Quais as vantagens para o varejo ao emitir NFC-e?

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Envio online do cupom para a Secretaria da Fazenda
O primeiro benefício do novo modelo é que os dados das transações feitas no estabelecimento são enviados diretamente ao site da SEFaz. Dessa forma, não é necessário que os contadores façam essa tarefa e o negócio não corre riscos de problemas com o fisco.

Agilidade e segurança

Com a automatização desse processo, a agilidade nos cuidados fiscais e gestão de documentos também aumenta. Além disso, o armazenamento das notas passa a ser feito de forma digital, aumentando a segurança dessas informações para a empresa.
Redução dos gastos
A emissão da NFC-e também reduz os gastos, visto que a impressora térmica não fiscal é mais barata que a antiga ECF.

Padronização dos processos

O contador também ganha mais padronização nos processos relacionados aos documentos fiscais. Dessa forma, é possível receber as informações da NFC-e da mesma forma como ele recebe os dados dos demais documentos, mantendo o mesmo processo em suas atividades.

Diminuição de erros

Outro benefício para os contadores e para a empresa é que a automatização elimina a necessidade da digitação de dados e retrabalho, o que evita os possíveis erros durante esse processo que comprometem a situação fiscal do negócio.

Parametrização dos impostos

Por fim, com a NFC-e os impostos são parametrizados antes da emissão da nota, garantindo que os valores informados estão corretos. Dessa forma, o trabalho do contador em verificar essas informações é eliminado e a garantia de que as declarações estão corretas é mantida.

Fica evidente que adotar a NFC-e para o seu negócio é uma ótima estratégia, uma vez que essa opção é mais moderna, eficiente e exige menor investimento por parte da empresa. O modelo ainda oferece benefícios para toda a gestão e sua contabilidade.

Além disso, já é obrigatória  a substituição do cupom fiscal pela NFC-e em todo país, vigente em muitos estados, exceto alguns estados do Sul do Brasil.  Não deixe para ultima hora, atualize o quanto antes seu equipamento.

Dúvidas sobre seu estado, e a obrigatoriedade, entre em contato conosco.

O que é PAF-ECF?

O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é caracterizado por uma impressora exclusiva para a emissão de cupons fiscais e possui um certificado digital próprio. Ele também é integrado ao Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF) ou até mesmo a um software de gestão interligado ao PAF-ECF.

O ECF tem a capacidade de guardar em sua memória todos os cupons fiscais, assim como todas as imagens emitidas. Como consequência disso, ele sempre deve passar por processos de manutenções, que são realizadas por empresas credenciadas pelo fisco.

Ele não precisa estar conectado à internet, pois os dados são guardados em sua memória. Toda a transferência de dados é responsabilidade do PAF-ECF ou do software de gestão utilizado.

Além disso, esse tipo de nota fiscal tem uma legislação própria. Com isso, o software tem várias rotinas que são exclusivas para atender às exigências do fisco, sem que isso beneficie o usuário.

Por exemplo: o PAF-ECF exige uma instalação local do banco de dados com informações redundantes. Por isso, o tamanho dessa solução é muito grande, o que pode atrapalhar o desempenho da máquina.

Nota fiscal eletrônica 4.0 é transparente

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Substituir a forma de emissão de documento fiscal em formulários, automatizar o envio; reduzir custos; simplificar as obrigações acessórias e visualizar em tempo real os processos de transmissão das notas, além de permitir o acompanhamento do Fisco às operações comerciais. Foi com esse objetivo que surgiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

No formato XML, a nota fiscal eletrônica carrega informações de compra e venda, por meio de um leiaute.  Tal documento é enviado pela internet para que a Fazenda valide e autorize as transações. Por meio desse acesso, o órgão consegue cruzar as informações declaradas, realizando uma fiscalização mais efetiva e transparente.

O fato é que diante das novas exigências do Fisco, as empresas que vendem produtos (bens e mercadorias) devem ficar atentas em todas as alterações, a começar pelos preenchimentos obrigatórios no novo leiaute, como grupo de controle de lote e meio de pagamento, dentre outras questões importantes.

 

5 erros mais comuns durante a emissão da NFe

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1. Não atentar para o regime tributário da empresa

Um dos erros mais cometidos no momento de fazer a emissão de NFe. Para evitá-lo e não sofrer multas, seu faturamento deve estar alinhado ao regime tributário utilizado pelo seu negócio e também pelo cliente.

