Como proceder para emitir uma nota fiscal?

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Abaixo mostraremos como proceder para emitir suas notas nas modalidades prestadores de serviço e comércio.

Prestador de serviço

No caso do prestador de serviços, você deve procurar a prefeitura da sua cidade para saber como realizar a emissão.

Em geral, será criado um cadastro no sistema oferecido pela administração municipal.

O acesso ao sistema ocorre com o preenchimento dos campos de usuário e senha.

É um procedimento rápido e que não deve causar muito transtorno.

Após esse cadastro no sistema municipal, você poderá acessá-lo para emitir suas notas.

É interessante pedir ajuda para um contador se tiver maiores dificuldades neste processo.

Comerciante

Já no caso do comerciante, é possível entrar em contato com um contador de confiança e pedir um talão de nota ou credenciamento da nota fiscal eletrônica.

Mas atenção: o contador não poderá cobrar pelo atendimento ao microempreendedor nos doze meses iniciais — a menos que exista a contratação de outros serviços da área contábil.

[ATUALIZAÇÃO 2018] Cabe ressaltarmos que o limite anual é de R$ 81.000,00 (oitenta e um mil reais) anuais, e que nenhum tributo adicional será cobrado além da guia de recolhimento do DAS fixo.

Se faturar um valor superior ao mencionado acima, sua empresa será descredenciada do MEI – Informe-se com um contador de sua confiança.

Nota Fiscal, DANFe e XML: quais são as diferenças?

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A Nota Fiscal eletrônica é o documento que registra operações comerciais. É emitido e armazenado eletronicamente e a validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente.

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes na Nota Fiscal eletrônica. O DANFe não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.

Já o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.

Para acabar com os desentendimentos, no post de hoje vamos definir qual o papel de cada um desses termos nos processos de compra, bem como as diferenças entre o DANFe, a Nota Fiscal e o XML. Confira:

Nota Fiscal eletrônica

Até o início dos anos 2000, o processo de emissão de nota fiscal era bem simples: o prestador do produto/serviço emitia a Nota Fiscal, entregava uma via ao cliente (que deveria armazená-la) e uma cópia era enviada ao contador para que fossem feitos os registros contábeis e fiscais.

Em janeiro de 2007, o Governo Federal instituiu a Nota Fiscal eletrônica (NFe) como parte do projeto do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. Como o próprio nome já indica, ela é um documento com o intuito de documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.

A diferença da Nota Fiscal antiga é que o documento fica armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital.

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Arquivo XML

XML é o arquivo padrão de registro na NFe, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Seu layout é padrão em todo o território nacional e obedece os antigos padrões de escrituração fiscal, com a adição de melhorias que visam um maior controle das transações comerciais. Porém, não é só baixar XML, para abrir é preciso de programas específicos para ler esse formato de aquivo, e a Receita mesmo disponibiliza um.

É importante lembrar que tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, porque eles substituem as Notas fiscais impressas e devem ser apresentadas quando solicitadas pela Receita e também em caso de necessidade de troca de um produto/serviço.

Porém, ter acesso ao Arquivo XML costuma ser um problema: você deve esperar o envio do e-mail do fornecedor, se ele enviar anexado. Caso você só tenha o DANFe Online, em PDF ou impressa, você deverá entrar no Portal da NFe, digitar a chave de acesso de 44 caracteres, digitar a imagem de verificação e usar o Certificado Digital da empresa para baixar.

A opção mais viável para receber e organizar os XMLs, entretanto, é utilizar serviços especializados na recepção das Notas Fiscais, como o Arquivei, que se conecta à Secretaria da Fazenda e consulta e baixa automaticamente os XMLs de notas emitidas para seu CNPJ, na hora e em lote.

DANFe

Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é uma representação legível e simplificada da Nota Fiscal, usada geralmente durante o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFe não precisa ser arquivado.

Sua informação mais relevante inserida no documento é a chave de acesso da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente sua NFe e permitem a consulta do documento e o download do arquivo XML através da Sefaz.

Além da função citada acima, o DANFe pode desempenhar outras funções, como a de representar a NFe em casos de contingência, ou seja, quando o software emissor da nota fiscal não conseguir efetuar a conexão com os serviços da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado do contribuinte. Nesse caso, o DANFe deve ser impresso em um formulário de segurança.

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Chave de acesso de uma NFe

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O projeto da NF-e (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída justamente para propor mais segurança e agilidade às empresas brasileiras no momento das transações comerciais e escriturações. Apesar disso, muitos empreendedores encontram dificuldades na hora de consultar, baixar a NF-e e mantê-la armazenada pelo período de, no mínimo, 5 anos, que é obrigatório por lei.

