Chave de acesso de uma NFe

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O projeto da NF-e (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída justamente para propor mais segurança e agilidade às empresas brasileiras no momento das transações comerciais e escriturações. Apesar disso, muitos empreendedores encontram dificuldades na hora de consultar, baixar a NF-e e mantê-la armazenada pelo período de, no mínimo, 5 anos, que é obrigatório por lei.

O que é Chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso da NF-e corresponde a uma outra sequência numérica, que possui 44 posições e também serve para identificá-la. A chave de acesso também está presente no arquivo XML e no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). O número da NF-e é um dos componentes da chave de acesso.

Como é formada a chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso é formada pelos seguintes dados:

  • CNPJ da empresa emitente;
  • Código da UF da empresa emitente da NF-e;
  • O ano e o mês da emissão da NF-e;
  • O número da série da NF-e;
  • O modelo da NF-e;
  • A forma de emissão do documento;
  • O número da NF-e;
  • O dígito verificador da chave de acesso da NF-e;
  • O código numérico da chave de acesso.

Descobrir a Chave de Acesso da NF-e

É possível que existam duas Notas Fiscais com o mesmo número no Brasil, mas nunca existirão duas chaves de acesso iguais. Então, é a Chave quem vai destinguir uma NFe de outra.

Caso seja necessário descobrir o número de Chave de Acesso de uma Nota, existem três caminhos.

Solicitar ao fornecedor

Se a empresa realizou uma compra e não recebeu a NF-e, seja por e-mail ou qualquer outra forma, deve-se entrar em contato com o vendedor e solicitar a DANFe para ter acesso à esse número.

Pela SEFAZ

No portal da Secretaria da Fazenda é possível obter o número da Chave de Acesso de uma Nota específica. Para isso, é necessário ter no momento da consulta o Certificado Digital. Porém, essa consulta é realizada somente por algumas secretarias da fazenda estaduais.

Com uma Solução de Consulta e Armazenamento de NF-e

Utilizando uma solução que realiza a consulta à NFes em lote, faz o download e ainda armazena esse e outros documentos fiscais, como o Arquivei faz, é muito mais fácil e rápido consultar a chave de acesso de qualquer Nota.

E aí, gostou dessa publicação? Deixe seu comentário! 🙂

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Cancelando uma nota fiscal: Aprenda os principais procedimentos

Todas as atividades de rotina estão sujeitas a erros, no entanto, alguns problemas podem ser corrigidos antes que acabem por gerar algum tipo de prejuízo para a empresa. Porém nem todos sabem como realizar os procedimentos corretos. Como cancelar notas fiscais é um desses casos. Mas não se preocupe, continue lendo este post que nós, Prosystem, te ensinamos!

Notas fiscais

A nota fiscal eletrônica, conhecida como NF-e, surgiu para diminuir os erros e melhorar a agilidade de emissão dos documentos fiscais e seu envio para as receitas estaduais.

Como toda atividade de rotina, deve-se redobrar a atenção ao realizar o preenchimento de seus campos, para evitar a necessidade de cancelamento de uma nota e possíveis prejuízos.

Exigências de cancelamento

No entanto, mesmo com toda a segurança e contando com um sistema emissor, ainda podem existir situações em que sejam necessárias realizar o cancelamento de uma nota.

Geralmente essa necessidade é gerada por um erro de digitação ou troca de informações entre os campos apresentados para o preenchimento na nota fiscal. Segundo a regra básica, para estar sujeita ao cancelamento, a mercadoria, a qual a nota se refere, não pode ter saído da empresa.

Existe um prazo a ser respeitado para realizar o pedido de cancelamento, na maioria dos estados pode-se cancelar uma nota fiscal emitida em até 24h. Ocorrem duas exceções, no Mato Grosso só se tem 2 horas e no Paraná e Rio Grande do Sul o prazo é maior, 168 horas.

Entre outras exigências para o cancelamento de uma nota estão:

  • o fisco deve ter autorizado a emissão da NF-e;
  • a Ciência da Emissão não deve ter sido realizado pelo destinatário da nota;
  • o fato gerador, que é a saída da mercadoria, não pode ter acontecido;
  • atentar-se ao prazo de seu estado.

