A importância do Backup

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A importância do Backup – A cópia de segurança.

Ninguém espera que algo possa acontecer, como uma queda de energia que possa vir a queimar seu servidor, alagamentos, vírus ou qualquer outro fator que possa ocorrer que perca seus dados primordiais.
O backup existe como forma de prevenir que os arquivos sejam apagados acidentalmente, seja por falha física ou humana. Essa ferramenta garante a integridade dos dados, configurações, banco de dados e arquivos de usuários.

Como exemplo prático relacionado ao sistema, ele grava suas entradas de notas fiscais, vendas, dados de crediário, contas a receber e a pagar, entre outros dados.

Mas para um backup funcionar de maneira correta, duas coisas devem ser levadas em consideração:

  1. Um sistema de backup: nesse caso o Copy Prosystem pode te ajudar, pois na instalação de seu sistema é configurado, como procedimento padrão, o backup completo do sistema, sendo realizado periodicamente e gravado no HD interno do seu computador;
  2. Uma mídia confiável: apesar do Copy executar a gravação dos dados no seu HD Interno, recomendamos que uma cópia adicional seja realizada em uma mídia externa, como um Pen-drive ou HD, de no mínimo 64GB de armazenamento.

Visto que, em caso de dano irreversível em sua máquina, a mídia externa te livrará de transtornos com perdas de dados. Para sua segurança, não perca tempo! Entre em contato com o nosso suporte e solicite a configuração do seu backup externo!

 

 

Mudança no prazo de cancelamento de NFC-e
Confira nosso ultimo newsletter sobre a mudança do prazo de cancelamento da NFC-e.

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Quais as vantagens para o varejo ao emitir NFC-e?

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Envio online do cupom para a Secretaria da Fazenda
O primeiro benefício do novo modelo é que os dados das transações feitas no estabelecimento são enviados diretamente ao site da SEFaz. Dessa forma, não é necessário que os contadores façam essa tarefa e o negócio não corre riscos de problemas com o fisco.

Agilidade e segurança

Com a automatização desse processo, a agilidade nos cuidados fiscais e gestão de documentos também aumenta. Além disso, o armazenamento das notas passa a ser feito de forma digital, aumentando a segurança dessas informações para a empresa.
Redução dos gastos
A emissão da NFC-e também reduz os gastos, visto que a impressora térmica não fiscal é mais barata que a antiga ECF.

Padronização dos processos

O contador também ganha mais padronização nos processos relacionados aos documentos fiscais. Dessa forma, é possível receber as informações da NFC-e da mesma forma como ele recebe os dados dos demais documentos, mantendo o mesmo processo em suas atividades.

Diminuição de erros

Outro benefício para os contadores e para a empresa é que a automatização elimina a necessidade da digitação de dados e retrabalho, o que evita os possíveis erros durante esse processo que comprometem a situação fiscal do negócio.

Parametrização dos impostos

Por fim, com a NFC-e os impostos são parametrizados antes da emissão da nota, garantindo que os valores informados estão corretos. Dessa forma, o trabalho do contador em verificar essas informações é eliminado e a garantia de que as declarações estão corretas é mantida.

Fica evidente que adotar a NFC-e para o seu negócio é uma ótima estratégia, uma vez que essa opção é mais moderna, eficiente e exige menor investimento por parte da empresa. O modelo ainda oferece benefícios para toda a gestão e sua contabilidade.

Além disso, já é obrigatória  a substituição do cupom fiscal pela NFC-e em todo país, vigente em muitos estados, exceto alguns estados do Sul do Brasil.  Não deixe para ultima hora, atualize o quanto antes seu equipamento.

Dúvidas sobre seu estado, e a obrigatoriedade, entre em contato conosco.

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Dicas para comprar uma máquina nova

Escolhendo uma Máquina

Todos sabem como é boa a sensação de comprar um computador novo e a sensação é melhor ainda quando levamos em consideração que hoje a tecnologia nos é acessível, com preços bem abaixo do que a alguns anos atrás.

Mas o que devemos levar em consideração quando pensamos em adquirir um computador novo?

1) Para qual fim será o meu computador?

Qual vai ser o uso que vou dar para o computador novo? Será apenas para navegação na Internet? Vou trabalhar com aplicações pesadas, ou vou comprar um “PC Master Race” para jogos?

