Chave de acesso de uma NFe

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O projeto da NF-e (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída justamente para propor mais segurança e agilidade às empresas brasileiras no momento das transações comerciais e escriturações. Apesar disso, muitos empreendedores encontram dificuldades na hora de consultar, baixar a NF-e e mantê-la armazenada pelo período de, no mínimo, 5 anos, que é obrigatório por lei.

O que é Chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso da NF-e corresponde a uma outra sequência numérica, que possui 44 posições e também serve para identificá-la. A chave de acesso também está presente no arquivo XML e no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). O número da NF-e é um dos componentes da chave de acesso.

Como é formada a chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso é formada pelos seguintes dados:

  • CNPJ da empresa emitente;
  • Código da UF da empresa emitente da NF-e;
  • O ano e o mês da emissão da NF-e;
  • O número da série da NF-e;
  • O modelo da NF-e;
  • A forma de emissão do documento;
  • O número da NF-e;
  • O dígito verificador da chave de acesso da NF-e;
  • O código numérico da chave de acesso.

Descobrir a Chave de Acesso da NF-e

É possível que existam duas Notas Fiscais com o mesmo número no Brasil, mas nunca existirão duas chaves de acesso iguais. Então, é a Chave quem vai destinguir uma NFe de outra.

Caso seja necessário descobrir o número de Chave de Acesso de uma Nota, existem três caminhos.

Solicitar ao fornecedor

Se a empresa realizou uma compra e não recebeu a NF-e, seja por e-mail ou qualquer outra forma, deve-se entrar em contato com o vendedor e solicitar a DANFe para ter acesso à esse número.

Pela SEFAZ

No portal da Secretaria da Fazenda é possível obter o número da Chave de Acesso de uma Nota específica. Para isso, é necessário ter no momento da consulta o Certificado Digital. Porém, essa consulta é realizada somente por algumas secretarias da fazenda estaduais.

Com uma Solução de Consulta e Armazenamento de NF-e

Utilizando uma solução que realiza a consulta à NFes em lote, faz o download e ainda armazena esse e outros documentos fiscais, como o Arquivei faz, é muito mais fácil e rápido consultar a chave de acesso de qualquer Nota.

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Cancelando uma nota fiscal: Aprenda os principais procedimentos

Todas as atividades de rotina estão sujeitas a erros, no entanto, alguns problemas podem ser corrigidos antes que acabem por gerar algum tipo de prejuízo para a empresa. Porém nem todos sabem como realizar os procedimentos corretos. Como cancelar notas fiscais é um desses casos. Mas não se preocupe, continue lendo este post que nós, Prosystem, te ensinamos!

Notas fiscais

A nota fiscal eletrônica, conhecida como NF-e, surgiu para diminuir os erros e melhorar a agilidade de emissão dos documentos fiscais e seu envio para as receitas estaduais.

Como toda atividade de rotina, deve-se redobrar a atenção ao realizar o preenchimento de seus campos, para evitar a necessidade de cancelamento de uma nota e possíveis prejuízos.

Exigências de cancelamento

No entanto, mesmo com toda a segurança e contando com um sistema emissor, ainda podem existir situações em que sejam necessárias realizar o cancelamento de uma nota.

Geralmente essa necessidade é gerada por um erro de digitação ou troca de informações entre os campos apresentados para o preenchimento na nota fiscal. Segundo a regra básica, para estar sujeita ao cancelamento, a mercadoria, a qual a nota se refere, não pode ter saído da empresa.

Existe um prazo a ser respeitado para realizar o pedido de cancelamento, na maioria dos estados pode-se cancelar uma nota fiscal emitida em até 24h. Ocorrem duas exceções, no Mato Grosso só se tem 2 horas e no Paraná e Rio Grande do Sul o prazo é maior, 168 horas.

Entre outras exigências para o cancelamento de uma nota estão:

  • o fisco deve ter autorizado a emissão da NF-e;
  • a Ciência da Emissão não deve ter sido realizado pelo destinatário da nota;
  • o fato gerador, que é a saída da mercadoria, não pode ter acontecido;
  • atentar-se ao prazo de seu estado.

Como cancelar notas fiscais

Caso todas as exigências de cancelamento sejam cumpridas é simples cancelar uma determinada nota fiscal e o procedimento pode ser realizado diretamente no sistema emissor que é utilizado pela sua empresa. Os passos são basicamente os mesmos em todos os softwares.

