplo, imagine que o cliente aguarde mais de meia hora na fila para pagar por suas compras. Seria quase impossível que ele não ficasse insatisfeito nessa situação. Portanto, a frente de caixa é um forte influenciador de satisfação, se funcionar de maneira otimizada.

A frente de caixa deve ser usada como uma vantagem para o negócio, pois é o lugar onde os consumidores vão concretizar todas as suas compras e, principalmente, pagar por elas.

Você pode aproveitar o espaço para investir em estratégias que visem “fechar com chave de ouro” a visita deles, como oferecer produtos complementares aos que estão comprando, informar promoções que não viram, etc.

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O que é sistema ERP?

O ERP é um programa que foi elaborado para vincular informações e departamentos. Com ele, é possível ter uma visão centralizada e específica de cada setor e de todos os registros relevantes do empreendimento.

Sendo assim, essa ferramenta gerencia a administração do negócio, abordando funções importantes, como:

  • contas a pagar e a receber;
  • demanda de produtos;
  • compras e vendas;
  • contabilidade e tributos;
  • contratos;
  • gestão de clientes e fornecedores;
  • gestão de pessoal.

O ERP é, de fato, um harmonizador de processos. Ele traz dinamismo e inovação a diversos procedimentos, facilita fluxos de trabalho e garante um armazenamento único de informações.

Justamente por integrar atividades, esse sistema substitui softwares específicos para gerenciamento por setor.

Em vez de utilizar um programa contábil, um financeiro, um de produção e um de logística, o ERP engloba as regras da empresa por meio de funcionalidades padronizadas. Isso resulta em uma melhor comunicação interna, que se torna muito mais ágil e fluída.

Além disso, os relatórios gerenciais podem ser elaborados a qualquer hora. As referências disponibilizadas ajudam na melhoria do desempenho geral do negócio, contribuindo com o redirecionamento de tarefas para que os resultados estejam sempre compatíveis com o planejado.

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Frente de Caixa – PDV

O que significa?

PDV é a sigla para Ponto de Venda e pode tanto sinalizar um local físico de venda, quanto um software de vendas.

Quando ouvimos falar de Frente de Caixa – PDV, estamos falando daqueles sistemas de finalização e pagamento de vendas, muito comuns em mercados e lojas de varejo.

Estes sistemas normalmente tem integração direta com o controle de estoque e emissão de documentos fiscais da empresa, como NFCe. Além disto, permite a conexão com uma máquina de pagamento de cartão de crédito ou débito, ou seja, o Frente de Caixa – PDV é uma forma de automatizar o processo de finalização de venda em um comércio varejista.

Benefícios do Sistema Frente de Caixa

O sistema Frente de Caixa – PDV é estruturado em três processos ou ferramentas:

  1. O Terminal, que é onde fica a máquina com integração no pagamento do cartão, a caixa registradora e a impressora de documento fiscal.
  2.  O sistema, que integra o Frente de Caixa com os processos de controle de estoques e finanças em uma única interface.
  3. E o controle financeiro, que comunica diretamente com bancos e estrutura de forma automática entradas e saídas da empresa.

Além desta ferramenta, são inúmeros os benefícios da implantação de um sistema Frente de Caixa – PDV para os varejistas. Ele traz para as empresas agilidade no processo de finalização das compras e no atendimento ao cliente, além de fortalecer a atração e fidelidade do cliente, uma vez que seu atendimento acontece de forma ágil, reduz o risco de erros e falhas, pois a integração e automatização de processos alimenta dados de diversos setores da empresa.

Para aproveitar melhor os benefícios trazidos por tal modelo de sistema e atendimento, alinhe as suas funcionalidades à um bom atendimento dos seus colaboradores. Invista treinamento de seus funcionários, para que o seu atendimento seja ágil e não traga desconforto para os clientes!