Esse tipo de verificação é fundamental para que todo o processo de emissão decorra perfeitamente, com sua tributação calculada de forma correta, com créditos distribuídos adequadamente e sem problema algum.

A dica chave aqui é contratar um serviço de consultoria contábil. Estabeleça uma maneira de se comunicar diretamente com o seu contador e nunca faça nenhum procedimento se estiver com dúvidas! Quando o assunto é emissão de NFe, a certeza e segurança são as melhores soluções.

2. Não conferir todas as informações

Existem algumas situações em que não é possível anular uma nota fiscal, principalmente quando é relacionada à comercialização de algum produto. Se erros graves ocorrem, o resultado pode ser multas e até a suspensão do direito de vender!

Em razão disso, antes de finalizar a emissão, é imprescindível conferir todos os dados e informações. A descrição é condizente com o produto/serviço? A data está correta? Os preços e prazos batem com o combinado? O CNPJ está ok? Atenção redobrada é crucial aqui!

3. Errar na hora de validar as notas

Você já tentou emitir uma nota e recebeu uma mensagem de erro de receita? Pois bem, saiba que esse tipo de ocorrência é algo constante e não acontece somente com você. Veja a seguir os mais simples e rotineiros.

Erro 1 ou 2 – Nota Fiscal Eletrônica denegada (ou contestada)

A NFe poderá ser contestada pelo “código 1”, que quer dizer que a pessoa jurídica ou o cliente tem alguma pendência com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Já o “código 2” indica que as informações utilizadas no cadastro da nota estão incorretas. Nesse caso, a NFe pode ser anulada no sistema para que seja possível fazer a correção no estoque e no financeiro. Para isso, basta clicar nas opções “cancelar” ou “anular”.

Erro 90 – certificado digital não operacional ou inexistente

Esse erro se refere ao certificado digital: ou ele não existe ou não está funcionando como deveria. Caso você tenha o Certificado “A1”, talvez seja necessário reinstalá-lo.

Em algumas situações, o erro pode indicar que o seu documento está vencido. Diante disso, basta entrar em contato com a instituição certificadora que o emitiu para saber o que está ocorrendo.

Erro 508 – rejeição

A nota é rejeitada porque o CNPJ informado no sistema é inválido ou só vale para transações no exterior. Dessa forma, você deve informar o número correto do seu CNPJ para a validação do documento e emissão da NFe.

4. Não manter o orçamento atualizado

É bastante comum, na prestação de serviços, que ocorra uma negociação entre o orçamento inicial e o orçamento aprovado. Ou no caso de venda de produtos, o consumidor consegue descontos em determinados eventos, como participar de uma oferta ou comprar em grande volume.

É bom manter o registro desses acordos e considerar o orçamento final, não confundindo com o inicial, a fim de manter o departamento de contas ciente de tudo. Esse entrosamento entre vendas e financeiro é indispensável.

Assim, quando a nota for emitida, a probabilidade de cometer erros por informações descompassadas reduz drasticamente.

5. Não utilizar softwares de gestão para ajudá-lo no processo

Mesmo com todas as dicas mencionadas acima, a melhor forma de evitar erros grotescos é buscando a ajuda da tecnologia.

Hoje em dia, existem sistemas de gestão que contribuem muito na rotina administrativa e fiscal das empresas. Eles são capazes de integrar etapas, melhorar o controle das informações e diminuir prejuízos.

Por exemplo, ao implantar um software no seu negócio, o processo de emissão da NFe é automatizado. Assim, você não mais terá que preencher todos os campos para gerar suas notas, pois o programa salva todos os dados que são digitados.

As vendas passam a ser registradas no aplicativo e automaticamente o documento fiscal é lançado com todas as informações necessárias, agilizando toda a operação. Simples e prático!

Quais as vantagens para o varejo ao emitir NFC-e?

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Envio online do cupom para a Secretaria da Fazenda

O primeiro benefício do novo modelo é que os dados das transações feitas no estabelecimento são enviados diretamente ao site da SEFaz. Dessa forma, não é necessário que os contadores façam essa tarefa e o negócio não corre riscos de problemas com o fisco.