Fazer estas perguntas para si próprio antes de pensar na compra em si ajuda muito. Para cada situação, temos uma máquina que nos irá atender da melhor forma.

2) Qual processador devo escolher?

O processador é o “coração” do computador. Ele é uma das menores peças e a mais importante. As fabricantes mais conhecidas são: Intel e ADM.

Para cada tipo de aplicação, existe um processador que vai nos atender melhor, então resumidamente podemos classificar da seguinte forma (Intel e AMD, respectivamente):

  1. Core i3 / Ryzen 3: São processadores de entrada e mais básicos. Se destacam pelo baixo consumo de energia e preço. Utilizam dois núcleos (unidades de processamento). São indicados para aplicações leves e de baixo processamento;
  2. Core i5 / Ryzen 5: São os processadores com melhor custo/benefício de ambas as fabricantes, por serem suficientes e equilibrados na maioria das situações de uso. Possuem geralmente 4 núcleos, sendo que, ambos, podem trabalhar com 2 fluxos de execução (threads);
  3. Core i7 / Ryzen 7: Modelo “top” de linha das fabricantes (linha doméstica). Tem alto poder de processamento e são indicados para quem utiliza várias aplicações/jogos ao mesmo tempo e extremamente “pesados”. Ambos têm oito ou mais núcleos e 16 threads.

3) E a Memória RAM?

As memórias RAM são o segundo item mais importante em um computador. É na memória onde todos os programas do computador são executados e se comunicam com os outros periféricos em tempo real. Diferentemente do processador, quanto mais memória RAM disponível no computador, melhor.

Para um uso moderado, 8GB de memória RAM é suficiente.

4) Disco Rígido

É nele onde as informações são armazenadas de forma permanente (ou até apagarmos o arquivo). Existem diferentes tipos de discos, mas os dois mais comuns são os HDD (Hard Disk Drives) e os SSD (Solid State Drives). No uso do dia-a-dia, um SSD consegue abrir programas e até carregar seu sistema operacional com uma velocidade muito superior que o HDD.

  1. HDD: É o tipo mais comum, barato, seguro e viável para os dados. Internamente, são discos magnéticos onde a informação fica armazenada. Possuem os mais variados tamanhos e são os tipos que tem maior capacidade de armazenamento;
  2. SSD: Modelo que ganhou popularidade recentemente. São chips de memória flash, onde o acesso as informações pode ser até ou superiores a 10 vezes mais rápido. Tem capacidade reduzida de armazenamento e custo muito elevado. Um SSD de 240 GB (Gigabytes) custa o mesmo valor de um HDD de 3 TB (Terabytes, ou o equivalente a 1024 GB).

 

 

 

 

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Digitalização do negócio

Invista em serviços para o seu site

Foi-se o tempo em que um site era um mero repositório de conteúdo que falava sobre determinada empresa, sem ter nenhuma utilidade prática. Agora, muitas das empresas que mais se destacam em seus setores são aquelas que têm uma boa página não apenas em conteúdo, mas também em serviços.

Isso significa que quando um cliente acessar a página da sua empresa, ele deve encontrar funcionalidades que facilitem a sua vida. Pode ser um chat online para tirar dúvidas, tutoriais sobre seus produtos, informações precisas sobre prazos de entrega, um canal para realizar compras e, claro, um site intuitivo, em que ele consiga navegar e encontrar o que procura com facilidade. O chamado UX (User Experience ou Experiência do Usuário, em português).

Adote um messenger

O tempo em que você precisava usar um serviço de e-mail para documentar absolutamente tudo e conseguir aprovações ficou no começo deste século. Claro que para decisões mais estratégicas e importantes ele ainda é muito importante, mas, o fato é que comunicadores instantâneos como WhatsApp, Telegram e Skype podem facilitar muito a gestão do nosso tempo. E tudo na palma da nossa mão, via smartphones.

Isso porque, hoje, eles trazem uma série de recursos que, antes, eram restritos, aos e-mails, PCs e telefones. Nos messengers atuais, você pode enviar e receber arquivos, fazer chamadas de voz e vídeo, criar grupos de discussão e, claro, enviar mensagens por texto e voz. Logo, problemas de rápida solução ou aprovações que antes exigiam sentar na frente do computador para “tirar da frente”, hoje estão a alguns cliques de serem resolvidos. E com isso ganhamos preciosos minutos que, somados, permitem que a gente não precise trabalhar mais do que o necessário.