 

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5 erros no fluxo de caixa que comprometem a gestão

Você sabia que erros no fluxo de caixa é considerado uma das principais causas da falência precoce de muitas empresas brasileiras? Afinal, a maneira como os recursos são administrados garantirão o sucesso do negócio. Assim, o controle do fluxo de caixa torna-se uma importante ferramenta para analisar a movimentação e desempenho da empresa.

Pensando nisso, a Prosystem seleciona para você os 5 erros no fluxo de caixa mais comuns que podem comprometer a gestão de uma empresa.

Não categorizar

As informações extraídas do controle de fluxo de caixa poderão contribuir para a tomada de decisões na empresa com maior segurança. Mas, para isso, é preciso fazer o que alguns chamam de “planos de contas”. Que seria separar os gastos em grupos e categorias de forma que seja possível saber em quais pontos os gastos podem — ou não — ser reduzidos. Assim também deve ser feito com as entradas.

Trabalhar com previsões não realistas

Se tratando de negócios, o otimismo não é uma ferramenta muito coerente, não é verdade? Os dados de movimentação de fluxo de caixa acumulados pela empresa podem orientar as tendências para os próximos períodos. Mas as anotações e sua análise precisam ser realistas, levando em conta aspectos inerentes ao negócio e as suas reais condições de alcançá-las. Evitando futuros erros no fluxo de caixa.

Não atualizar constantemente o fluxo de caixa

O controle de fluxo de caixa deve considerar mesmo os pequenos gastos e entradas. Portanto, é interessante que a atualização seja diária. Com o intuito de representar a real movimentação financeira da empresa. Uma diferença pode parecer insignificante quando avaliada em um único dia. Mas terá importante representação no resultado mensal.

Contar com recursos futuros

Esse é um dos erros mais cometidos. Se uma venda é feita a prazo, por exemplo, a entrada do valor não pode integrar o fechamento do caixa. Até que seja efetivamente pago. Caso contrário, a empresa estará contabilizando um recurso que ainda não obteve, e com isso causar um descontrole no fluxo de caixa.

Não controlar os custos de produção

O controle dos custos influenciará diretamente no preço final do produto ou serviço. Por isso, é importante categorizá-los. Tanto os custos fixos, como os salários de funcionários, aluguel, tributos, quanto os variáveis devem ser considerados para que não haja um descontrole capaz de comprometer o faturamento.

Confundir as contas pessoais com as contas da empresa

Esse é um dos piores erros no fluxo de caixa. Nesse ponto, é preciso uma boa dose de disciplina e bom senso para controlar o caixa. De modo que quaisquer saídas estejam previstas no planejamento mensal do fluxo de caixa. Afinal, o caixa da empresa não é uma conta pessoal do qual se possa fazer saques livremente, não é mesmo?

A boa notícia é que, atualmente, existem softwares que podem contribuir com a gestão do fluxo de caixa do seu negócio.

E aí, o que achou deste post?

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Erros mais comuns na implantação de um software ERP em PMEs

Os erros na implantação do ERP são tão comuns que muitos profissionais da TI têm verdadeiros arrepios quando ouvem essa sigla.
O pânico se deve, em grande parte, às experiências negativas que nascem de falhas no processo de instalação, mas que perduram por longos períodos que acabam consumindo muito tempo, dinheiro e energia das pequenas e médias empresas (PMEs).
Mas é errando que se aprende! Conhecer as principais falhas cometidas pelas empresas na hora de implantar um ERP pode ser uma das melhores formas de impedir que elas ocorram em suas próximas experiências.

1. Não fazer um planejamento eficiente

Assim como em qualquer outro tipo de projeto, planejar a implantação de um ERP de forma inadequada é a raiz de grande parte dos problemas, que surgem durante a execução da ferramenta. Entre os erros comuns nessa hora, estão as estimativas malfeitas de tempo e de recursos necessários para realizar a mudança. Vale citar também a ausência de análises e auditorias nos processos e políticas da empresa, antes da escolha do sistema.

