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Qual a diferença de contas a pagar e contas a receber?

As contas a pagar são, basicamente, as obrigações financeiras que uma empresa assume com seus funcionários e fornecedores, ou seja, é um tipo de conta que registra os compromissos a serem acertados com respectivos fornecedores ou obrigação tributária.

Elas podem ser: compra de mercadoria ou matéria-prima, pagamentos de salários e tributos, manutenção da empresa, entre outros.

Já as contas a receber são os registros das entradas (aumentos) e as baixas (reduções) das vendas de uma corporação.

Ou seja, nada mais é que a quantia de dinheiro que devem para a empresa, seja de clientes ou fornecedores ou parcelas de venda a prazo.

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O Varejo e o controle financeiro

 

Dado ao grande número de produtos que comercializa, todo varejista tem que lidar com grande quantidade de contas a pagar e de contas a receber. Portanto, todo negócio exige uma administração financeira – o que varia é o grau de controle e organização.

No pequeno varejo, como mercearias, padarias e até mesmo pequenos supermercados, observamos que muitos empreendedores não realizam controle algum. Alguns varejistas misturam contas pessoais com as contas da loja ou apenas acompanham o saldo do banco.

Especialmente no segmento varejista, o controle financeiro é fundamental para a sustentabilidade do negócio. O saldo financeiro do final do mês não demonstra a real situação da empresa, uma vez que existem diferentes prazos para pagamento de fornecedores, recebimento de clientes e estoque de produtos.

No varejo é possível ter tido lucro em um mês no qual o dinheiro em caixa tenha diminuído! Assim como também é possível gerar caixa em um mês no qual a operação tenha realizado prejuízo!

Dado à importância do controle financeiro, apresentaremos a seguir algumas práticas simples e muito importantes para o seu negócio.

 

Registrar todas as movimentações

O primeiro passo é registrar todos os lançamentos (movimentações/transações) daquilo que entra e sai na empresa. Um software é fundamental para facilitar esse processo, seja um software de gestão completo, que contemplará outros módulos (automação comercial, controle de estoque, faturamento, fiscal etc) ou um software específico, que só realiza o controle financeiro.

Com as informações registradas e de fácil acesso, já é possível melhorar os controles e enxergar melhor a situação do caixa da loja.

 

Contas a Receber

Controlar o que sua loja recebe (cartões, cheques, dinheiro, vendas a prazo) é o próximo passo.

Para os varejistas que vendem a prazo e parcelado, esse passo é especialmente importante por causa da inadimplência, onde a falta de controle significa prejuízo na certa. Para varejistas que não vendem à prazo, como é o caso da maioria de padarias, supermercados e restaurantes, é importante realizar o controle das vendas de cartão, conferindo os valores e taxas das adquirentes. (vide artigo Vendas no Cartão).

 

Contas a Pagar

O controle efetivo das contas, evita surpresas desagradáveis.

A falta de planejamento obriga o varejista a adotar o desconto de duplicatas/cheques em bancos ou factoring para suprirem suas deficiências de caixa. O valor dos juros cobrados é exorbitante, fazendo com que o lucro alcançado nas vendas se perca nesse descontrole. A situação se complica quando os clientes não cumprem o pagamento dos títulos, fazendo com que a empresa arque com o compromisso estabelecido com a instituição de crédito.

 

Plano de Contas

As movimentações registradas, utilizando um plano de contas gerencial, proporciona ao empresário uma visão do resultado do seu negócio de uma maneira simples e fácil.

 

Oportunidades

O varejo de alimentos, principalmente supermercados, tem uma peculiaridade vantajosa. Ao comprar a prazo dos fornecedores e vender a vista para seus clientes, a empresa gera caixa. Com o controle do contas a pagar em mãos, fica simples realizar uma previsão de qual será o comportamento do caixa para os períodos vindouros.

