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Quais as vantagens para o varejo ao emitir NFC-e?

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Envio online do cupom para a Secretaria da Fazenda
O primeiro benefício do novo modelo é que os dados das transações feitas no estabelecimento são enviados diretamente ao site da SEFaz. Dessa forma, não é necessário que os contadores façam essa tarefa e o negócio não corre riscos de problemas com o fisco.

Agilidade e segurança

Com a automatização desse processo, a agilidade nos cuidados fiscais e gestão de documentos também aumenta. Além disso, o armazenamento das notas passa a ser feito de forma digital, aumentando a segurança dessas informações para a empresa.
Redução dos gastos
A emissão da NFC-e também reduz os gastos, visto que a impressora térmica não fiscal é mais barata que a antiga ECF.

Padronização dos processos

O contador também ganha mais padronização nos processos relacionados aos documentos fiscais. Dessa forma, é possível receber as informações da NFC-e da mesma forma como ele recebe os dados dos demais documentos, mantendo o mesmo processo em suas atividades.

Diminuição de erros

Outro benefício para os contadores e para a empresa é que a automatização elimina a necessidade da digitação de dados e retrabalho, o que evita os possíveis erros durante esse processo que comprometem a situação fiscal do negócio.

Parametrização dos impostos

Por fim, com a NFC-e os impostos são parametrizados antes da emissão da nota, garantindo que os valores informados estão corretos. Dessa forma, o trabalho do contador em verificar essas informações é eliminado e a garantia de que as declarações estão corretas é mantida.

Fica evidente que adotar a NFC-e para o seu negócio é uma ótima estratégia, uma vez que essa opção é mais moderna, eficiente e exige menor investimento por parte da empresa. O modelo ainda oferece benefícios para toda a gestão e sua contabilidade.

Além disso, já é obrigatória  a substituição do cupom fiscal pela NFC-e em todo país, vigente em muitos estados, exceto alguns estados do Sul do Brasil.  Não deixe para ultima hora, atualize o quanto antes seu equipamento.

Dúvidas sobre seu estado, e a obrigatoriedade, entre em contato conosco.

Entenda a obrigatoriedade do certificado digital para o eSocial

O que é o certificado digital?

Com a instituição do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em 2007, os livros e documentos integrantes das escriturações contábil e fiscal deixaram de ser feitos manualmente e passaram a contar com um sistema informatizado e unificado de recepção, validação, armazenamento e autenticação.

Aquelas pilhas e mais pilhas de papéis foram eliminadas e o cumprimento das obrigações principais e acessórias passou a ser realizado e entregue de forma digital por meio do SPED. Mas para fazer a transmissão é obrigatório o uso do certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil.

O certificado digital é uma tecnologia que garante autenticidade, confidencialidade e não repúdio às transações eletrônicas. Em outras palavras, trata-se de uma assinatura eletrônica com validade jurídica que confere mais segurança aos documentos e às transações realizadas no ambiente virtual.

Se antes exigia-se a assinatura do próprio punho autenticada em cartório, com o certificado digital nada disso é preciso. A ferramenta oferece aos documentos a mesma segurança jurídica de uma assinatura manual. Isso é possível pois os certificados digitais autenticam seus portadores para as pessoas, sites e outros recursos de rede, como servidores e roteadores.

Como funciona o certificado digital para o eSocial

O eSocial vem para substituir uma série de outras obrigações que são enviadas aos órgãos fiscalizadores de forma isolada. Ou seja, a nova obrigatoriedade passa a unificar e a padronizar tanto a transmissão quanto o armazenamento da prestação de contas referente às informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cuja responsabilidade de prestação é das empresas.

E onde entra o certificado digital no eSocial? Como o eSocial faz parte do SPED, o uso de uma assinatura eletrônica passa a ser obrigatória. Para empregadores domésticos, a exigência de enviar dados ao Sistema do eSocial já vigora desde 2015. E as novas obrigatoriedades valem para empresas que se enquadram no Simples Nacional com mais de 3 funcionários.

A aquisição do certificado digital é o primeiro passo no processo de adequação das empresas ao atendimento da exigência do eSocial. Na prática, ao assinar digitalmente as informações relativas às obrigações acessórias, a empresa encaminha aos órgãos fiscalizadores um arquivo que será transformado em um documento eletrônico.

O mesmo arquivo eletrônico é transmitido para o ambiente do eSocial, que, após verificar a integridade e a veracidade de todas as informações, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará à empresa empregadora.

O acesso ao sistema do eSocial e a transmissão apenas serão possíveis por meio do uso de um certificado digital. A empresa que deixar de enviar as informações no prazo fixado em lei ou que encaminhar os arquivos com erros ou omissões ficará sujeita às devidas penalidades legais.