2. Não conhecer melhor a ferramenta

Algumas empresas decidem implementar um ERP praticamente assim que recebem uma proposta do fornecedor. Nesses casos, um erro comum é abraçar a oferta, sem compará-la com outras soluções ou fazer uma avaliação aprofundada das restrições e funcionalidades do sistema contratado. Isso pode trazer grandes prejuízos para a empresa no futuro. Um ERP tem que atender às necessidades e peculiaridades do seu negócio.

3. Ignorar a necessidade de suporte

Não pense que basta apenas instalar o sistema e apertar um botão para tudo fluir por conta própria. Quando os usuários começarem efetivamente utilizar o ERP, você vai perceber o quanto a adaptação é complicada. Nesse período, surgem várias dúvidas e problemas, o que exige a presença de profissionais com experiência e conhecimento no tema. Com a ajuda de um suporte qualificado, essa fase também acontece sem dificuldades

4. Não atentar para o licenciamento do software

Alguns ERPs trabalham com pagamento de licença por usuário. Outros, cobram uma taxa única, além da manutenção e suporte. Há aqueles que rodam em servidores próprios, os que funcionam na nuvem e os que utilizam servidores terceirizados.

Quando a empresa não pensa nesses detalhes, que são relativos ao licenciamento, pode sair no prejuízo. Às vezes, o número de licenças adquirido é pequeno e, à medida que o sistema evolui, cresce o número de usuários.

Dependendo também do nível de crescimento do negócio, instalar um ERP em servidores próprios também fica caro. Ele sempre tende a aumentar por causa dos dados que vão se acumulando.

5. Achar supérfluo investir em segurança

A informação é o bem mais valioso de uma empresa. Quantos concorrentes não gostariam de ter em suas mãos os dados dos clientes da sua empresa, incluindo volume de negócios, principais produtos, contatos e outros dados? Empresas que não pensam na segurança para evitar acessos não autorizados (externos ou internos), ficam fragilizadas e podem ser alvo de ataques de hackers e de outras origens, causando prejuízos extremos.

E aí, gostou? Deixe seu comentário!

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DRE: entenda o que é, aprenda como fazer

Além de ser obrigatório, esse relatório financeiro auxilia os gestores a tomar decisões mais assertivas. Contudo, elaborar o DRE pode ser um desafio muito grande, pois são muitos passos a serem seguidos. Qualquer erro durante o relatório pode fazer os dados não baterem no final.

Foi pensando na importância deste relatório para o sucesso de uma organização que listamos tudo o que você precisa saber a respeito do DRE. Vem comigo!

Significado:

A sigla significa Demonstrativo do Resultado do Exercício ou Demonstração de Resultado do Exercício. Com exceção das empresas do MEI, todas as outras são obrigadas a incluir a elaboração do DRE em sua contabilidade regular. As operações de uma empresa em determinado período e com o resultado apurado são utilizadas para construir uma DRE, que é um relatório contábil. Esse resultado pode ser tanto o lucro quanto o prejuízo de um negócio. Ele é obtido após o detalhamento dos valores das receitas, custos, despesas, lucros e impostos.

Para que serve?

É uma ferramenta contábil utilizada para analisar o desempenho financeiro da empresa, ou seja, demonstra qual é o lucro (ou prejuízo) do negócio dentro de um determinado período caso consiga realizar o que está planejado.

A partir da relação fornecida pelo DRE sobre o que se vende e o que se gasta, é possível refletir sobre os custos e despesas organizacionais e reavaliar possíveis mudanças.

Como fazer?

O passo a passo que separamos mostra uma estrutura de DRE simples. A elaboração do DRE não possui um modelo único, variando, assim, conforme o porte e a atividade da empresa.