  1. verifique na lista de emissão qual a nota que você deseja realizar o cancelamento;
  2. clique sobre ela e verifique as informações do documento e se ele cumpre as exigências;
  3. encontre o ícone de cancelamento e clique sobre ele;
  4. verifique se ocorreu o cancelamento da nota.

Pronto! Sua nota fiscal foi cancelada com sucesso. Independentemente do sistema que você utilize, realizar esse procedimento não é algo difícil e pode-se cancelar uma nota com poucos passos.

Com o status atual da nota que você cancelou pode ser verificado o real cancelamento no portal nacional da NF-e ou site da Secretaria da Fazenda do seu estado. É importante relembrar que o documento, mesmo que seja cancelado, deve fazer parte da escrituração contábil da empresa.

Viu? Não é complicado. Deixe seu comentário!

 

Nova versão NFe 4.0

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Com diversas demandas, alterações estratégicas e correções que surgem ao longo dos tempos, a NFe está em constante atualização. E através desses upgrades, a Secretaria da Fazenda otimiza a fiscalização e os processos de emissão das empresas. Desde os últimos meses do ano passado, passamos do ambiente de homologação para o prático da NFe 4.0, e as empresas fabricantes de ERPs tem se desdobrado para atualizar seus softwares e atender todos os requisitos da obrigatoriedade.

Dentre as principais mudanças que a NFe 4.0 carrega e que afetam as atualizações dos softwares de gestão estão:

  • O protocolo TLS 1.2 ou superior, tornando vedado o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como ocorria anteriormente.

Com o TLS 1.2 ou superior, há maior segurança do processo, o que não era possível anteriormente devido à vulnerabilidade do SSL.

  • Alterações nos campos quanto ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP) para operações internas ou interestaduais com Substituição Tributária (ST) .

As fabricantes de ERPs ou soluções de gestão fiscal, deverão alterar o layout da NF-e 4.0 para que se possa identificar o valor percentual de ICMS referente ao Fundo de Combate à Pobreza, previsto no artigo 82 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal.

  • O campo indicador da forma de pagamento também recebeu atualização, onde, a partir de agora, integrará o Grupo de Informações de Pagamento, que prevê o preenchimento com o valor de troco.
  • Também será necessário informar o meio de pagamento, se: dinheiro, cheque, cartão de crédito ou de débito, vale alimentação, entre outros.
  • As regras de validação de atendimento também sofreram alterações – no Grupo Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, agora pode-se preencher o campo indicador de presença (indPres) com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), como no caso de vendedores ambulantes.
  • O Grupo X – Informações do Transporte da NF-e conta com novas modalidades de frete, além de um novo grupo chamado rastreabilidade de produto (Grupo I80), que permitirá rastrear qualquer produto sujeito a regulações sanitárias: medicamentos, bebidas, itens veterinários, defensivos agrícolas, etc.

Devido a tantas mudanças, os grandes players de soluções de gestão empresarial têm realizado as entregas dos novos pacotes de atualizações do layout para NFe 4.0, agora no início do ano, e estas precisam ser aplicadas o quanto antes para que as empresas não sofram consequências. A desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota está prevista para 02/07/2018 e a partir dessa data, o governo não irá mais aceitá-la.

E aí, a sua empresa já se preparou? Conta pra gente!

A principal diferença entre os certificados A1 e A3

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Sobre o A1
É o arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador pessoal do usuário, com validade de 1 ano.
Sobre o A3
Disponível em token ou cartão, pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de 1 a 3 anos. Alguns serviços que precisam do modelo de Certificado do tipo A3: SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias); e-CNHsp e e-CRVsp, ambos somente para o Estado de São Paulo; e o Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior).

