Informações básicas sobre o SPED

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Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

Iniciou-se com três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e – Ambiente Nacional. Atualmente está em produção o projeto EFD-Contribuições. E em estudo: e-Lalur, EFD-Social e a Central de Balanços.

Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto.

Firma Protocolos de Cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos.

Possibilita, com as parcerias fisco-empresas, planejamento e identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias.

Faz com que a efetiva participação dos contribuintes na definição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social.

Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade.

O que é:

A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.

Como funciona:

A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped.

Programa Validador e Assinador:

O contribuinte deve baixar a instalar o programa no site da Receita Federal do Brasil.

Link do download.

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A importância do Backup

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A importância do Backup – A cópia de segurança.

Ninguém espera que algo possa acontecer, como uma queda de energia que possa vir a queimar seu servidor, alagamentos, vírus ou qualquer outro fator que possa ocorrer que perca seus dados primordiais.
O backup existe como forma de prevenir que os arquivos sejam apagados acidentalmente, seja por falha física ou humana. Essa ferramenta garante a integridade dos dados, configurações, banco de dados e arquivos de usuários.

Como exemplo prático relacionado ao sistema, ele grava suas entradas de notas fiscais, vendas, dados de crediário, contas a receber e a pagar, entre outros dados.

Mas para um backup funcionar de maneira correta, duas coisas devem ser levadas em consideração:

  1. Um sistema de backup: nesse caso o Copy Prosystem pode te ajudar, pois na instalação de seu sistema é configurado, como procedimento padrão, o backup completo do sistema, sendo realizado periodicamente e gravado no HD interno do seu computador;
  2. Uma mídia confiável: apesar do Copy executar a gravação dos dados no seu HD Interno, recomendamos que uma cópia adicional seja realizada em uma mídia externa, como um Pen-drive ou HD, de no mínimo 64GB de armazenamento.

Visto que, em caso de dano irreversível em sua máquina, a mídia externa te livrará de transtornos com perdas de dados. Para sua segurança, não perca tempo! Entre em contato com o nosso suporte e solicite a configuração do seu backup externo!

 

 

Mudança no prazo de cancelamento de NFC-e
Confira nosso ultimo newsletter sobre a mudança do prazo de cancelamento da NFC-e.

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A importância da frente de caixa para a empresa

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Você pode até oferecer os melhores produtos, ter preços atrativos e estar localizado em um bom ponto, mas se não superar as expectativas dos consumidores, não gerará experiências agradáveis.

Isso funcionará como um termômetro para a decisão de compras futuras, pois se a experiência for boa eles voltam, caso contrário, será difícil vê-los novamente.

Como exemplo, imagine que o cliente aguarde mais de meia hora na fila para pagar por suas compras. Seria quase impossível que ele não ficasse insatisfeito nessa situação. Portanto, a frente de caixa é um forte influenciador de satisfação, se funcionar de maneira otimizada.

A frente de caixa deve ser usada como uma vantagem para o negócio, pois é o lugar onde os consumidores vão concretizar todas as suas compras e, principalmente, pagar por elas.

Você pode aproveitar o espaço para investir em estratégias que visem “fechar com chave de ouro” a visita deles, como oferecer produtos complementares aos que estão comprando, informar promoções que não viram, etc.

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Padarias: Sistemas de Gestão

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Benefícios do Sistema de Gestão para padarias

  • Controle da ficha técnica de cada produto (receitas)
  • Controle de data de validade dos produtos
  • Gestão do desperdício
  • Evita fraudes e roubos
  • Controla os estoques
  • Agilidade no atendimento ao cliente
  • Gestão de custos das receitas
  • Controle do fluxo de caixa
  • Gestão do crediário
  • Controle dos recebimentos com cartão de crédito
  • Programação de compras
  • Análise dos resultados do negócio
  • Automação dos processos internos
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Como funciona o controle de estoque online?

Um sistema em nuvem especializado é a ferramenta pela qual se realiza o controle de estoque online de uma empresa. Por meio de um software de controle de estoque, é possível realizar o cadastro de produtos com todas as informações necessárias. Além disso, o cadastro pode ser realizado de forma automática por meio da entrada de uma NFe de compra.