Como a partir de 2018 o eSocial passa a ser obrigatório, é importante que a empresa comece o quanto antes a organizar as informações de seus empregados e adquira um certificado digital para envio dos referidos dados.

Qual o certificado digital mais adequado para envio das informações ao eSocial?

Tanto o certificado digital A1 quanto o A3 serão aceitos para a transmissão das informações ao sistema. Por exemplo, se a empresa já emite nota fiscal eletrônica (NF-e), poderá utilizar o mesmo certificado digital para o eSocial. O mesmo vale para escritórios contábeis que usam o padrão A3.

Veja abaixo as diferenças entre eles:

Certificado Digital A1

O arquivo com o certificado digital é armazenado no computador, que passa a conter uma chave privada. A chave pública é enviada com a solicitação de emissão. A validade do certificado A1 é de 1 ano.

Certificado Digital A3

A chave privada é armazenada em um dispositivo móvel, que pode ser um smart card ou um token. A validade do certificado A3 é de até 3 anos.

O detentor de um certificado digital precisa ficar atento a sua validade. Depois de expirado o prazo, é impossível enviar as informações exigidas, o que acarreta multas e outras autuações. Portanto, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora e requisitar a renovação do certificado digital.

O certificado digital é um investimento

Não pense que adquirir um certificado digital representa mais uma despesa, mas encare as novas exigências como um investimento que garantirá mais segurança aos processos da empresa, e como um facilitador na rotina de pessoas físicas e jurídicas.

Com a automação na transmissão das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias, tributárias e trabalhistas, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas que tornem seguro o tráfego desses dados no ambiente virtual — e é este o principal papel de um certificado digital.

Como o rol de obrigações acessórias passa a ser substituído por uma única base de dados, de forma integrada com diversos órgãos do governo federal, o empregador deve adquirir o quanto antes um certificado digital e começar a se preparar para o eSocial.

Entre as principais vantagens  do uso do certificado digital, se destacam:

  • diminuição da burocracia;
  • garantia da autenticidade e da integridade das informações prestadas;
  • mesma validade de um documento em papel assinado manualmente;
  • redução de custos;
  • mais agilidade;
  • tecnologia de ponta, tendo em vista o sistema de algoritmos, chaves, criptografias e biometrias que tornam cada certificado um importante instrumento contra fraudes e pessoas mal-intencionadas.

6 Conceitos de contabilidades essenciais para o seu negócio

  1. Patrimônio

Trata-se do conjunto de bens, direitos e obrigações da empresa. Bens e direitos são classificados como Ativos e Obrigações como Passivos.

A diferença positiva entre os Ativos (bens e direitos) e Passivos (obrigações) é o que se denomina Patrimônio Líquido, e esse cálculo fundamental é utilizado como base para o Relatório do Balanço Patrimonial.

  1. Relatório do Balanço Patrimonial

Este relatório lista todos os recursos que são movimentados pela empresa em um determinado período, apresentando de forma quantitativa e qualitativa a situação contábil, econômica e financeira do negócio.

Baseado nesse balanço, o gestor faz o controle financeiro e pode tomar decisões sobre o rumo dos negócios.

  1. Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE)

É o relatório que decompõe as Receitas e Despesas registradas em um determinado período (chamado de Exercício Contábil) e apura o lucro ou prejuízo resultante.

Por meio de indicadores relacionados no demonstrativo, pode ser aferido o grau de endividamento, capital de giro, imobilização e o comportamento das despesas em relação às vendas.

  1. Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC)

A Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) tem como objetivo mostrar, em detalhes, qual foi o resultado entre as entradas e saídas do caixa da empresa durante um determinado período de tempo.

Este documento é semelhante ao Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE); porém, na DFC é considerado o dinheiro que efetivamente entrou, e não o registro das transações.

Em resumo: é o relatório que apresenta “de onde veio e para onde foi” o dinheiro da empresa e permite avaliar o ciclo financeiro. Se preciso, permite renegociar contratos com fornecedores e clientes, para o equilíbrio das datas de recebimento e pagamento, mantendo sempre o capital de giro.

  1. Regimes de Contabilidade

São de dois tipos:

  • Regime de Competência: quando os valores são contabilizados no mês em que a transação aconteceu, independentemente de quando o dinheiro será pago ou recebido. É o regime mais utilizado pelas empresas, não somente para decisões estratégicas, mas também por determinações legais;
  • Regime de Caixa: as receitas e despesas só são contabilizadas quando o dinheiro entra ou sai de fato. Nesse regime, a DFC (Demonstração do Fluxo de Caixa) é fundamental para o controle adequado do dinheiro.
  1. Plano de Contas

Por meio do plano de contas pode-se mensurar, classificar e categorizar os bens, direitos e obrigações da empresa.

