Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?

Para as empresas, os principais documentos que devem ser guardados são os de origem tributária, trabalhista e fiscal.

Os documentos tributários em geral devem ser guardados por pelo menos 5 anos. Sendo alguns deles:

• Notas Fiscais (No caso do modelo eletrônico, o XML é que deve ser guardado);
• Livros Fiscais em geral;
• Comprovações de Imposto de Renda;
• Comprovantes de contribuição fiscal como ICMS, PIS e COFINS;
• Declarações em gerais (DASN, DIRF, etc.)

Contudo, os documentos de ordem trabalhistas têm prazos distintos de acordo com a sua importância:

• Contrato de Trabalho e Livro ou Ficha de registro de emprego – Tempo Indeterminado – de acordo com Art. 603 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas);
• Recibos de pagamentos de salário, 13º, Férias e controle de ponto – 5 Anos – de acordo com o Art 7, XXIX da CF (Constituição Federal) e Art 11, CLT;
• Termo de Rescisão de contrato – 2 Anos – de acordo com o Art 7, XXIX da CF;
• Folha de Pagamento – 10 Anos – Art 225 I § 5º, Decreto 3048/99;
• FGTS, GFIP, GRFC – 30 Anos – Art 23 § 5º, Lei 8036/90;
• GPS – Guia da Previdência Social – 5 Anos – Arts. 173 e 174, CTN;
• Contribuição Sindical – 5 Anos – Arts 578/579 CLT c/c Arts 179 e 271 CTN (Código Tributário Nacional);
• CAGED – 3 Anos – Art 1º § 2º Portaria MTE 1129/14;
• RAIS – 10 Anos –Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83.