Além disso, os dois messengers mais populares do mercado, o WhatsApp e o Facebook Messenger, já vêm sendo usados para atendimento ao cliente. O primeiro, a partir de uma versão específica para essa função, voltada às empresas de todos os portes chamado de WhatsWApp business. O segundo, a partir de chatbots, serviços de mensagens automáticos, dotados de Inteligência Artificial, e que conversam com seus clientes e que conseguem resolver problemas de natureza menos complexas.

Tenha um aplicativo

Hoje, toda empresa que oferece serviços por meio do seu site, também precisa pensar de forma mobile. Ou seja, ela tem de ter em mente que muitos dos seus clientes acessarão ou querem adquirir seus produtos também na palma da mão, mais precisamente na tela do smartphone. E um bom aplicativo é a melhor solução para conectar seu empreendimento aos potenciais compradores.

Isso porque acessar serviços ou comprar produtos por um aplicativo tende a ser mais rápido e fácil do que acessar um site via smartphone. Para isso, o app precisa ter um UX bem definido, onde tudo deve ser encontrado (e adquirido) no menor número de cliques possível. Além disso, ele precisa ser leve, não ocupando muita memória do smarpthone do usuário ou exigindo poder de processamento excessivo do aparelho. Para completar, ele deve respeitar as questões de privacidade do cliente, pedindo autorização de acesso apenas aos recursos essenciais do telefone.

Comanda / catraca eletrônica

Ainda que o seu empreendimento atenda ao grande público em pontos físicos (um bar, restaurante, lojas, padaria, etc), isso não quer dizer que ele não possa aproveitar as benesses do mundo digital.

E para negócios que trabalham com consumo e acesso de um grande volume de pessoas, catracas e comandas eletrônicas são uma ótima solução. Por elas, é possível manter o controle de estoque, saber quantas pessoas entram e saem todos os dias do estabelecimento, qual o ticket médio por cabeça, quanto tempo elas ficam no local e quais os produtos mais consumidos, entre outras informações. E todos esses dados ficam à disposição do empreendedor por meio de relatórios e dashboards na tela do PC ou smartphone.

Preparado para o digital?

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Como escolher um leitor de código de barras?

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Uma escolha bem feita lhe assegura economia de tempo, dinheiro e pílulas para dor de cabeça. Confira alguns passos importantes para escolher um equipamento que não vão te deixar na mão.

1º Passo

Já no início, é preciso levar em consideração dois fatores importantes:

Primeiro o seu ambiente de utilização, se for no varejo comum, você pode utilizar um leitor simples de entrada. Para aplicações em ambientes hostis, como frigoríficos, ambientes externos ou em uma indústria, são indicados equipamentos mais robustos e que possuam algum Índice de Proteção (IP) contra água e resíduos.

Em segundo lugar, é necessário definir quais tipos de códigos serão lidos, códigos de barras tradicional de produto, boletos bancários ou códigos 2D(QR Code). É importante considerar também o tamanho do código e se estão danificados ou sujos, como por exemplo em um estoque ou setor de congelados.

2º Passo

Definir a forma de leitura, se será feita manualmente, com um suporte ou através de um leitor fixo.

3º Passo

Identificar o tipo de tecnologia de leitura: CCD, Linear Imager, Laser, CMOS ou Omnidirecional. Veja as diferenças entre estes tipos de leitura.

4º Passo

Identificar se o leitor será com ou sem fio, podendo variar entre as interfaces USB, Teclado ou Serial. E as tecnologias de comunicação sem fio Bluetooth e Wi-Fi.

Através destes 4 passos, você conseguirá identificar o equipamento ideal para sua necessidade, e em seguida escolher entre as marcas e modelos disponíveis.