O que é Chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso da NF-e corresponde a uma outra sequência numérica, que possui 44 posições e também serve para identificá-la. A chave de acesso também está presente no arquivo XML e no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). O número da NF-e é um dos componentes da chave de acesso.

Como é formada a chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso é formada pelos seguintes dados:

  • CNPJ da empresa emitente;
  • Código da UF da empresa emitente da NF-e;
  • O ano e o mês da emissão da NF-e;
  • O número da série da NF-e;
  • O modelo da NF-e;
  • A forma de emissão do documento;
  • O número da NF-e;
  • O dígito verificador da chave de acesso da NF-e;
  • O código numérico da chave de acesso.

Descobrir a Chave de Acesso da NF-e

É possível que existam duas Notas Fiscais com o mesmo número no Brasil, mas nunca existirão duas chaves de acesso iguais. Então, é a Chave quem vai destinguir uma NFe de outra.

Caso seja necessário descobrir o número de Chave de Acesso de uma Nota, existem três caminhos.

Solicitar ao fornecedor

Se a empresa realizou uma compra e não recebeu a NF-e, seja por e-mail ou qualquer outra forma, deve-se entrar em contato com o vendedor e solicitar a DANFe para ter acesso à esse número.

Pela SEFAZ

No portal da Secretaria da Fazenda é possível obter o número da Chave de Acesso de uma Nota específica. Para isso, é necessário ter no momento da consulta o Certificado Digital. Porém, essa consulta é realizada somente por algumas secretarias da fazenda estaduais.

Com uma Solução de Consulta e Armazenamento de NF-e

Utilizando uma solução que realiza a consulta à NFes em lote, faz o download e ainda armazena esse e outros documentos fiscais, como o Arquivei faz, é muito mais fácil e rápido consultar a chave de acesso de qualquer Nota.

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Nova versão NFe 4.0

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Com diversas demandas, alterações estratégicas e correções que surgem ao longo dos tempos, a NFe está em constante atualização. E através desses upgrades, a Secretaria da Fazenda otimiza a fiscalização e os processos de emissão das empresas. Desde os últimos meses do ano passado, passamos do ambiente de homologação para o prático da NFe 4.0, e as empresas fabricantes de ERPs tem se desdobrado para atualizar seus softwares e atender todos os requisitos da obrigatoriedade.

Dentre as principais mudanças que a NFe 4.0 carrega e que afetam as atualizações dos softwares de gestão estão:

  • O protocolo TLS 1.2 ou superior, tornando vedado o uso do protocolo SSL como padrão de comunicação, como ocorria anteriormente.

Com o TLS 1.2 ou superior, há maior segurança do processo, o que não era possível anteriormente devido à vulnerabilidade do SSL.

  • Alterações nos campos quanto ao Fundo de Combate à Pobreza (FCP) para operações internas ou interestaduais com Substituição Tributária (ST) .

As fabricantes de ERPs ou soluções de gestão fiscal, deverão alterar o layout da NF-e 4.0 para que se possa identificar o valor percentual de ICMS referente ao Fundo de Combate à Pobreza, previsto no artigo 82 do Ato das Disposições Constitucionais Transitórias da Constituição Federal.

  • O campo indicador da forma de pagamento também recebeu atualização, onde, a partir de agora, integrará o Grupo de Informações de Pagamento, que prevê o preenchimento com o valor de troco.
  • Também será necessário informar o meio de pagamento, se: dinheiro, cheque, cartão de crédito ou de débito, vale alimentação, entre outros.
  • As regras de validação de atendimento também sofreram alterações – no Grupo Identificação da Nota Fiscal Eletrônica, agora pode-se preencher o campo indicador de presença (indPres) com a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento), como no caso de vendedores ambulantes.
  • O Grupo X – Informações do Transporte da NF-e conta com novas modalidades de frete, além de um novo grupo chamado rastreabilidade de produto (Grupo I80), que permitirá rastrear qualquer produto sujeito a regulações sanitárias: medicamentos, bebidas, itens veterinários, defensivos agrícolas, etc.

Devido a tantas mudanças, os grandes players de soluções de gestão empresarial têm realizado as entregas dos novos pacotes de atualizações do layout para NFe 4.0, agora no início do ano, e estas precisam ser aplicadas o quanto antes para que as empresas não sofram consequências. A desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota está prevista para 02/07/2018 e a partir dessa data, o governo não irá mais aceitá-la.

E aí, a sua empresa já se preparou? Conta pra gente!