O sistema permite controlar a entrada e saída dos produtos, na grande maioria sendo realizado de forma automática por meio da emissão de nota fiscal eletrônica. Com um controle de estoque automatizado em nuvem, o gestor não precisa mais se preocupar em perder dados, pois tais modelos de sistemas contam com os mais recentes padrões de seguranças da rede.

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Prevenção de Perdas

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Existem várias metodologias diferentes na hora de gerenciar o estoque da sua empresa.

É extremamente importante escolher a forma que mais tenha afinidade com o seu tipo de segmento de atuação, pois dependendo disso, a utilização de uma ou outra metodologia pode ser melhor ou mesmo pior do que outra por variados motivos.

PEPS

A PEPS, ou FIFO (first in, first out), é, na realidade, uma metodologia contábil de apuração do valor do estoque que utiliza a ordem cronológica como principal critério de organização.

É mais comumente utilizada em indústrias e distribuidoras que trabalhem com itens sem data de validade, como produtos de plástico injetado, papel e aço inoxidável.

A lógica dessa metodologia é bem simples: sempre será dada saída dos produtos mais antigos, mantendo-se os mais novos em estoque.

Uma das formas de garantir que esse controle seja mais eficiente é a colocação de etiquetas que indiquem as datas de entrada dos produtos, de forma a facilitar a visualização da validade dos lotes e minimizando a possibilidade de erros por desatenção.

PVPS

Já o PVPS, ou FEFO (first to expire, first out), é uma metodologia de gestão de estoque da área de logística e é majoritariamente utilizada por empresas que trabalham com produtos de alta perecibilidade.

Aqueles produtos com prazos de validade mais próximos do momento atual deverão ser sempre os primeiros a ser dispensados, independentemente de terem sido comprados antes ou depois.

Nessa lógica, o que conta não é a data de entrada dos lotes, e sim o vencimento dos mesmos, pois o principal objetivo é a prevenção de perdas, ao evitar vencimento de produtos, e, consequentemente, o prejuízo de vendas perdidas.

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A importância de salvar na nuvem

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Muitos são os casos de pessoas que perderam todos os seus arquivos, porque tiveram problemas com seus computadores que precisaram de formatação ou que, simplesmente, deixaram de funcionar.
Isso gera inúmeros tipos de problemas, uma vez que os arquivos podem nunca mais serem recuperados.

Outro tipo de problema bastante comum diz respeito ao acesso dos arquivos. Para acessar os arquivos pessoais os usuários precisam carregar seus computadores ou pendrives pra cima e pra baixo, ou fazerem algumas manobras, como enviar e-mails pra si mesmo contendo arquivos que irão ser utilizados como anexo, ou ainda enviarem os arquivos como mensagem no whatsapp.

Salvar os arquivos na nuvem é uma forma segura de ter acesso à fotos, documentos de texto, arquivos de backup, vídeos, etc, em qualquer lugar, para isso basta apenas ter acesso à internet, o que hoje em dia encontra-se disponível em todos os celulares, por exemplo. À propósito, “salvar na nuvem” significa que seus arquivos estarão hospedados na internet.

Vários são os serviços e softwares de armazenamento disponíveis. Com os softwares você pode salvar manualmente ou fazer programações para que os dados sejam salvos automaticamente. Rápido e seguro!

Como vocês salvam os seus arquivos?

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Como fazer um bom inventário de estoque?

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1. Comece listando todos os itens presentes no estoque

Essa é primeira e mais importante etapa, pois, sem uma listagem, não há como saber o que há no estoque para controlar. Pode ser um pouco trabalhoso no início, mas as facilidades que a lista proporcionará nas próximas etapas compensará todo o esforço. É recomendável que se faça, pelo menos, duas contagens. A primeira para fins de registro e a segunda com a finalidade de conferência.

2. Categorize os produtos

Para facilitar processos posteriores, separe os produtos por categoria, fazendo uma listagem em forma de linhas e colunas. Cada coluna pode conter uma linha de produtos, como higiene, limpeza, alimentação, gelados etc. Nas linhas, cada produto pode ser especificado com nomes e detalhes sobre marca, peso, cor, data de validade, preços de custo, preço de venda, além de mencionar se ele é destinado ao consumo da empresa ou para venda.

Depois que essa separação for feita, crie códigos para cada mercadoria. Isso é importante, principalmente, quando tiver que identificar sua localização no estoque e a quantidade disponível. Para isso, você pode usar letras e números sequenciais ou adotar um software gerador de códigos de barra, o que agilizará muito o trabalho.