Foto: Google

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Vantagens geradas pela automação comercial para varejo

1. Segurança – minimizando erros e fraudes

A automatização do processo de venda minimiza drasticamente os erros de lançamentos, pois as informações são geradas automaticamente pelo software, normalmente a partir dos códigos de barras dos produtos.Por outro lado, funcionários ou clientes mal intencionados têm pela frente um desafio bem maior.
Infelizmente existem muitas maneiras de ocorrerem fraudes no momento da venda. Entretanto, está provado que as empresas com bom controle de suas informações têm menor ocorrência de fraudes.Ainda assim, o varejista deve estar ligado na criatividade do fraudador, pois novidades são comuns, como o caso da substituição do POS da loja por um de terceiro, direcionando toda a receita de venda em cartões para o fraudador.
Se não houver uma conferência diária, como a promovida por um processo de fechamento de caixa, essa e outras fraudes podem passar despercebidas. Mais uma vez a tecnologia pode ajudar. Com a adoção do TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) esse risco é eliminado. Além do aumento da segurança no recebimento de clientes, o empresário do varejo contará com um controle maior sobre suas vendas. Por meio de um bom software de automação é possível saber, em tempo real, como está o desempenho das vendas, independentemente do lugar onde esteja.

2. Eficiência Operacional

Uma das traduções de eficiência operacional, conquistada com o uso da automação comercial para varejo, é a otimização do tempo da equipe, que faz com que os seus colaboradores se dediquem às atividades que realmente importam.
Da mesma forma, automatizando os processos o dono não precisará ficar “vigiando” os caixas e poderá se dedicar com mais tranquilidade às outras inúmeras atividades do seu negócio.
A automação comercial também permite um redirecionamento de funcionários para atividades antes classificadas como segundo plano, significando que a mesma quantidade de pessoas passam a executar mais, o que significa aumento de produtividade e, consequentemente, do lucro da empresa.

3. Atendimento

Como o cliente percebe a loja que tem uma boa automação comercial?
Situações como dúvida sobre o preço de produtos, questionamento quanto ao seu peso, soma do valor dos produtos em calculadora, utilização lenta de POS e com problemas de digitação dos valores, constituem situações que em nada contribuem para a preferência do consumidor.
O cliente valoriza uma venda com velocidade e livre de erros, que evita qualquer tipo de constrangimento na frente do caixa, que permita um pagamento ágil, seja em cartão ou em qualquer outra forma, que lhe seja entregue um comprovante detalhado de sua compra. E com arrojo, ofereça, além dos produtos, outras prestações de serviço, como, por exemplo, uma recarga de celular.
E lembre-se, o cliente pode demorar dentro da loja, nunca na fila do caixa!

4. Apoio à tomada de decisão

Haveria maior segurança a ser oferecida ao varejista do que poder comprar, pagar, armazenar, repor, vender e receber com segurança, com produtividade e assertividade?
Se a visão externa da automação comercial é o atendimento ao cliente, podemos dizer que a visão interna é o aproveitamento das inúmeras informações geradas por ela.
A última fase da análise, é traduzir o conjunto de todas as vendas em tomada de decisão. Com informações completas sobre as vendas é possível entender e descobrir maneiras de potencializar os resultados.
Saber qual é o horário de pico de vendas, os produtos mais vendidos por horários, ajudam o varejista a organizar melhor sua equipe e realizar campanhas direcionadas aos clientes.
Momentos de ociosidade podem ser aproveitados para organizar as gôndolas evitando ruptura e perda de vendas. Esses são pequenos exemplos de que informação dá subsídio para que o empresário conheça melhor seu negócio e otimize ações que acabam fazendo grande diferença!

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Tecnologias mais utilizadas em leitores

Leitor Imager

Possui melhor eficiência de leitura em comparação ao modelo CCD. Trabalha com mais rapidez, inclusive para códigos levemente danificados e mal impressos. Os leitores da série TD1100 da Datalogic apresentam essa tecnologia com ótimo custo-benefício e podem ser utilizados para leitura de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). São mais eficientes que leitores a Laser em leitura de códigos menores como 2D QR Code pequenos.

Leitor Laser

Os leitores a laser funcionam da seguinte maneira: um diodo laser gera um feixe de luz que incide sobre um espelho ou um prisma que oscila, fazendo com que o ponto se movimente sobre toda a superfície do código de barras. O fotodiodo fica responsável por medir a intensidade da luz refletida e com as variações de gradação consegue identificar e traduzir as informações do código de barras. O exemplo de leitor laser é o Honeywell Eclipse MS 5145. Mais comuns no mercado de automação comercial, eles permitem a leitura do código a uma distância de 5 a 20 cm do código de barras, podendo varias de modelo.