Com a previsão de caixa, o varejista fica mais seguro ao tratar com os fornecedores, negociando prazo de pagamento e quantidade em troca de melhores preços. Com seu giro diário cada vez maior, sua loja entra em um ciclo virtuoso de mais vendas, mais caixa e mais possibilidades.

Assim, algumas simples práticas para melhorar o controle financeiro da sua loja podem transformar o seu negócio!

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Os 5 erros mais comuns da gestão financeira

É notória a importância de fazer a gestão financeira de uma empresa. Então, se você já faz controles financeiros seja utilizando papel e caneta, planilhas ou softwares online, você já está um passo à frente!

Neste post iremos falar sobre as principais armadilhas para quem está tentando melhorar estes controles. Preste atenção!

1: Não manter a disciplina nos controles financeiros

Este talvez seja o problema mais comum dos empreendedores. Muitos começam a controlar, mas por ter o tempo escasso e estarem preocupados com atividades operacionais da empresa, não mantém os controles com regularidade. Contas se acumulam, planilhas ficam desatualizadas, orçamentos são ignorados e, quando menos esperam, não conseguem mais visualizar a saúde financeira de suas empresas.

Uma dica é separar uma parte do tempo do dia para cuidar destes aspectos gerenciais. Assim, pouco a pouco, você entrará no ritmo e terá os números mais importantes sempre à mão.

2: Não controlar corretamente o Fluxo de Caixa

Controlar o fluxo de caixa é muito mais do que acompanhar o extrato bancário e atualizar planilhas com valores que já ocorreram. Além de verificar o que já passou, o fluxo de caixa serve para planejar o futuro. É preciso conhecer as despesas que ainda acontecerão. É bom deixar registradas, especialmente, aquelas que você não pode deixar de pagar.

Se você não tem uma boa visualização das contas a pagar e das contas a receber, nunca saberá quando precisará antecipar um recebimento e evitar pagamento de contas com multas e juros.

3: Ignorar gastos ocultos e pequenas despesas

Muitos empreendedores, mesmo fazendo um planejamento das contas, ainda são pegos de surpresa ao precisar de dinheiro para sanar gastos ocultos. É claro que nem tudo é possível prever, mas para alguns deles você já pode ficar atento.

Lembre-se que é preciso fazer uma reserva mensal do 13º salário e férias de seus colaboradores para que, quando essas despesas aparecerem, você possa ter dinheiro em caixa para quitá-las. Vale também fazer uma reserva financeira para outros gastos ocultos, como rescisões trabalhistas, por exemplo.

4: Vender seus produtos ou serviços por um preço errado

Recebemos muitas perguntas aqui no blog sobre como calcular corretamente o preço de venda de produtos e serviços. É comum ver empreendedores calculando seus preços apenas em comparação com os valores dos concorrentes ou sem considerar corretamente todos os custos.

Conhecer estes custos é o primeiro passo para saber se você está indo na direção certa. Assim, é possível tomar ações para melhorar a produtividade, buscar novos fornecedores ou, se for o caso, rever o preço de venda.

5: Não medir corretamente o desempenho da empresa

Seu negócio dá lucro ou prejuízo? Você tem essa resposta na ponta da língua?

Não basta registrar todos os gastos e ganhos nos mínimos detalhes, se você não reservar um tempo para analisar estas informações. Tenha em mente que uma gestão eficiente deve considerar ações de controle, planejamento e análise das atividades financeiras da empresa.

Percebemos, ao longo das conversas com os empreendedores, que muitos fazem o cálculo do lucro apenas considerando a diferença entre as receitas e despesas.

 

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A importância de controle financeiro eficaz

Funciona assim: se houver um controle financeiro eficaz, você vai poder avaliar como seu capital rodou no passado e o que está acontecendo no presente. Dessa forma, é possível identificar possíveis falhas e despesas desnecessárias, além de alternativas de lucro a partir do remanejamento de aplicaçõesPortanto para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam sistema gerador de informações que possibilite a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.