Como cancelar notas fiscais

Caso todas as exigências de cancelamento sejam cumpridas é simples cancelar uma determinada nota fiscal e o procedimento pode ser realizado diretamente no sistema emissor que é utilizado pela sua empresa. Os passos são basicamente os mesmos em todos os softwares.

  1. verifique na lista de emissão qual a nota que você deseja realizar o cancelamento;
  2. clique sobre ela e verifique as informações do documento e se ele cumpre as exigências;
  3. encontre o ícone de cancelamento e clique sobre ele;
  4. verifique se ocorreu o cancelamento da nota.

Pronto! Sua nota fiscal foi cancelada com sucesso. Independentemente do sistema que você utilize, realizar esse procedimento não é algo difícil e pode-se cancelar uma nota com poucos passos.

Com o status atual da nota que você cancelou pode ser verificado o real cancelamento no portal nacional da NF-e ou site da Secretaria da Fazenda do seu estado. É importante relembrar que o documento, mesmo que seja cancelado, deve fazer parte da escrituração contábil da empresa.

Viu? Não é complicado. Deixe seu comentário!

 

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Nova versão NFe 4.0

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Com diversas demandas, alterações estratégicas e correções que surgem ao longo dos tempos, a NFe está em constante atualização. E através desses upgrades, a Secretaria da Fazenda otimiza a fiscalização e os processos de emissão das empresas. Desde os últimos meses do ano passado, passamos do ambiente de homologação para o prático da NFe 4.0, e as empresas fabricantes de ERPs tem se desdobrado para atualizar seus softwares e atender todos os requisitos da obrigatoriedade.

Dentre as principais mudanças que a NFe 4.0 carrega e que afetam as atualizações dos softwares de gestão estão:

  • O protocolo TLS 1.2 ou superior, tornando vedado o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como ocorria anteriormente.

Com o TLS 1.2 ou superior, há maior segurança do processo, o que não era possível anteriormente devido à vulnerabilidade do SSL.

  • Alterações nos campos quanto ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP) para operações internas ou interestaduais com Substituição Tributária (ST) .

As fabricantes de ERPs ou soluções de gestão fiscal, deverão alterar o layout da NF-e 4.0 para que se possa identificar o valor percentual de ICMS referente ao Fundo de Combate à Pobreza, previsto no artigo 82 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal.

  • O campo indicador da forma de pagamento também recebeu atualização, onde, a partir de agora, integrará o Grupo de Informações de Pagamento, que prevê o preenchimento com o valor de troco.
  • Também será necessário informar o meio de pagamento, se: dinheiro, cheque, cartão de crédito ou de débito, vale alimentação, entre outros.
  • As regras de validação de atendimento também sofreram alterações – no Grupo Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, agora pode-se preencher o campo indicador de presença (indPres) com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), como no caso de vendedores ambulantes.
  • O Grupo X – Informações do Transporte da NF-e conta com novas modalidades de frete, além de um novo grupo chamado rastreabilidade de produto (Grupo I80), que permitirá rastrear qualquer produto sujeito a regulações sanitárias: medicamentos, bebidas, itens veterinários, defensivos agrícolas, etc.

Devido a tantas mudanças, os grandes players de soluções de gestão empresarial têm realizado as entregas dos novos pacotes de atualizações do layout para NFe 4.0, agora no início do ano, e estas precisam ser aplicadas o quanto antes para que as empresas não sofram consequências. A desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota está prevista para 02/07/2018 e a partir dessa data, o governo não irá mais aceitá-la.

E aí, a sua empresa já se preparou? Conta pra gente!

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A principal diferença entre os certificados A1 e A3

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Sobre o A1
É o arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador pessoal do usuário, com validade de 1 ano.
Sobre o A3
Disponível em token ou cartão, pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de 1 a 3 anos. Alguns serviços que precisam do modelo de Certificado do tipo A3: SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias); e-CNHsp e e-CRVsp, ambos somente para o Estado de São Paulo; e o Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior).