De forma geral, o relatório é dividido em duas colunas, sendo a primeira para indicar os itens listados e a segunda para inserir valores e efetuar os cálculos. Os dados básicos de um relatório são:

  • Receita Bruta de Vendas — valor faturado pela empresa no período;
  • (-) Deduções das Vendas — impostos que incidiram nas vendas ou nos serviços prestados, como ICMS e PIS/Cofins;
  • (=) Receita Líquida de Vendas — subtraia as Deduções de Vendas da Receita Bruta de Vendas. Esse é o valor da receita após descontar os impostos;
  • (-) Custo do Produto Vendido — ou custo do serviço prestado;
  • (=) Resultado Bruto — subtraia o CVP da Receita Líquida de Vendas;
  • (-) Despesas Gerais — devem ser listadas de forma detalhada: as despesas operacionais, despesas administrativas e outras despesas (salário, previdência sociais, aluguel etc);
  • (+) Outras Receitas — de forma detalhada, liste as demais receitas que não foram incluídas ainda. Ex.: receitas em equivalência patrimonial;
  • (-) Despesas Financeiras — gastos com IOF, juros pagos e outros;
  • (+) Receitas Financeiras — os juros recebidos, os ganhos com variações monetárias e demais receitas deverão ser listadas detalhadamente;
  • (=) Resultado Antes do IR/CSLL — subtrair do Resultado Bruto as despesas e somar as receitas;
  • (-) IR/CLSS — relatar a incidência do Imposto de Renda e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  • (=) Resultado Líquido do Exercício — após subtrair os tributos indicados, obtém-se o lucro a ser distribuído ou prejuízo a ser abatido entre os sócios e acionistas nos próximos exercícios.

Entendeu como se faz um DRE? Deixe seu comentário!

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Sistemas de Automação Comercial: Como ele impactará o seu estabelecimento?

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“Não podemos perder tempo”

Essa é uma das frases mais escutadas em ambientes altamente movimentados como restaurantes ao meio dia, bares na hora do happy hour e todas as variações dos mesmos. Entre a entrada e saída constante de clientes pedindo para serem atendidos até a chegada da bebida ou comida desejada, existem processos, supostamente, organizados que deveriam ser seguidos ao pé da letra para assegurar o bom funcionamento do estabelecimento. Cada segundo é crucial na hora de preparar os pratos e drinks, atender os clientes e administrar os produtos presentes no estoque, além do gerenciamento financeiro.

Enfim, a necessidade de instaurar e seguir processos é de suma importância para o estabelecimento, definindo passo a passo o que fazer desde a hora de chegada do cliente até o momento de pagar a conta. Para que o cliente saia satisfeito (e volte!), o treinamento dos funcionários de acordo com a maneira na qual os processos do restaurante ou bar foram organizados devem ser respeitados à risca.

O uso de comandas de papel para anotar os pedidos são conhecidas pela facilidade com a qual elas podem ser operadas – basta saber ler e escrever. Os pedidos eram tomados pelos garçons, e em seguida levados à cozinha ou bar, onde os responsáveis pela concepção do item cuidam da preparação, chamando em seguida o garçom para levá-lo até o cliente em questão. Nesse processo há tantas falhas e possibilidades de erro que uma só postagem não seria o suficiente para abordá-las todas: uma caligrafia ilegível seria o suficiente para que tudo viesse abaixo!

Com a automação comercial, na qual as comandas de papel são trocadas por tecnologias mais recentes – como um programa integrado -, o processo melhora nos seguintes quesitos:

  • Custo operacional – cortar o tempo que o garçom leva para levar o pedido até a cozinha pode significar em mais clientes atendidos pelo mesmo garçom
  • Comunicação entre as áreas – os pedidos são dispostos em telas na cozinha, ou impressora de produção, fazendo com que os cozinheiros possam ler facilmente o que foi pedido, com observações de adição ou remoção de ingredientes
  • E satisfação da clientela – não há nada que satisfaça mais do que receber o prato com todas as alterações desejadas, rapidamente!

A automação comercial define claramente as funções de cada, integrando-as com a instauração de um fluxo de informação automatizado para, assim, evitar gastos desnecessários, sem perder qualidade de atendimento!