O controle das Contas a Pagar fornece informações para tomada de decisões sobre todos os compromissos da empresa que representem o desembolso de recursos.

As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro.

Controle

O controle de contas a pagar possibilita a identificação dos seguintes elementos:

  • Identificar todas as obrigações a pagar;
  • Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira;
  • Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
  • Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
  • Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros;
  • Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
  • Conciliação com os saldos contábeis.

Demonstração

Para demonstração do Controle de Contas a Pagar vamos utilizar os dados abaixo:

  • 31/08 conta de luz conforme NF008 no valor R$  800,00;
  • Em Compra do Armazém Bicudo Ltda., 01/09  no valor de R$ 1.200,00, com vencimento em 01/09 da duplicata 008;
  • Em Compra do Armazém Bigode Grande Ltda. no dia 01/09 no valor de R$ 1.500,00, com vencimento da duplicata n.º 003 para o dia 15/09;
  • Em Compra do Armazém Bicho do Mato Ltda. no dia 20/09 no valor de R$ 890,00, com vencimento da duplicata n.º 012 para o dia 20/09;
  • Em Compra do Armazém Bicudo Ltda. no dia 03/08 no valor de R$ 450,00, com vencimento da duplicata n.º 168 para 05/09;
  • Compra da Teixeira e Sá Ltda. no dia 04/08 no valor de R$ 380,00, com vencimento da duplicata n.º 047 para 10/09;
  • 31/08 folha de pagamento do mês de agosto no valor R$  5.000,00;

Pagamentos

Até o dia 03/10 ocorreram os seguintes pagamentos:

  • Em 01/09 foi pago a conta de luz;
  • Em 15/09 foi pago a duplicata 003 do Armazém Bicudo;
  • Em 18/09 foi pago a duplicata n.º 009 do Armazém Bigode Grande;
  • Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 012 do Armazém Bicho do Mato
  • Em 27/09 foi pago a duplicata n.º 026 do Armazém Bicudo no valor de R$ 1.220,00, com juros.
  • Em 20/09 foi pago a duplicata n.º 030 do Armazém Boca Louco
  • Em 03/10 foi quitada a folha de pagamento.

Empresa: Minibox São Tomé                                                                      Mês: Outubro

CONTROLE DE CONTAS A PAGAR PAGAMENTO
Data Cliente Documento Venc Valor Data Valor Desconto Juros Obs
31/08 Conta de luz NF.008 01/09 800,00 01/09 800,00 – – –
01/09 Armazém Bicudo Duplicata 003 15/09 1.200,00 15/09 1.200,00 – – –
01/09 Armazém Bigode Grande Duplicata 009 18/09 1.500,00 18/09 1.500,00 – – –
02/09 Armazém Bicho do mato Duplicata 012 20/09 890,00 20/09 890,00 – – –
03/09 Armazém Bicudo Duplicata 026 25/09 1.100,00 27/09 1.220,00 – 110,00 –
04/09 Armazém Boca Louca Duplicata 030 28/09 720,00 28/09 720,00 – – –
04/09 Folha Folpa 09/2014 05/10 4.800,00 03/10 4.800,00 – – –
TOTAL NO MÊS 11.010,00 6.330,00 – 110,00 –

 

Através deste relatório todos os compromissos da empresa são controlados, fornecendo ao administrador a possibilidade de verificar todos os seus compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicatas em atraso, em qualquer intervalo de datas.

Para a implantação do controle de contas a receber existe no mercado os modelos em papel (ficha), e também softwares (alguns até gratuitos), veja qual é o mais adequado para sua empresa.

É comum nas pequenas empresas que o fato do proprietário dar mais atenção às operações diárias de compra/produção e venda, em detrimento da organização administrativa, lembre-se de quem tem o controle da empresa administra melhor, e assim pode conseguir melhores resultados.

Fonte: SEBRAE

 

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