 

Conheça os tipos de Certificado Digital para cada perfil
1) Pessoa física (e-CPF)
É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e permite realizar operações na internet com a mesma validade jurídica que o documento físico. Também pode ser usado em instituições privadas, como já fazem alguns bancos para determinadas transações. Em instituições públicas como a Receita Federal e a Caixa, sua utilização é indispensável.
Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o e-CPF:

  • Acessar o e-CAC
  • Consultar dados do IRPF
  • Acessar ao Receitanet
  • Acessar o SIOPS
  • Assinar a escrituração contábil e fiscal
  • Realizar transações de FGTS e Previdência Social
  • Enviar e fazer retificações no CAGED
  • Aderir ao Cadastro Positivo
  • Acessar o Sisprouni
  • Utilizar o e-DOC
  • Assinar prontuários eletrônicos
  • CEBAS
  • Assinatura de Contratos de Câmbio
  • Siscomex
  • ComprasNET
  • SPED
  • Serviços da Receita Federal
  • Acessar o e-CNH
  • Obter e-CRM

 

2) Empresas (e-CNPJ)
Possibilita a realização de transações online de maneira segura e com validade jurídica. O e-CNPJ deve ser emitido para o representante legal da empresa na Receita Federal.

 

Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o e-CNPJ:

  • Acessar o e-CAC
  • Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
  • Acessar ao Receitanet
  • Acessar o Conectividade Social ICP
  • Emitir e parcelar a DAS
  • Emitir e Retificar o Redarf
  • Realizar transações no Sisprouni
  • Utilizar o GESP
  • Emitir declaração do CAGED
  • Assinar Escrituração Fiscal
  • Declarar o DMED (profissionais da saúde)
  • Cadastrar no INPI
  • Acessar o CNES
  • Solicitar financiamento no Finep
  • CEBAS
  • Assinatura de Contratos de Câmbio
  • Serviços da Receita Federal
  • CT-e
  • Enviar a DIPJ

 

3) Notas fiscais eletrônicas (NF-e)
São feitos especialmente para a empresa que precisa assinar as notas fiscais eletrônicas de forma segura e com validade jurídica. Tem a flexibilidade de ser emitido para alguém diferente do representante legal na Receita Federal (RFB), como o responsável pela emissão das notas. É um dos pilares do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que incentiva os contribuintes a trocarem as notas fiscais pelas eletrônicas e facilita a comunicação com órgãos fiscalizadores e administrações tributárias (Receita Federal, Secretaria da Fazenda – Sefaz Estadual etc).

 

Veja abaixo as principais vantagens e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o NF-e:

  • Emissão de notas
  • CT-e
  • Obter o GED
  • Diminuir erros de escrituração
  • Emitir o DANFE
  • Impulsionar o relacionamento seguro
  • Emitir a Manifestação de Destinatário
  • Nota Fiscal Gaúcha
  • Nota Fiscal Paulista
  • Nota Fiscal Paulistana
  • Eliminar a digitação
  • Diminuir os gastos com papéis
  • Reduzir o tempo de parada de caminhões
  • Simplificar as obrigações fiscais

 

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Nota fiscal eletrônica: como funciona?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) se tornou essencial nas empresas. Ela foi criada para substituir as notas fiscais tradicionais com o objetivo de simplificar o lançamento, aumentar a organização e aperfeiçoar a fiscalização por parte do governo.

Emitida e armazenada eletronicamente, reduz os gastos e as possibilidades de extravios pelo fato de desobrigar a impressão e o arquivamento de documentos físicos. Neste texto vamos mostrar como a NF-e funciona e quais são as suas vantagens. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica e como é seu funcionamento?
É a ferramenta que atesta a realização de uma venda ou prestação de serviço. Para o cliente, é o registro da compra de uma mercadoria. Para a empresa, além de ser o comprovante da atividade executada, é a confirmação de que está fazendo o pagamento de todos os tributos impostos por lei.

O funcionamento ocorre da seguinte forma: o empreendimento emissor da NF-e produz um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais da transação comercial. Esse arquivo é assinado digitalmente para assegurar a veracidade dos dados e comprovar quem é o responsável pela emissão.

Depois disso, ele é enviado pela internet para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) da competência do contribuinte. É feita, então, uma pré-avaliação das informações pela Sefaz. Se aprovada, a NF-e é retornada com um protocolo que autoriza seu uso para que a mercadoria siga seu percurso.

A NF-e é encaminhada de forma virtual para a Receita Federal (RF) quando a negociação é realizada em nível nacional ou para a Sefaz do estado para onde a mercadoria está sendo enviada. Esses órgãos são responsáveis por fiscalizar e arquivar as NF-es, que podem ser consultadas ou impressas pelo emitente, pelo receptor ou por quem tiver a senha sempre que necessário.