3. Reorganize as mercadorias no estoque

A organização das mercadorias de acordo com a lista é fundamental para reduzir o trabalho e economizar tempo na movimentação do estoque. Então, crie corredores com estantes, prateleiras nas paredes, caixas, armários e gavetas para armazenar produtos de vários tipos, tamanhos e quantidades.

4. Registre todas as movimentações

Fazer o inventário e não manter uma rotina de registros fidedignos desfará todo o trabalho realizado até aqui, voltando ao estágio inicial de necessidades e problemas. O ideal é que, após a criação do inventário, toda movimentação de entrada e saída de mercadorias passe a ser devidamente registrada. A atualização frequente será fundamental para manter a eficácia do controle.

5. Tenha o apoio de um especialista

Se você não tem um profissional qualificado para fazer um inventário bem-feito e não pode ou não se sente seguro para fazer um sozinho, conte com a ajuda de profissionais terceirizados. Além de não ter obrigações trabalhistas, pode conseguir resultados impressionantes devido à troca de know-how. O apoio de um parceiro especializado pode ser o diferencial que vai aumentar a qualidade dos serviços da empresa como um todo.

 

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Planilhas de excel no controle financeiro

Durante muitos anos, os gestores usaram planilhas de Excel no controle financeiro. No início era a melhor solução disponível, já que um software ERP (Enterprise Resource Planning) era caro e acessível somente às grandes corporações. Porém, no cenário mercadológico atual, elas não são mais tão eficientes. As planilhas escondem muitos erros e os riscos podem afetar seriamente a saúde financeira do negócio.

Conheça os motivos para NÃO utilizar planilhas do excel na sua empresa:

Várias planilhas com finalidades diferentes são necessárias

Cada departamento da empresa demanda uma ou mais planilhas diferentes para registrar, controlar e monitorar as atividades setoriais.

Não favorece a rápida tomada de decisões dos gestores

Com planilhas de Excel, as ações de extrair os dados necessários dos diferentes departamentos, consolidá-los e resumir as informações para que possam ajudar os líderes da empresa a tomarem decisões pode demorar muito tempo.

Impossibilita uma rápida recuperação de desastres

Com planilhas, os dados dificilmente serão mantidos em um único lugar (banco de dados centralizado). Na verdade, acontece exatamente o oposto. Como as planilhas são atualizadas e cada nova versão é devolvida por e-mail, os dados circulam sem um controle adequado. A pior coisa sobre isso é que a maioria dos profissionais que usa os dados não sabe da importância ou está familiarizado com o armazenamento e as melhores práticas de backup.

É altamente suscetível a erros humanos

Existe uma ameaça bem significativa que deve fazer você considerar seriamente deixar de usar planilhas de Excel no controle financeiro da empresa: a sua extrema fragilidade para erros humanos. Não importa se você é um colaborador, consultor, gestor ou diretor. Sempre acontece o engano de digitar uma entrada de dados em uma célula que não deveria, apagando dados importantes ou fórmulas complexas para a realização de cálculos automatizados.

É vulnerável a fraudes

Entre todas as desvantagens de usar planilhas de Excel no controle financeiro que foram listadas até aqui, essa talvez seja a mais prejudicial para o negócio. Além disso, dados podem ser deletados propositalmente por profissionais insatisfeitos com a empresa. Como eles não podem ser descobertos, essas ações podem ser executadas tranquilamente.

É por isso que muitas empresas estão substituindo as planilhas por um software específico de gestão financeira.

Além de automatizar uma série de tarefas, ele centraliza as informações em um único banco de dados acessível por todos os autorizados, ajudando a reforçar a segurança contra erros humanos, perdas e roubos de dados.

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Tecnologia da Informação

O que é esse TI que tantos falam?

A Tecnologia da Informação (TI) é uma área ou grupo no qual se desenvolve a grande maioria de atividades e serviços desenvolvidos pela área da computação. Para o ramo empresarial, em especial, a atuação do TI se dá por meio de softwares de gestão, maquinários específicos, inteligência artificial, etc. Há também ferramentas que facilitam a atuação do Marketing, da Propaganda e da Comunicação. Sem contar nas inúmeras soluções e ferramentas criadas para o comércio online.

São todos produtos ou serviços desenvolvidos com o intuito de facilitar o dia a dia empresarial.

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