 

Conheça os tipos de Certificado Digital para cada perfil
1) Pessoa física (e-CPF)
É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e permite realizar operações na internet com a mesma validade jurídica que o documento físico. Também pode ser usado em instituições privadas, como já fazem alguns bancos para determinadas transações. Em instituições públicas como a Receita Federal e a Caixa, sua utilização é indispensável.
Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o e-CPF:

  • Acessar o e-CAC
  • Consultar dados do IRPF
  • Acessar ao Receitanet
  • Acessar o SIOPS
  • Assinar a escrituração contábil e fiscal
  • Realizar transações de FGTS e Previdência Social
  • Enviar e fazer retificações no CAGED
  • Aderir ao Cadastro Positivo
  • Acessar o Sisprouni
  • Utilizar o e-DOC
  • Assinar prontuários eletrônicos
  • CEBAS
  • Assinatura de Contratos de Câmbio
  • Siscomex
  • ComprasNET
  • SPED
  • Serviços da Receita Federal
  • Acessar o e-CNH
  • Obter e-CRM

 

2) Empresas (e-CNPJ)
Possibilita a realização de transações online de maneira segura e com validade jurídica. O e-CNPJ deve ser emitido para o representante legal da empresa na Receita Federal.

 

Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o e-CNPJ:

  • Acessar o e-CAC
  • Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
  • Acessar ao Receitanet
  • Acessar o Conectividade Social ICP
  • Emitir e parcelar a DAS
  • Emitir e Retificar o Redarf
  • Realizar transações no Sisprouni
  • Utilizar o GESP
  • Emitir declaração do CAGED
  • Assinar Escrituração Fiscal
  • Declarar o DMED (profissionais da saúde)
  • Cadastrar no INPI
  • Acessar o CNES
  • Solicitar financiamento no Finep
  • CEBAS
  • Assinatura de Contratos de Câmbio
  • Serviços da Receita Federal
  • CT-e
  • Enviar a DIPJ

 

3) Notas fiscais eletrônicas (NF-e)
São feitos especialmente para a empresa que precisa assinar as notas fiscais eletrônicas de forma segura e com validade jurídica. Tem a flexibilidade de ser emitido para alguém diferente do representante legal na Receita Federal (RFB), como o responsável pela emissão das notas. É um dos pilares do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que incentiva os contribuintes a trocarem as notas fiscais pelas eletrônicas e facilita a comunicação com órgãos fiscalizadores e administrações tributárias (Receita Federal, Secretaria da Fazenda – Sefaz Estadual etc).

 

Veja abaixo as principais vantagens e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o NF-e:

  • Emissão de notas
  • CT-e
  • Obter o GED
  • Diminuir erros de escrituração
  • Emitir o DANFE
  • Impulsionar o relacionamento seguro
  • Emitir a Manifestação de Destinatário
  • Nota Fiscal Gaúcha
  • Nota Fiscal Paulista
  • Nota Fiscal Paulistana
  • Eliminar a digitação
  • Diminuir os gastos com papéis
  • Reduzir o tempo de parada de caminhões
  • Simplificar as obrigações fiscais

 

Nota fiscal eletrônica: como funciona?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) se tornou essencial nas empresas. Ela foi criada para substituir as notas fiscais tradicionais com o objetivo de simplificar o lançamento, aumentar a organização e aperfeiçoar a fiscalização por parte do governo.

Emitida e armazenada eletronicamente, reduz os gastos e as possibilidades de extravios pelo fato de desobrigar a impressão e o arquivamento de documentos físicos. Neste texto vamos mostrar como a NF-e funciona e quais são as suas vantagens. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica e como é seu funcionamento?
É a ferramenta que atesta a realização de uma venda ou prestação de serviço. Para o cliente, é o registro da compra de uma mercadoria. Para a empresa, além de ser o comprovante da atividade executada, é a confirmação de que está fazendo o pagamento de todos os tributos impostos por lei.

O funcionamento ocorre da seguinte forma: o empreendimento emissor da NF-e produz um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais da transação comercial. Esse arquivo é assinado digitalmente para assegurar a veracidade dos dados e comprovar quem é o responsável pela emissão.

Depois disso, ele é enviado pela internet para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) da competência do contribuinte. É feita, então, uma pré-avaliação das informações pela Sefaz. Se aprovada, a NF-e é retornada com um protocolo que autoriza seu uso para que a mercadoria siga seu percurso.

A NF-e é encaminhada de forma virtual para a Receita Federal (RF) quando a negociação é realizada em nível nacional ou para a Sefaz do estado para onde a mercadoria está sendo enviada. Esses órgãos são responsáveis por fiscalizar e arquivar as NF-es, que podem ser consultadas ou impressas pelo emitente, pelo receptor ou por quem tiver a senha sempre que necessário.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) ajuda a simplificar a consulta, pois permite acompanhar a movimentação da mercadoria.