Como escolher uma boa contabilidade para a sua farmácia

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Cada farmácia pede uma escolha que precisa ser diferente e analisada individualmente. É isso o que garante o crescimento e o sucesso do negócio, a manutenção dos lucros e um bom funcionamento para o estabelecimento. Uma relação próxima do contador com a farmácia pode ajudar a fazer análises mais aprofundadas, atendimentos personalizados e evitar desperdícios financeiros que, infelizmente, ainda são o pesadelo da maioria dos donos de farmácia

REDUÇÃO NO PAGAMENTO DE IMPOSTOS

Ao contratar uma consultoria especializada em contabilidade para farmácias, é possível não só recuperar os tributos que já foram pagos bem como economizar no pagamento de novos tributos. Isso é feito analisando os dados da farmácia e também através da escolha de um regime tributário que seja mais vantajoso para o estabelecimento.

Boa parte das farmácias adotam o Simples Nacional, mas se elas estiverem com uma boa estrutura, podem partir para um outro regime, como o Lucro Real.

No entanto, sem uma consultoria de contabilidade especializada para farmácia, é comum que se adote o Simples Nacional como solução fixa por falta de conhecimento.

Fazer o cálculo certo no caso de admissões, rescisões e férias é um fator muito importante também para evitar o pagamento a mais de impostos. Ainda que seja possível fazer a recuperação de créditos, o ideal é ter esse planejamento a fim de manter um bom fluxo de caixa e evitar ter que correr atrás dos prejuízos no futuro.

RELAÇÃO PRÓXIMA COM A CONTABILIDADE DA FARMÁCIA

É comum ouvir de empresários do nicho das farmácias que a contabilidade da empresa é realizada de forma distante e que o próprio dono não sabe do que acontece com suas contas. Essa sensação pode gerar muita insegurança e ser prejudicial para o bom funcionamento do negócio.

É possível e desejável que a consultoria especializada para uma drogaria seja feita com base na proximidade e no compartilhamento de informações para que o dono do negócio se empodere das informações e possa utilizá-las de forma autônoma se desejar. Afinal, a consultoria é um serviço prestado que tem como objetivo gerir as finanças, reduzir os custos e fornecer dados para alavancar o seu negócio. Portanto, observar uma consultoria personalizada que valorize a proximidade com o cliente é um fator importante na hora de escolher o contador ou a agência especializada na área.

RECUPERAÇÃO DE TRIBUTOS

As farmácias, assim como a absoluta maioria dos estabelecimentos comerciais, pagam tributos indevidos ao governo, prejudicando o seu fluxo de caixa. Isso ocorre principalmente no PIS/COFINS (regime monofásico), no qual o fisco tributa na indústria toda a cadeia de produção e volta a cobrar, em seguida, o imposto dos comerciantes.

Portanto, quando um empresário compra seus remédios, ele já pagou o tributo embutido no preço do fornecedor e pagará de novo. É a contabilidade que consegue recuperar até 5 anos de impostos pagos não só relativos ao PISCOFINS, como também aqueles relativos às folhas de pagamento, 13º salário, férias e outros componentes que são muitas vezes esquecidos na hora da declaração por causa da correria do dia-a-dia.

CONFERÊNCIA DE NCM

Outro fator que prejudica muito os donos de drogarias é o cadastramento errado do NCM dos medicamentos. Cada medicamento exige o cadastro de um NCM específico e quando esse cadastro é feito de forma errada, isso significa que o dono do estabelecimento está pagando tributos a mais. Nesse caso, está perdendo dinheiro. Mas pode ser um problema também caso esteja pagando tributos a menos, pois estará na mira da Receita e terá de responder por essa dívida, resultando em multas.

É um serviço prestado pela contabilidade checar os NCMs para assegurar que os pagamentos estão corretos, dando mais tranquilidade e regularidade ao funcionamento do estabelecimento.

Receita Federal divulga vídeos sobre o Simples Nacional

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A Receita Federal disponibilizou videoaula abordando as Noções Básicas sobre o Simples Nacional e as alterações trazidas pela Lei Complementar nº 155/2016, como os novos limites de faturamento, a instituição da tributação progressiva, o fator “r” para as empresas prestadoras de serviços e a entrada no Simples Nacional. A videoaula está dividida em sete partes, que podem ser acessadas nos link abaixo, basta copiar e colar no navegador:

http://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/Noticias/NoticiaCompleta.aspx?id=e3376b9e-11b1-4f1c-8df2-c8a6666ed25b

A principal diferença entre os certificados A1 e A3

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Sobre o A1
É o arquivo digital gerado e armazenado no próprio computador pessoal do usuário, com validade de 1 ano.
Sobre o A3
Disponível em token ou cartão, pode ser utilizado em qualquer computador, com validade de 1 a 3 anos. Alguns serviços que precisam do modelo de Certificado do tipo A3: SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital); DOI (Declaração Sobre Operações Imobiliárias); e-CNHsp e e-CRVsp, ambos somente para o Estado de São Paulo; e o Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior).