Sua função principal é organizar os registros (fatos) da empresa, de forma qualitativa (descrição do elemento) e quantitativo (valor do elemento).

Como podemos ver, nem sempre conhecer o serviço que se presta é o suficiente para que a empresa cresça de forma sustentável e segura.

Sem uma gestão contábil adequada, uma farmácia – ou qualquer outro negócio – corre o risco de entrar em um ciclo de prejuízos, ser alvo de processos, multas ou até mesmo falir. Daí a importância de o empresário implantar conceitos e se atualizar para melhorar a gestão e os resultados do seu comércio.

Fonte: B.G
Imagem: Google

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Como escolher uma boa contabilidade para a sua farmácia

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Cada farmácia pede uma escolha que precisa ser diferente e analisada individualmente. É isso o que garante o crescimento e o sucesso do negócio, a manutenção dos lucros e um bom funcionamento para o estabelecimento. Uma relação próxima do contador com a farmácia pode ajudar a fazer análises mais aprofundadas, atendimentos personalizados e evitar desperdícios financeiros que, infelizmente, ainda são o pesadelo da maioria dos donos de farmácia

REDUÇÃO NO PAGAMENTO DE IMPOSTOS

Ao contratar uma consultoria especializada em contabilidade para farmácias, é possível não só recuperar os tributos que já foram pagos bem como economizar no pagamento de novos tributos. Isso é feito analisando os dados da farmácia e também através da escolha de um regime tributário que seja mais vantajoso para o estabelecimento.

Boa parte das farmácias adotam o Simples Nacional, mas se elas estiverem com uma boa estrutura, podem partir para um outro regime, como o Lucro Real.

No entanto, sem uma consultoria de contabilidade especializada para farmácia, é comum que se adote o Simples Nacional como solução fixa por falta de conhecimento.

Fazer o cálculo certo no caso de admissões, rescisões e férias é um fator muito importante também para evitar o pagamento a mais de impostos. Ainda que seja possível fazer a recuperação de créditos, o ideal é ter esse planejamento a fim de manter um bom fluxo de caixa e evitar ter que correr atrás dos prejuízos no futuro.

RELAÇÃO PRÓXIMA COM A CONTABILIDADE DA FARMÁCIA

É comum ouvir de empresários do nicho das farmácias que a contabilidade da empresa é realizada de forma distante e que o próprio dono não sabe do que acontece com suas contas. Essa sensação pode gerar muita insegurança e ser prejudicial para o bom funcionamento do negócio.

É possível e desejável que a consultoria especializada para uma drogaria seja feita com base na proximidade e no compartilhamento de informações para que o dono do negócio se empodere das informações e possa utilizá-las de forma autônoma se desejar. Afinal, a consultoria é um serviço prestado que tem como objetivo gerir as finanças, reduzir os custos e fornecer dados para alavancar o seu negócio. Portanto, observar uma consultoria personalizada que valorize a proximidade com o cliente é um fator importante na hora de escolher o contador ou a agência especializada na área.

RECUPERAÇÃO DE TRIBUTOS

As farmácias, assim como a absoluta maioria dos estabelecimentos comerciais, pagam tributos indevidos ao governo, prejudicando o seu fluxo de caixa. Isso ocorre principalmente no PIS/COFINS (regime monofásico), no qual o fisco tributa na indústria toda a cadeia de produção e volta a cobrar, em seguida, o imposto dos comerciantes.

Portanto, quando um empresário compra seus remédios, ele já pagou o tributo embutido no preço do fornecedor e pagará de novo. É a contabilidade que consegue recuperar até 5 anos de impostos pagos não só relativos ao PISCOFINS, como também aqueles relativos às folhas de pagamento, 13º salário, férias e outros componentes que são muitas vezes esquecidos na hora da declaração por causa da correria do dia-a-dia.

CONFERÊNCIA DE NCM

Outro fator que prejudica muito os donos de drogarias é o cadastramento errado do NCM dos medicamentos. Cada medicamento exige o cadastro de um NCM específico e quando esse cadastro é feito de forma errada, isso significa que o dono do estabelecimento está pagando tributos a mais. Nesse caso, está perdendo dinheiro. Mas pode ser um problema também caso esteja pagando tributos a menos, pois estará na mira da Receita e terá de responder por essa dívida, resultando em multas.

É um serviço prestado pela contabilidade checar os NCMs para assegurar que os pagamentos estão corretos, dando mais tranquilidade e regularidade ao funcionamento do estabelecimento.