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No nosso caso, ter um blog não é só postar uma matéria qualquer. Nós da equipe Prosystem postamos matérias realmente relevantes
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Em 2016 o evento movimentou R$1,9 bilhão, o que equivale a 13 vezes a média de um dia comum de vendas.
Perder algum documento durante a Black Friday, como uma NFe por exemplo, significa perder um documento importante num montante gigantesco de documentos tão importantes quanto, além disso existem diversos problemas que podem acontecer. Receber diversos (ou milhares!) de e-mails com XML de NFes e saber à quais compras elas se referem para conciliar cada uma manualmente é uma tarefa árdua que envolve diversos setores (compras, fiscal, contábil…).
Outro problema muito comum é ver que o pedido foi faturado errado somente quando ele chega ao seu estoque: erro de quantidade, produtos faltando, códigos de tributação errados que geram impostos que nem deveriam ser pagos ou são pagos com alíquota divergentes, erro de tamanhos e modelos ou quando ele simplesmente não chega. Nesse caso é necessário a chave de acesso para consulta manual no site da Sefaz, Para todos esses problemas, existem consequências ainda mais graves! Como falta de mercadoria por causa de divergências no pedido, escrituração das notas feitas de forma errônea e que muitas vezes geram impostos pagos indevidamente por muito tempos e só são descobertas numa fiscalização da Receita Federal.
A partir do momento que você já utiliza uma tecnologia que te permite controlar os documentos fiscais que são emitidos contra o seu CNPJ, inclusive consultar NFe, de seu e-commerce durante o ano, nada muda durante a Black Friday, pois essa tecnologia continuará atendendo todas as necessidades, apesar do aumento no volume de informações.
Uma boa solução que consulta NFes, irá permitir que seu departamento fiscal visualize as notas que foram emitidas contra seu CNPJ momentos após serem emitidas, isso já possibilita visualizar todos os dados da nota e caso haja alguma divergência, corrigir o erro antes mesmo de o produto sair com a DANFe, para não haver erros em escala.
O seu custo com uma tecnologia que atende suas necessidades em âmbito fiscal e tributário não deve ser alterado em virtude de um evento maior, como no caso da Black Friday, e este é mais um motivo pelo qual deve-se adotar métodos mais inteligentes e que otimizam tempo e recursos (sejam eles recursos humanos ou estruturais) durante o ano todo.
Para se preparar para o Black Friday, o empresário realiza compras num montante maior que o da maioria das outras épocas do ano, pois é preciso preparar o estoque. Se em apenas uma compra são gerados diversos documentos fiscais (como NFe, CTe e DANFe…), tributos e impostos (como o IPI ou ICMS, por exemplo), a medida que seu negócio cresce e entra na onda das grandes liquidações, precisa estar maduro para reconhecer que soluções de consulta, armazenamento e guarda de documentos fiscais são necessárias para a segurança de seu e-commerce.
Fisco tem utilizado cada vez mais tecnologia para receber e controlar os documentos e informações fiscais vindas de empresas e lojas. Com isso, a implantação de soluções tecnológicas para sempre estar de acordo com a legislação fiscal se torna imprescindível.
Já não é mais necessário a compra de softwares ou instalações grandiosas para poder ter a tecnologia à favor do seu negócio porque, geralmente, as empresas que vendem esses softwares e presta esse tipo de serviço demandam mão de obra, que na maioria das vezes faz visitas ao seu escritório para fazer as instalações e treinamentos, contrato de prestação de serviços, infraestrutura física (como servidores mais potentes) e custos maiores, já que utilizam todos esses mecanismos.
O armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos também não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos fiscais.
Hoje é muito mais simples e mais economicamente interessante obter soluções como o armazenamento em nuvem, que te possibilita ter acesso direto da Sefaz: consulta, download e armazenamento ilimitado de NFes, NFSe, CTes e outros documentos, somente com seu acesso à internet.
No e-commerce, o volume de documentos fiscais que o empresário precisa ter controle durante a Black Friday aumenta muito. São mais Notas Fiscais, mais CTes, mais DANFes… e é exatamente por isso que o compliance fiscal nesse período do ano tem tanta importância.
Na Black Friday, o Fisco e a Receita Federal aumentam a fiscalização e estão de olho nas importações e nos documentos fiscais que circulam, tanto no ambiente virtual, quanto nos documentos impressos, como é o caso da DANFe.
Se o volume de documentos se multiplica e a fiscalização dos órgãos competentes também, a sua atenção também deve ser redobrada. E contando com uma tecnologia que consulta seus documentos fiscais, faz download e ainda os arquiva, você pode otimizar seus recursos para as vendas na black friday.
O Compliance Fiscal transpassa a barreira do e-commerce: é necessário estar alinhado com o escritório de contabilidade e com o Fisco, pois é ele que define a legislação tributária, suas mudanças, seus impactos no dia a dia da empresa, seus tributos a serem pagos e a documentação a ser entregue.
A falta ou o atraso na entrega de qualquer documento ao Fisco gera retrabalho, recalculos e até multas para o e-commerce, por isso é importante uma pessoa, ou uma equipe – dependendo do tamanho e do volume de vendas de sua empresa ou loja virtual – que seja responsável pelo compliance fiscal, pois é ela que será responsável por entregar as exigências municipais, estaduais e federal dos fiscos, se atentará ao calendário de entregas, garantirá que todos os documentos serão entregues sem falhas, armazenamento de arquivos XML de NFes, CTes, NFSes e demais documentos fiscais, escriturações e ainda garantir que todas as informações tenham fácil acesso no caso de uma fiscalização da Receita Federal.
O Fisco utiliza de sua expertise tributária para ter sob seu controle as mais diversas informações fiscais tendo posse de documentos eletrônicos (NF-e, NFS-e,NFC-e, Eventos e-Social, etc.) das escriturações mensais (GIAS ESTADUAIS, SPED Fiscal, SPED Contribuições, Periódicos do e-Social, etc.) e escriturações anuais (SPED Contábil, ECF, DIRF, RAIS, etc.) e o foco do Compliance Fiscal está na melhoria dos processos de controle das entregas e no arquivamento de toda a movimentação fiscal de forma digital que as empresas têm de entregar ao Fisco.
Entenda alguns benefícios para os contribuintes (Lojistas) da não necessidade da NFe:
Sabemos a importância que um inventário possui para o controle de estoque e, com a utilização de um software, esse controle se torna mais rigoroso, uma vez que o sistema possui todas as informações atualizadas em tempo real — como entradas e saídas — e o inventário é comparado com essas informações atualizadas. O risco de erros e não conformidades reduz consideravelmente.
Quando você deseja controlar seu estoque de forma eficaz, reduzindo os riscos de erros e aumentando a produtividade, um software de controle de estoque se faz essencial. Essa necessidade aumenta caso você precise controlar suas filiais.
Quais as situações que não
“estabelecimento obrigado ao uso de ECF, ou emitente de NFC-e, nas hipóteses de falta de energia elétrica, travamento, quebra, extravio, furto, roubo ou de intervenção técnica de equipamentos, que inviabilizem a emissão do cupom fiscal ou NFC-e, resultando quaisquer destas ocorrências na obrigatoriedade de lavratura imediata, por parte do contribuinte, de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência.”