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) ajuda a simplificar a consulta, pois permite acompanhar a movimentação da mercadoria.

Que empresas são obrigadas a emitir a NF-e?
Todas as empresas que pagam o Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são obrigadas a emitir a NF-e em suas vendas. A exceção fica para empreendimentos que vendem para pessoas físicas: nesse caso, deve ser emitida a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e) ou o cupom fiscal.

Quais são as vantagens da NF-e?
Capacidade de importação das notas de entrada
Como é possível importar os arquivos para fazer o lançamento contábil, os dados são sempre registrados corretamente.

Economia de espaço físico
Como as NF-es e os Danfes podem ser armazenados em qualquer mídia ou na nuvem, sem ocupar espaço físico, não há necessidade de guardar pilhas de papéis.

Diminuição de gastos com papel e mão de obra gráfica
A emissão de NF-e reduz os gastos com papel, já que no método tradicional quanto maior o volume de venda, mais blocos de papéis confeccionados em gráfica eram necessários.

A NF-e vem se tornando de forma progressiva uma realidade em todas as empresas. Sua emissão é relativamente fácil e o sistema vem sendo melhorado constantemente pela RF. A ideia é simplificar a vida do contribuinte, do consumidor e do governo (que pode fiscalizar mais facilmente).

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O que pode ou não ser corrigido em uma carta de correção?

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Segundo o § 7º Cláusula décima quarta – A do Ajuste SINIEF 7/2005, a partir de 01/07/2012 não mais poderá ser utilizada a carta de correção em papel, ficando obrigado a emissão da Carta de Correção Eletrônica (CCe) para sanar erros em campos específicos da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), cuja condição de uso foi disciplinada pelo § 1º-A do art. 7º do Convênio S/N, de 15 de dezembro de 1970 que determinou a sua utilização e condição para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:

  • as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
  • a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
  • a data de emissão ou de saída;
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O que é carta de correção?

Diferente de como era antigamente, onde uma carta de correção era realizada de forma manual com um formulário de correção anexado à nota fiscal, hoje em dia utiliza-se apenas meios digitais, pois além de ser mais seguro é também mais prático.Uma carta de correção é um documento utilizado para corrigir erros de preenchimento da Nota Fiscal eletrônica. Caso você preencha uma NFe erroneamente, pode corrigir emitindo uma CCe (Carta de Correção eletrônica).

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Quando corrigir ou cancelar uma NFe?

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Verifique se não é um caso de cancelamento antes de iniciar qualquer correção, pois cada processo exige procedimentos específicos. Por exemplo, o cancelamento deve ser realizado antes da mercadoria ser enviada se o cliente desistir da compra ou se algum erro de digitação for encontrado no documento.

O cancelamento só pode ser realizado no prazo de até 24 horas a partir do momento em que a nota foi autorizada. Vale lembrar, ainda, que uma nota cancelada não pode mais ser recuperada.

Uma nota de correção de Nota Fiscal eletrônica pode ser cancelada em até 30 dias e o processo pode ser realizado mais do que uma vez sobre a mesma nota. Serve para regularizar um ou mais erros que ocorreram no momento da emissão, contanto que não sejam relacionados ao valor do imposto, dados cadastrais e à data de emissão ou saída da mercadoria, como:

  • Base de cálculo;
  • Diferença de preço;
  • Quantidade de itens;
  • Valor da operação;
  • Alíquota;
  • Número de prestações;
  • Mudanças do remetente ou destinatário.
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Como fazer a consulta de NFe online

Para baixar a Nota Fiscal eletrônica (NFe) pelo Portal da Secretaria da Fazenda, basta:

1. Inserir a chave de acesso (número de 44 dígitos presentes no DANFe);

2. Código captcha (letras e números que confirmam que você não é um robô);

3. Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.

A Nota Fiscal Eletrônica trouxe muito mais segurança e comodidade na emissão dos documentos fiscais inerentes a todo processo de compra e venda de produtos e serviços. Entretanto, por falta de clareza sobre o processo, muitas empresas e até consumidores  têm encontrado dificuldade em consultar suas NFes.

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O que é NFCe?

NFC-e é o Documento Fiscal emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela Assinatura Digital do emitente e Autorização de Uso pela Administração Tributária da Unidade Federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador. Pode-se perceber que é o mesmo conceito da NF-e.

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