Agilidade e segurança

Com a automatização desse processo, a agilidade nos cuidados fiscais e gestão de documentos também aumenta. Além disso, o armazenamento das notas passa a ser feito de forma digital, aumentando a segurança dessas informações para a empresa.

Redução dos gastos

A emissão da NFC-e também reduz os gastos da empresa com infraestrutura, uma vez que não é necessário a compra do emissor de cupom fiscal ou impressora fiscal para cada frente de caixa da empresa, equipamento conhecido por ser caro no mercado.

Além disso, como o intuito da substituição é reduzir as impressões e incentivar o uso do meio digital para consulta das informações, a empresa também reduz gastos com papel e tinta de impressora. O investimento em espaço para armazenamento físico também é reduzido.

Outro gasto que pode ser reduzido é a contratação de contadores. Como o processo é feito automaticamente, o trabalho desses profissionais é reduzido. Dessa forma, o custo dessas tarefas é menor para a empresa.

Padronização dos processos

O contador também ganha mais padronização nos processos relacionados aos documentos fiscais. Dessa forma, é possível receber as informações da NFC-e da mesma forma como ele recebe os dados dos demais documentos, mantendo o mesmo processo em suas atividades.

Diminuição de erros

Outro benefício para os contadores e para a empresa é que a automatização elimina a necessidade da digitação de dados e retrabalho, o que evita os possíveis erros durante esse processo que comprometem a situação fiscal do negócio.

Parametrização dos impostos

Por fim, com a NFC-e os impostos são parametrizados antes da emissão da nota, garantindo que os valores informados estão corretos. Dessa forma, o trabalho do contador em verificar essas informações é eliminado e a garantia de que as declarações estão corretas é mantida.

Fica evidente que adotar a NFC-e para o seu negócio é uma ótima estratégia, uma vez que essa opção é mais moderna, eficiente e exige menor investimento por parte da empresa. O modelo ainda oferece benefícios para toda a gestão e sua contabilidade.

Além disso, a tendência é que a substituição do cupom fiscal pela NFC-e seja obrigatória em todo país, como já é em alguns estados. Dessa forma, começar com o usa da segunda opção evita custos de mudança na estrutura e investimentos desnecessários, como a compra da impressora ECF.

Função e inserção do CNAE na NFe

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A CNAE tem papel tão importante que é a responsável por enquadramento e recolhimento de contribuições previdenciárias como a devida por conta dos Riscos Ambientais do Trabalho da mesma forma que determina se a empresa estará ou não obrigada à emissão de Nota Fiscal Eletrônica e ao Registro Eletrônico de Documentos Fiscais e, inclusive, fixam o prazo de vencimento de determinados impostos como o ICMS

Na NFe, como dito anteriormente, o CNAE define a tributação, sendo que o código não aparece na DANFE, contudo deve constar no arquivo XML da nota. Isto, para que o fisco possa realizar uma auditoria caso ele perceba alguma irregularidade na tributação da empresa. A tabela de códigos e denominações da CNAE foi oficializada mediante publicação no DOU – Resoluções IBGE/CONCLA nº 01 de 04 de setembro de 2006 e nº 02, de 15 de dezembro de 2006. Se a empresa possuir mais de um CNAE, é realizado o cadastro somente do primário.

A maior questão da CNAE para as empresas é o código de enquadramento que muitas vezes é cadastrado erroneamente acarretando em multas desnecessárias aos empresários. O maior problema é quando uma grande corporação possui diversas filiais e as cadastra com o mesmo código CNAE da matriz. Nesse ponto, o que deve ser observado não é o ramo da matriz e sim da filial, devendo cadastrar cada partição com a sua devida CNAE, a fim de evitar impasses e burocracias desnecessárias.

Como consultar o meu CNAE e quantos tipos são possíveis?

O CNAE é regulado pelo IBGE e para consultar o número da sua empresa é só acessar a página de consulta disponibilizada pelo órgão.

O que é Sintegra e por que ele é fundamental para emitir NF-e?

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Sintegra (Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) é um documento central que concentra informações do contribuinte e as comunica para os fiscos estaduais, ou seja a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), e a Receita Federal. É a partir deste registro que as empresas podem emitir notas fiscais para seus clientes.