Que empresas são obrigadas a emitir a NF-e?
Todas as empresas que pagam o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são obrigadas a emitir a NF-e em suas vendas. A exceção fica para empreendimentos que vendem para pessoas físicas: nesse caso, deve ser emitida a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e) ou o cupom fiscal.

Quais são as vantagens da NF-e?
Capacidade de importação das notas de entrada
Como é possível importar os arquivos para fazer o lançamento contábil, os dados são sempre registrados corretamente.

Economia de espaço físico
Como as NF-es e os Danfes podem ser armazenados em qualquer mídia ou na nuvem, sem ocupar espaço físico, não há necessidade de guardar pilhas de papéis.

Diminuição de gastos com papel e mão de obra gráfica
A emissão de NF-e reduz os gastos com papel, já que no método tradicional quanto maior o volume de venda, mais blocos de papéis confeccionados em gráfica eram necessários.

A NF-e vem se tornando de forma progressiva uma realidade em todas as empresas. Sua emissão é relativamente fácil e o sistema vem sendo melhorado constantemente pela RF. A ideia é simplificar a vida do contribuinte, do consumidor e do governo (que pode fiscalizar mais facilmente).

O que pode ou não ser corrigido em uma carta de correção?

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Segundo o § 7º Cláusula décima quarta – A do Ajuste SINIEF 7/2005, a partir de 01/07/2012 não mais poderá ser utilizada a carta de correção em papel, ficando obrigado a emissão da Carta de Correção Eletrônica (CCe) para sanar erros em campos específicos da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), cuja condição de uso foi disciplinada pelo § 1º-A do art. 7º do Convênio S/N, de 15 de dezembro de 1970 que determinou a sua utilização e condição para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:

  • as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
  • a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
  • a data de emissão ou de saída;

O que é carta de correção?

Diferente de como era antigamente, onde uma carta de correção era realizada de forma manual com um formulário de correção anexado à nota fiscal, hoje em dia utiliza-se apenas meios digitais, pois além de ser mais seguro é também mais prático.Uma carta de correção é um documento utilizado para corrigir erros de preenchimento da Nota Fiscal eletrônica. Caso você preencha uma NFe erroneamente, pode corrigir emitindo uma CCe (Carta de Correção eletrônica).

Quando corrigir ou cancelar uma NFe?

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Verifique se não é um caso de cancelamento antes de iniciar qualquer correção, pois cada processo exige procedimentos específicos. Por exemplo, o cancelamento deve ser realizado antes da mercadoria ser enviada se o cliente desistir da compra ou se algum erro de digitação for encontrado no documento.

O cancelamento só pode ser realizado no prazo de até 24 horas a partir do momento em que a nota foi autorizada. Vale lembrar, ainda, que uma nota cancelada não pode mais ser recuperada.

Uma nota de correção de Nota Fiscal eletrônica pode ser cancelada em até 30 dias e o processo pode ser realizado mais do que uma vez sobre a mesma nota. Serve para regularizar um ou mais erros que ocorreram no momento da emissão, contanto que não sejam relacionados ao valor do imposto, dados cadastrais e à data de emissão ou saída da mercadoria, como:

  • Base de cálculo;
  • Diferença de preço;
  • Quantidade de itens;
  • Valor da operação;
  • Alíquota;
  • Número de prestações;
  • Mudanças do remetente ou destinatário.

Como fazer a consulta de NFe online

Para baixar a Nota Fiscal eletrônica (NFe) pelo Portal da Secretaria da Fazenda, basta:

1. Inserir a chave de acesso (número de 44 dígitos presentes no DANFe);

2. Código captcha (letras e números que confirmam que você não é um robô);

3. Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.

A Nota Fiscal Eletrônica trouxe muito mais segurança e comodidade na emissão dos documentos fiscais inerentes a todo processo de compra e venda de produtos e serviços. Entretanto, por falta de clareza sobre o processo, muitas empresas e até consumidores  têm encontrado dificuldade em consultar suas NFes.

O que é NFCe?

NFC-e é o Documento Fiscal emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela Assinatura Digital do emitente e Autorização de Uso pela Administração Tributária da Unidade Federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador. Pode-se perceber que é o mesmo conceito da NF-e.