 

Conheça os tipos de Certificado Digital para cada perfil
1) Pessoa física (e-CPF)
É a versão eletrônica do CPF (Cadastro de Pessoa Física) e permite realizar operações na internet com a mesma validade jurídica que o documento físico. Também pode ser usado em instituições privadas, como já fazem alguns bancos para determinadas transações. Em instituições públicas como a Receita Federal e a Caixa, sua utilização é indispensável.
Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o e-CPF:

  • Acessar o e-CAC
  • Consultar dados do IRPF
  • Acessar ao Receitanet
  • Acessar o SIOPS
  • Assinar a escrituração contábil e fiscal
  • Realizar transações de FGTS e Previdência Social
  • Enviar e fazer retificações no CAGED
  • Aderir ao Cadastro Positivo
  • Acessar o Sisprouni
  • Utilizar o e-DOC
  • Assinar prontuários eletrônicos
  • CEBAS
  • Assinatura de Contratos de Câmbio
  • Siscomex
  • ComprasNET
  • SPED
  • Serviços da Receita Federal
  • Acessar o e-CNH
  • Obter e-CRM

 

2) Empresas (e-CNPJ)
Possibilita a realização de transações online de maneira segura e com validade jurídica. O e-CNPJ deve ser emitido para o representante legal da empresa na Receita Federal.

 

Veja abaixo os principais usos e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o e-CNPJ:

  • Acessar o e-CAC
  • Cadastrar, cancelar e consultar procuração no e-CAC
  • Acessar ao Receitanet
  • Acessar o Conectividade Social ICP
  • Emitir e parcelar a DAS
  • Emitir e Retificar o Redarf
  • Realizar transações no Sisprouni
  • Utilizar o GESP
  • Emitir declaração do CAGED
  • Assinar Escrituração Fiscal
  • Declarar o DMED (profissionais da saúde)
  • Cadastrar no INPI
  • Acessar o CNES
  • Solicitar financiamento no Finep
  • CEBAS
  • Assinatura de Contratos de Câmbio
  • Serviços da Receita Federal
  • CT-e
  • Enviar a DIPJ

 

3) Notas fiscais eletrônicas (NF-e)
São feitos especialmente para a empresa que precisa assinar as notas fiscais eletrônicas de forma segura e com validade jurídica. Tem a flexibilidade de ser emitido para alguém diferente do representante legal na Receita Federal (RFB), como o responsável pela emissão das notas. É um dos pilares do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que incentiva os contribuintes a trocarem as notas fiscais pelas eletrônicas e facilita a comunicação com órgãos fiscalizadores e administrações tributárias (Receita Federal, Secretaria da Fazenda – Sefaz Estadual etc).

 

Veja abaixo as principais vantagens e obrigações fiscais que podem ser realizadas com o NF-e:

  • Emissão de notas
  • CT-e
  • Obter o GED
  • Diminuir erros de escrituração
  • Emitir o DANFE
  • Impulsionar o relacionamento seguro
  • Emitir a Manifestação de Destinatário
  • Nota Fiscal Gaúcha
  • Nota Fiscal Paulista
  • Nota Fiscal Paulistana
  • Eliminar a digitação
  • Diminuir os gastos com papéis
  • Reduzir o tempo de parada de caminhões
  • Simplificar as obrigações fiscais

 

6 benefícios da NFCe para a empresa

O NFCe é o documento fiscal eletrônico que se dá mediante a venda para consumidores finais (pessoas físicas ou empresas não contribuintes). O NFCe foi criado com intuito de substituir o antigo cupom fiscal e o ECF (emissor de cupom fiscal).