Leitor CDD

Charged Coupled Devide é o leitor CCD. Utiliza uma sequência linear de sensores de luz para a leitura. Os photosites, grupo de diodos fotossensíveis, emitem um sinal elétrico em resposta aos fótons de luz. Cada pixel é gravado por um photosites. Os pixels são lidos de forma escura e clara, dando uma forma à imagem capturada. Os mecanismos dentro do leitor processam essa informação e os transformam em uma representação digital da imagem. Um exemplo de leitor de código de barras CCD é o Bematech BR-400. Os leitores CCD têm uma desvantagem por terem uma pequena área de leitura e não são eficientes se a distância entre o leitor e o código de barras for maior que 3 polegadas. +/- 8 cm. Acima disso ou com condições piores de luminosidade é sempre indicado leitores laser.

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Impressoras podem comprometer a segurança de dados?

Computadores e dispositivos móveis como smartphones e tablets estão sujeitos a vários tipos de ataques cibernéticos. Não é à toa que, dentro dessa realidade, as empresas investem em inúmeros sistemas de segurança para proteger essas ferramentas tão cruciais para o dia a dia. O que ainda pode ser uma novidade para muitos é que impressoras desprotegidas também podem sofrer esse risco.

Impressoras e multifuncionais são muito parecidas com computadores, já que possuem memória, processador, sistema operacional, executam aplicativos e até acessam a internet. Por esse motivo, em caso de vulnerabilidade, hackers e programas maliciosos podem comprometer não apenas o aparelho, mas a rede de dados de uma empresa inteira, viabilizando o acesso a informações confidenciais.

Impressoras podem ser bloqueadas por ataque DDoS ou serem resetadas para seus padrões de fábrica. Pior ainda, no entanto, é a possibilidade de capturar documentos potencialmente sensíveis enquanto eles são enviados para ser impressos. Na pior das hipóteses, os pesquisadores dizem que um hacker poderia utilizar a impressora como um ponto de entrada para puxar as credenciais da rede de uma organização e ganhar níveis ainda maiores de acesso às informações dessa rede.

Para se proteger desses ciberataques e estar sempre precavido diante de quaisquer riscos, é preciso considerar equipamentos que possuam proteção na camada de hardware e software, ou seja, com níveis de proteção que não permitam modificação na BIOS, nem executar aplicativos não assinados pelo fabricante. Além disso, é necessário que haja capacidade de monitorar constantemente o aparelho para verificar qualquer anomalia ou tentativa de acesso não autorizado.

Apesar de não possuir navegação tão completa como a de computadores, as impressoras e multifuncionais têm características muito parecidas, uma vez que evoluíram e agora contêm sistema operacional, têm aplicativos e estão conectadas à rede corporativa que, por sua vez, tem acesso ao servidor de e-mail, banco de dados, servidor de domínio e outros campos críticos. Isso significa que, se algum aplicativo malicioso estiver ativo na impressora, a segurança de toda a empresa pode estar comprometida.

O que podem as organizações fazer para combater este risco?
Tudo começa com a necessidade de atualizar proativamente políticas, procedimentos e tecnologias baseadas nestes desenvolvimentos e preocupações emergentes. Especialistas de TI e de segurança da informação precisam implementar medidas para mitigar os riscos de segurança de dados. As avaliações de risco de tecnologia e cibercrime em dispositivos como impressoras, scanners, etc., podem ajudar a identificar áreas de risco potenciais.

O que pode indiciar um problema:

Alterações inexplicadas não autorizadas nas definições de configuração.
Dispositivos que utilizam mais tempo e largura de banda do que o normal.
Aumento de comunicações com endereços IP ou de e-mail desconhecidos.

Para combater estes problemas, as empresas devem garantir o seguinte:

As Impressoras devem estar sobre a proteção de um firewall da empresa, assim como os servidores e todos os outros dispositivos da rede.
Não se deve permitir que dispositivos que não sejam da empresa sejam ligados à rede para imprimir.
Deve ser adotado um cronograma para revisão e implementação de atualizações de firmware.
As opções de configuração de segurança da informação oferecidas pelo dispositivo, devem ser avaliadas e implementadas.
Deverá utilizar-se um software que permita uma gestão holística e proativa das políticas de segurança da empresa.