O sistema faz um controle informatizado das operações de entradas e saídas interestaduais que são realizadas por contribuintes de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Para vender no marketplace é obrigatório que o parceiro emita nota fiscal na venda dos produtos para o cliente, por isso, o Sintegra é tão importante. Esta é uma garantia legal, que regulariza a operação, faz com que seja mais transparente e protege o processo de compra e venda.

Por que é preciso ter cadastro no Sintegra para vender no marketplace?

Para que você possa emitir notas fiscais para seus clientes.

Este é um requisito básico para todos os varejistas que desejam vender no B2W Marketplace porque regulariza o negócio junto às entidades governamentais.

Por que o Sintegra reprovou meu cadastro?

Porque, provavelmente, o sistema não encontrou seu cadastro no banco de dados. Isso significa que sua empresa precisa iniciar o cadastramento no Sintegra para conseguir emitir notas fiscais.

Como fazer meu cadastro?

Você precisa realizar uma solicitação junto à Secretaria da Fazenda de seu estado e seguir os próximos passos. O site do Governo Federal agrupa alguns links para as Secretarias da Fazenda de cada estado.

Como proceder para emitir uma nota fiscal?

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Abaixo mostraremos como proceder para emitir suas notas nas modalidades prestadores de serviço e comércio.

Prestador de serviço

No caso do prestador de serviços, você deve procurar a prefeitura da sua cidade para saber como realizar a emissão.

Em geral, será criado um cadastro no sistema oferecido pela administração municipal.

O acesso ao sistema ocorre com o preenchimento dos campos de usuário e senha.

É um procedimento rápido e que não deve causar muito transtorno.

Após esse cadastro no sistema municipal, você poderá acessá-lo para emitir suas notas.

É interessante pedir ajuda para um contador se tiver maiores dificuldades neste processo.

Comerciante

Já no caso do comerciante, é possível entrar em contato com um contador de confiança e pedir um talão de nota ou credenciamento da nota fiscal eletrônica.

Mas atenção: o contador não poderá cobrar pelo atendimento ao microempreendedor nos doze meses iniciais — a menos que exista a contratação de outros serviços da área contábil.

[ATUALIZAÇÃO 2018] Cabe ressaltarmos que o limite anual é de R$ 81.000,00 (oitenta e um mil reais) anuais, e que nenhum tributo adicional será cobrado além da guia de recolhimento do DAS fixo.

Se faturar um valor superior ao mencionado acima, sua empresa será descredenciada do MEI – Informe-se com um contador de sua confiança.

O MEI precisa emitir Nota fiscal em quais casos?

Quer ter uma administração fiscal eficiente em seu negócio? Então leia esse texto que preparamos e fique por dentro de tudo que precisa saber para emitir nota fiscal como MEI!

Introdução ao MEI

Se você chegou a esse texto, é provável que já seja um MEI (microempreendedor individual) ou está decidido a se tornar um e conhece o processo para se formalizar.

Contudo, é importante destacarmos que o MEI tem algumas vantagens em relação ao trabalhador informal, como a maior facilidade para comprovação de renda, diversos benefícios tais como aposentadoria e a possibilidade de emitir notas fiscais.

E é sobre esse segundo caso que aprofundaremos nos próximos tópicos. Por isso, continue com a leitura para tirar suas dúvidas!

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

Normalmente o microempreendedor individual não é obrigado a emitir notas fiscais.

De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, os MEIs estão dispensados de emitir notas fiscais quando vendem produtos para pessoas físicas.

Isso se dá porque o programa do MEI é uma forma de arrecadação criada pelo estado brasileiro para diminuir a informalidade do mercado de trabalho.

Essa informalidade é uma preocupação tanto para o estado brasileiro, quanto para o próprio profissional. Por um lado, o estado não arrecadava nem um centavo com a informalidade.

Ao mesmo tempo, o profissional não tinha direito previdenciário e facilidades bancárias.

Pensando assim, criar uma série de regras — como emitir nota fiscal — não seria uma boa opção para aumentar a adesão ao programa. Entretanto, existem dois casos nos quais o microempreendedor precisa emitir nota fiscal.

O MEI precisa emitir Nota fiscal em quais casos?

O MEI deverá obrigatoriamente emitir nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para pessoas jurídicas (empresas) de qualquer porte, ficando dispensado desta emissão para o consumidor final (pessoa física).

É comum ter dúvidas e confusões, por isso não fique preocupado.