Após o estresse do pico operacional, ainda restam as funções administrativas, contábeis e financeiras. Toda a contabilização dos ingredientes utilizados naquele dia e quantos ainda têm em estoque, além da organização em planilhas do que foi pago e a forma de pagamento, para assim saber as taxas debitadas do total e saber o faturamento real do dia. Ficou sem ar apenas lendo essa frase? Pois bem, fazer isso manualmente, depois de um dia movimentado, não apenas cria a oportunidade para erros, como também transforma o ato de cuidar do seu empreendimento em algo cansativo e estressante. Para os empreendedores que abriram um estabelecimento para ter mais tempo com a família, essa situação ergue a barreira que faz com que muitos desistam de abrir o próprio negócio. Já, a automação comercial do estabelecimento, dependendo do software escolhido, facilita a vida de ditos cujos, e muito! Esses são os degraus da automação comercial que te ajudam a escalar essa parede:

  • Sistema integrado dos pedidos ao estoque – cada pedido debitará do estoque a quantidade daquele ingrediente necessária para a preparação do prato ou drink desejado, agilizando o fechamento do estabelecimento.
  • Contas à receber e à pagar – a opção de associar, através do software, o meio de pagamento (seja Visa, Mastercard, pagamentos em dinheiro, entre outros) fará com que as taxas sejam debitadas automaticamente, trazendo uma análise dos custos e lucros que àquele dia rendeu, além de uma previsão de fluxo de caixa, visto que agora, saberá exatamente o valor e data de recebimento, de cada uma das bandeiras.
  • Erros de registro – a contabilização manual das contas e formas de pagamento podem gerar confusões, visto que nem sempre as formas são adequadamente computadas, fazendo com que as taxas bancárias se apropriem dos lucros que deveriam ser seus. Não somente, há a possibilidade de desvios realizados pelos próprios funcionários, sendo facilmente ocultados caso não haja registro automático das entradas e saídas de verba. Dependendo do sistema de automação instalado, o administrado pode visualizar as alterações de pagamento realizadas no sistema de acordo com o login do funcionário, identificando o momento no qual isso foi feito, como também quão recorrente essa alteração realmente é para dito funcionário(s).
  • Conhecer o seu cliente – após realizados todos os requisitos financeiros e contábeis que envolvem a operação de um estabelecimento, ainda há a questão de compreensão dos hábitos de consumo dos clientes. A análise e definição de estratégias para este segmento só é possível através da organização e disposição em planilha dos itens comumente consumidos dentro do comércio. Leia-se: passar horas lendo notas fiscais, digitando um a um os itens consumidos enquanto trava-se uma batalha incansável contra a sonolência e o desgaste.

Ou seja, em poucas palavras, a automação comercial do seu estabelecimento, seja bar, restaurante ou balada, ajuda no que diz respeito aos pequenos erros que nós, como humanos, tendemos a cometer. A automação torna a sua operação mais eficiente, lucrativa e organizada. Não somente, ela consegue te dizer exatamente quantos pedidos e clientes cada funcionário atendeu, permitindo com que você saiba quais são os mais eficientes e produtivos da equipe – e quais estão precisando de um puxão de orelha! Dessa forma, a otimização do seu estabelecimento se tornará clara, evidenciando as áreas – e os funcionários – que precisam melhorar o desempenho!

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Como escolher um leitor de código de barras?

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Uma escolha bem feita lhe assegura economia de tempo, dinheiro e pílulas para dor de cabeça. Confira alguns passos importantes para escolher um equipamento que não vão te deixar na mão.

1º Passo

Já no início, é preciso levar em consideração dois fatores importantes:

Primeiro o seu ambiente de utilização, se for no varejo comum, você pode utilizar um leitor simples de entrada. Para aplicações em ambientes hostis, como frigoríficos, ambientes externos ou em uma indústria, são indicados equipamentos mais robustos e que possuam algum Índice de Proteção (IP) contra água e resíduos.