– Não necessita comprar o ECF (Emissor de Cupom Fiscal Eletrônico);
– Custo operacional da loja diminui;
– Aumenta de número de caixas comprando equipamentos simples;
– Não existe leitura Z, permitindo fechamento e abertura de caixa a qualquer momento;
– Possibilidade de venda móvel;
– Desburocratização;

 

10 motivos para você começar a usar NFCe no lugar do ECF

  1. 03Na NFCE você não precisa adquirir o emissor de cupom fiscal (impressora térmica fiscal) que custa aproximadamente R$ 2.200, seu  cupom pode ser impresso em qualquer impressora, inclusive jato de tinta;
  2. Com a NFCE, você pode economizar papel, pois pode enviar os documentos via e-mail ou deixar o cliente captar por QR CODE;
  3. Utilizando-se do certificado A1, você pode ter quantos pontos de venda quiser, e não ter que  investir em mais emissores ou máquinas, pois tudo é emitido via internet;
  4. Possibilidade de emissão via tablets e celulares;
  5. Dispensa de homologação do software pelo Fisco;
  6. Não há necessidade de autorização prévia do equipamento a ser utilizado;
  7. Flexibilidade de expansão de pontos de vendas nos períodos de alto movimento do comércio, sem necessidade de autorização prévia do Fisco;
  8. Simplificação de obrigações acessórias (dispensa de impressão de Redução Z e Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de ocorrências, Cessação etc.);
  9. Dispensa do uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF);
  10. Ganho de espaço, já que todos documentos emitidos podem ser armazenados digitalmente;

NFCe – Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica

A NFC- (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor) é a alternativa totalmente eletrônica para os atuais documentos fiscais em papel utilizados no varejo (cupom fiscal emitido por ECF e nota fiscal modelo 2 venda à consumidor).

Ela reduz os custos de obrigações acessórias aos contribuintes, ao mesmo tempo que possibilita o aprimoramento do controle fiscal pelas Administrações Tributárias. Além disso, com a NFC-e, também o consumidor é beneficiado, ao possibilitar a conferência da validade e autenticidade do documento fiscal recebido.

Quais os principais benefícios da NFC-e ?
Para as empresas:
– Redução de custos com a dispensa de obrigatoriedade de adoção de equipamento fiscal para emissão de NFC-e;
– Não exigência de qualquer tipo de homologação de hardware ou software;
– Possibilidade de uso de Impressora não fiscal;
– Simplificação de Obrigações Acessórias (dispensa de redução Z, leitura X, mapa de caixa, aposição de lacres, registros em atestados de intervenção);
– Não exigência da figura do Interventor Técnico;
– Uso de papel com menor requisito de tempo de guarda;
– Transmissão em Tempo Real ou Online da NFC-e
– Redução significativa dos gastos com papel;
– Integrado com programas de Cidadania Fiscal (eliminação do envio posterior à Secretaria da Fazenda de Arquivos de Impressora Fiscal, como REDF);
– Uso de Novas Tecnologias de Mobilidade;
– Flexibilidade de Expansão de pontos de venda no estabelecimento sem necessidade de obtenção de autorização do Fisco;
– Possibilidade, a critério da Unidade Federada e do interesse do consumidor, de impressão de documento auxiliar resumido, ou apenas por mensagem eletrônica;
– Integração de Plataformas de Vendas Físicas e Virtuais;

Para o Fisco:
– Informação em tempo real dos documentos fiscais;
– Melhoria do controle fiscal do varejo;
– Possibilidade de monitoramento à distância das operações, cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

Qual a diferença do modelo 59 (Cupom Fiscal Eletrônico – CF-e) e o modelo 65 (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônico – NFCe)?
Existe a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFC-e modelo 65 – que é um documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda do Estado, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio a consumidor final pessoa física ou jurídica em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

Já o Cupom Fiscal Eletrônico modelo 59 – CF-e, não aplicado no estado do Rio Grande do Sul, por exemplo, apenas substitui o Cupom Fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF na modalidade antiga de uso. Decreto 37.699/97 – Livro II – Art. 26-C.

O que eu preciso para iniciar a emissão de NFCEs?
– Verifique se sua faixa de faturamento já exige a emissão de cupons fiscais (caso não atinja, você ainda pode realizar as emissões por opção própria);
– Se você já está obrigado a realizar a emissão, ou está abrindo um empreendimento novo, você deve se preparar para emitir os NFCEs;
– Entre em contato com seu contador e solicite ao mesmo a emissão de certificado A1 para sua empresa;
Busque um software ou sistema de gestão que já realize a emissão desses Cupons Fiscais Eletrônicos (NFCEs) e comece a realizar suas vendas nessa nova modalidade. Caso tenha interesse, conheça nossa solução;

Sobre o SAT e NFCe:
O Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT-CF-e), é um projeto da Secretaria da Fazenda de São Paulo. Esse projeto tem por finalidade documentar eletronicamente as operações comerciais do varejo dos contribuintes do Estado de São Paulo.

Com isso é preciso esclarecer algumas regras do SAT CF-e e da NFC-e:
A implantação do SAT CF-e é facultativa até dia 01/07/15, quando começa a ser obrigatória para alguns segmentos conforme Portaria CAT 147 de 05/11/2012.