Muitos microempreendedores individuais têm dúvidas em relação a qual tipo de nota fiscal emitir.

Para tornar mais claro, abordaremos os principais modelos abaixo:

  • Nota Fiscal Avulsa: esse é o tipo mais prático para emissão de nota fiscal pelo MEI. No entanto, não são todos os estados que a disponibilizam. Para saber se o local que você mora permite a Nota Fiscal Avulsa, é preciso ir à Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou um escritório da Sefaz do seu estado para fazer a solicitação. Em alguns casos, o processo pode ser realizado gratuitamente pela internet. Assim, o primeiro passo consiste em verificar se o seu estado permite a emissão e quais documentos são necessários para tal.
  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): funciona de maneira similar à Nota Fiscal Avulsa, porém, são poucos os estados que oferecem esse serviço.
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): o MEI também pode optar pela Nota Fiscal eletrônica. Contudo, nesse caso ele terá que cumprir os mesmos requisitos de uma empresa não optante pelo programa do governo para incentivo ao microempreendedor individual.
  • Nota Fiscal de Venda ao Consumidor: esse tipo é utilizado para a venda de produtos. Para emiti-la, é necessário pedir uma autorização AIDF na Secretaria da Fazenda do seu estado. Feito isso, o MEI ainda precisa seguir algumas regras para realizar a impressão em uma gráfica.

Nota Fiscal, DANFe e XML: quais são as diferenças?

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A Nota Fiscal eletrônica é o documento que registra operações comerciais. É emitido e armazenado eletronicamente e a validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente.

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes na Nota Fiscal eletrônica. O DANFe não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.

Já o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.

Para acabar com os desentendimentos, no post de hoje vamos definir qual o papel de cada um desses termos nos processos de compra, bem como as diferenças entre o DANFe, a Nota Fiscal e o XML. Confira:

Nota Fiscal eletrônica

Até o início dos anos 2000, o processo de emissão de nota fiscal era bem simples: o prestador do produto/serviço emitia a Nota Fiscal, entregava uma via ao cliente (que deveria armazená-la) e uma cópia era enviada ao contador para que fossem feitos os registros contábeis e fiscais.

Em janeiro de 2007, o Governo Federal instituiu a Nota Fiscal eletrônica (NFe) como parte do projeto do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. Como o próprio nome já indica, ela é um documento com o intuito de documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.

A diferença da Nota Fiscal antiga é que o documento fica armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital.

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Arquivo XML

XML é o arquivo padrão de registro na NFe, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Seu layout é padrão em todo o território nacional e obedece os antigos padrões de escrituração fiscal, com a adição de melhorias que visam um maior controle das transações comerciais. Porém, não é só baixar XML, para abrir é preciso de programas específicos para ler esse formato de aquivo, e a Receita mesmo disponibiliza um.

É importante lembrar que tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, porque eles substituem as Notas fiscais impressas e devem ser apresentadas quando solicitadas pela Receita e também em caso de necessidade de troca de um produto/serviço.

Porém, ter acesso ao Arquivo XML costuma ser um problema: você deve esperar o envio do e-mail do fornecedor, se ele enviar anexado. Caso você só tenha o DANFe Online, em PDF ou impressa, você deverá entrar no Portal da NFe, digitar a chave de acesso de 44 caracteres, digitar a imagem de verificação e usar o Certificado Digital da empresa para baixar.

A opção mais viável para receber e organizar os XMLs, entretanto, é utilizar serviços especializados na recepção das Notas Fiscais, como o Arquivei, que se conecta à Secretaria da Fazenda e consulta e baixa automaticamente os XMLs de notas emitidas para seu CNPJ, na hora e em lote.

DANFe

Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é uma representação legível e simplificada da Nota Fiscal, usada geralmente durante o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFe não precisa ser arquivado.

Sua informação mais relevante inserida no documento é a chave de acesso da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente sua NFe e permitem a consulta do documento e o download do arquivo XML através da Sefaz.

Além da função citada acima, o DANFe pode desempenhar outras funções, como a de representar a NFe em casos de contingência, ou seja, quando o software emissor da nota fiscal não conseguir efetuar a conexão com os serviços da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado do contribuinte. Nesse caso, o DANFe deve ser impresso em um formulário de segurança.

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