Em segundo lugar, é necessário definir quais tipos de códigos serão lidos, códigos de barras tradicional de produto, boletos bancários ou códigos 2D(QR Code). É importante considerar também o tamanho do código e se estão danificados ou sujos, como por exemplo em um estoque ou setor de congelados.

2º Passo

Definir a forma de leitura, se será feita manualmente, com um suporte ou através de um leitor fixo.

3º Passo

Identificar o tipo de tecnologia de leitura: CCD, Linear Imager, Laser, CMOS ou Omnidirecional. Veja as diferenças entre estes tipos de leitura.

4º Passo

Identificar se o leitor será com ou sem fio, podendo variar entre as interfaces USB, Teclado ou Serial. E as tecnologias de comunicação sem fio Bluetooth e Wi-Fi.

Através destes 4 passos, você conseguirá identificar o equipamento ideal para sua necessidade, e em seguida escolher entre as marcas e modelos disponíveis.

Foto: Google

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O poder da centralização das informações automatizadas

A organização fica mais intensa

Quando todas as informações do negócio ficam centralizadas em um determinado ponto, a organização é um dos pontos mais favorecidos. Não havendo informações perdidas ou ocultas em outros lugares, é possível manter tudo em ordem de maneira prática.

Isso diz respeito tanto à organização do que já existe como, principalmente, em relação à entrada de dados. Assim que as informações empresariais são registradas, elas podem ser categorizadas e organizadas, contribuindo para a estruturação.

Isso facilita encontrar qualquer informação desejada, além de contribuir para a segurança ao evitar a perda de dados.

Os processos se tornam mais rápidos

Com a centralização de informações, as equipes conseguem fazer uma conexão muito mais efetiva de dados.

Imagine, por exemplo, os registros de clientes e do negócio. Com a centralização, é muito mais fácil cruzar as informações dos consumidores com os dados de vendas, criando perfis completos de consumo.

Tudo isso evita a perda de tempo na procura por questões específicas, além de oferecer maior visibilidade. Com isso, todos os processos, inclusive o de tomada de decisão, ficam rápidos e dinâmicos.

A confiabilidade nos registros aumenta

Quando as informações empresariais ficam pulverizadas, não é possível ter controle total sobre quais são as modificações nos registros ou mesmo se os dados estão devidamente guardados.

Com isso, há uma confiança menor quanto às características das informações. Na hora de usá-las, normalmente é necessário recorrer a conferências e retrabalhos, o que gasta tempo e dinheiro.

Porém, com a centralização há um número maior de olhos sobre os elementos, o que garante que eles sejam adequados e protegidos, oferecendo confiabilidade para todos que os utilizam.

A integração entre setores é facilitada

A comunicação interna é um elemento que merece atenção especial por parte da empresa. Atualmente, um setor não obtém resultados ou sofre com efeitos de forma isolada. Tudo está interligado, então é necessário estabelecer esse relacionamento de maneira consistente.

Mas como é possível chegar a esse resultado se cada setor fala um “idioma” e usa informações diferentes? Sendo assim, a centralização permite uma unificação da comunicação, favorecendo o relacionamento entre setores diferentes.

Por meio desses dados, setores de venda, marketing e logística, por exemplo, conseguem tratar das mesmas questões e se comunicar com maior clareza.

A acessibilidade passa a ser favorecida

Se todos os dados estão reunidos em um só lugar, todas as pessoas autorizadas podem acessá-los conforme for conveniente. Não é necessário fazer solicitações e depender da busca e fornecimento de informações.

Com isso, tudo se torna mais democrático e acessível, além de dinâmico e funcional. Desse jeito, diferentes níveis de hierarquia e equipes com focos distintos conseguem acessar as mesmas informações, permitindo o desenvolvimento e a construção de soluções benéficas para o negócio.

Centralizar informações empresariais é fundamental para a comunicação e conquista de resultados. Graças a ela, tudo fica rápido, organizado e extremamente funcional, então vale a pena investir nessa abordagem.

 

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