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Quais as vantagens de não ter mais impressora fiscal na minha empresa com a NFC-e?

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  1. A NFC-e não obriga o uso de impressoras lacradas pelo Governo, diminuindo a burocracia ao abrir uma nova empresa;
  2. Pode ser utilizada uma impressora térmica que não seja a “fiscal” ou até mesmo uma impressora jato de tinta.
  3. Consequentemente proporcionando uma maior variedade de escolha por qual impressora utilizar, facilitando a compra e reduzindo custos.
  4. A impressora fiscal tem um valor 3 vezes maior que o das impressoras não fiscais e não podem ser consertadas facilmente como as impressoras não fiscais.
  5. Usando impressoras não fiscais acaba não necessitando de assistência autorizada que muitas vezes só existe em outras cidades quando os contribuintes estão localizados no interior;
  6. A ECF exige uma serie de obrigações acessórias como a impressão de Redução Z e Leitura X, Mapa Resumo, Revalidação, Lacres e etc.
  7. Com a nota fiscal de consumidor eletrônica não será mais necessário, reduzindo trabalho e evitando punição por não cumprimento das mesmas;
  8. Ganho de espaço, normalmente os PDV’s são locais com pouco espaço e como os documentos emitidos serão armazenados digitalmente, haverá ganho de espaço;
  9. O seu cliente não precisará mais guardar cupons fiscais para comprovar a compra de produtos, precisará apenas consultar a nota no site da Sefaz. Gerando facilidade para seu cliente.
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Diferenças – impressora fiscal

ECF Matricial
Na época onde eram utilizadas as impressoras matriciais, a primeira via do Cupom Fiscal era dada ao cliente e a segunda via era guardada para o Estabelecimento Comercial. Existia ainda, caso esta estivesse conectada a um computador a possibilidade de gerar um arquivo que chamamos de Fita Detalhe – uma cópia exata do cupom emitido para o cliente. A bobina de papel desta impressora tem duas vias para atender ao seu propósito. A interface de comunicação pode ser padrão serial ou paralela. Em 18/12/2009 através do Decreto nº 43.080[1] o Ministério da Fazenda estipulou prazos para a substituição obrigatória de todos os equipamentos de cupom fiscal matriciais para térmicos. Dessa forma desde 2010 as impressoras matriciais não são utilizados para emitir cupom fiscal.

ECF Térmico
A impressora fiscal é também chamada de ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e tem como objetivo controlar e facilitar o recebimento de tributos pelo fisco e agilizar o atendimento do comercio nos caixas (checkouts). As impressoras térmicas emitem uma via do Cupom Fiscal para o Cliente e uma cópia fica armazenada em sua memória fiscal, a impressão e gravação dos registros é sequencial e todos os cupons (fiscais, não-fiscais e gerenciais) impressos também são numerados sequencialmente. Esta memória não pode ser apagada nem por intervenção técnica, pois não permite acesso aos registros já escritos senão para leitura deles.

A interface de conexão destas impressoras pode ser padrão serial ou USB. Elas estão configuradas para imprimir, após a redução Z, uma linha contendo caracteres criptografados contendo as informações dos totalizadores gerais incluindo os últimos registros escritos em sua memória fiscal para leitura posterior pelos órgãos da fiscalização caso seja necessário.

A manutenção destes equipamentos só pode ser efetuada por empresas e técnicos previamente cadastrados e autorizados pelo fisco e o correto preenchimento dos relatórios específicos em cada intervenção técnica são de responsabilidade de ambos.

No Brasil a venda e uso das impressoras fiscais é controlada pelo fisco através de um lacre e um formulário fiscal, por se tratar de um emissor de cupons fiscais. Os cupons contém as informações de tributação conforme as alíquotas de impostos para cada estado para os produtos vendidos.

Todas as impressoras fiscais tem um tempo de vida útil, esse tempo pode ser verificado pela quantidade de redução Z restantes(fechamento de caixa), existem impressoras fiscais com 5, 8 e 10 anos de vida útil no mercado.

Com o término desse prazo, a mfd que é a memória fiscal da impressora se esgota, dessa forma é indicado a aquisição de uma nova impressora fiscal, já que o valor da memória fiscal tem o mesmo valor de uma impressora nova.

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