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Abaixo mostraremos como proceder para emitir suas notas nas modalidades prestadores de serviço e comércio.
No caso do prestador de serviços, você deve procurar a prefeitura da sua cidade para saber como realizar a emissão.
Em geral, será criado um cadastro no sistema oferecido pela administração municipal.
O acesso ao sistema ocorre com o preenchimento dos campos de usuário e senha.
É um procedimento rápido e que não deve causar muito transtorno.
Após esse cadastro no sistema municipal, você poderá acessá-lo para emitir suas notas.
É interessante pedir ajuda para um contador se tiver maiores dificuldades neste processo.
Já no caso do comerciante, é possível entrar em contato com um contador de confiança e pedir um talão de nota ou credenciamento da nota fiscal eletrônica.
Mas atenção: o contador não poderá cobrar pelo atendimento ao microempreendedor nos doze meses iniciais — a menos que exista a contratação de outros serviços da área contábil.
[ATUALIZAÇÃO 2018] Cabe ressaltarmos que o limite anual é de R$ 81.000,00 (oitenta e um mil reais) anuais, e que nenhum tributo adicional será cobrado além da guia de recolhimento do DAS fixo.
Se faturar um valor superior ao mencionado acima, sua empresa será descredenciada do MEI – Informe-se com um contador de sua confiança.
Quer ter uma administração fiscal eficiente em seu negócio? Então leia esse texto que preparamos e fique por dentro de tudo que precisa saber para emitir nota fiscal como MEI!
Se você chegou a esse texto, é provável que já seja um MEI (microempreendedor individual) ou está decidido a se tornar um e conhece o processo para se formalizar.
Contudo, é importante destacarmos que o MEI tem algumas vantagens em relação ao trabalhador informal, como a maior facilidade para comprovação de renda, diversos benefícios tais como aposentadoria e a possibilidade de emitir notas fiscais.
E é sobre esse segundo caso que aprofundaremos nos próximos tópicos. Por isso, continue com a leitura para tirar suas dúvidas!
Normalmente o microempreendedor individual não é obrigado a emitir notas fiscais.
De acordo com a Lei Geral das Micro e Pequenas Empresas, os MEIs estão dispensados de emitir notas fiscais quando vendem produtos para pessoas físicas.
Isso se dá porque o programa do MEI é uma forma de arrecadação criada pelo estado brasileiro para diminuir a informalidade do mercado de trabalho.
Essa informalidade é uma preocupação tanto para o estado brasileiro, quanto para o próprio profissional. Por um lado, o estado não arrecadava nem um centavo com a informalidade.
Ao mesmo tempo, o profissional não tinha direito previdenciário e facilidades bancárias.
Pensando assim, criar uma série de regras — como emitir nota fiscal — não seria uma boa opção para aumentar a adesão ao programa. Entretanto, existem dois casos nos quais o microempreendedor precisa emitir nota fiscal.
O MEI deverá obrigatoriamente emitir nota fiscal nas vendas e nas prestações de serviços realizadas para pessoas jurídicas (empresas) de qualquer porte, ficando dispensado desta emissão para o consumidor final (pessoa física).
É comum ter dúvidas e confusões, por isso não fique preocupado.
Muitos microempreendedores individuais têm dúvidas em relação a qual tipo de nota fiscal emitir.
Para tornar mais claro, abordaremos os principais modelos abaixo:
A Nota Fiscal eletrônica é o documento que registra operações comerciais. É emitido e armazenado eletronicamente e a validade jurídica da NFe é garantida pela assinatura digital do remetente.
O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes na Nota Fiscal eletrônica. O DANFe não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.
Já o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.
Para acabar com os desentendimentos, no post de hoje vamos definir qual o papel de cada um desses termos nos processos de compra, bem como as diferenças entre o DANFe, a Nota Fiscal e o XML. Confira:
Até o início dos anos 2000, o processo de emissão de nota fiscal era bem simples: o prestador do produto/serviço emitia a Nota Fiscal, entregava uma via ao cliente (que deveria armazená-la) e uma cópia era enviada ao contador para que fossem feitos os registros contábeis e fiscais.
Em janeiro de 2007, o Governo Federal instituiu a Nota Fiscal eletrônica (NFe) como parte do projeto do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. Como o próprio nome já indica, ela é um documento com o intuito de documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços.
A diferença da Nota Fiscal antiga é que o documento fica armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital.
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O XML é o arquivo padrão de registro na NFe, em outras palavras, ele é a Nota Fiscal de fato. Seu layout é padrão em todo o território nacional e obedece os antigos padrões de escrituração fiscal, com a adição de melhorias que visam um maior controle das transações comerciais. Porém, não é só baixar XML, para abrir é preciso de programas específicos para ler esse formato de aquivo, e a Receita mesmo disponibiliza um.
É importante lembrar que tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar os arquivos XML por no mínimo 5 anos, porque eles substituem as Notas fiscais impressas e devem ser apresentadas quando solicitadas pela Receita e também em caso de necessidade de troca de um produto/serviço.
Porém, ter acesso ao Arquivo XML costuma ser um problema: você deve esperar o envio do e-mail do fornecedor, se ele enviar anexado. Caso você só tenha o DANFe Online, em PDF ou impressa, você deverá entrar no Portal da NFe, digitar a chave de acesso de 44 caracteres, digitar a imagem de verificação e usar o Certificado Digital da empresa para baixar.
A opção mais viável para receber e organizar os XMLs, entretanto, é utilizar serviços especializados na recepção das Notas Fiscais, como o Arquivei, que se conecta à Secretaria da Fazenda e consulta e baixa automaticamente os XMLs de notas emitidas para seu CNPJ, na hora e em lote.
O Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) é uma representação legível e simplificada da Nota Fiscal, usada geralmente durante o transporte das mercadorias. Por não possuir valor fiscal, o DANFe não precisa ser arquivado.
Sua informação mais relevante inserida no documento é a chave de acesso da nota, composta por 44 números, que identifica unicamente sua NFe e permitem a consulta do documento e o download do arquivo XML através da Sefaz.
Além da função citada acima, o DANFe pode desempenhar outras funções, como a de representar a NFe em casos de contingência, ou seja, quando o software emissor da nota fiscal não conseguir efetuar a conexão com os serviços da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado do contribuinte. Nesse caso, o DANFe deve ser impresso em um formulário de segurança.
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O projeto da NF-e (Nota Fiscal eletrônica) foi instituída justamente para propor mais segurança e agilidade às empresas brasileiras no momento das transações comerciais e escriturações. Apesar disso, muitos empreendedores encontram dificuldades na hora de consultar, baixar a NF-e e mantê-la armazenada pelo período de, no mínimo, 5 anos, que é obrigatório por lei.
A chave de acesso da NF-e corresponde a uma outra sequência numérica, que possui 44 posições e também serve para identificá-la. A chave de acesso também está presente no arquivo XML e no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe). O número da NF-e é um dos componentes da chave de acesso.
A chave de acesso é formada pelos seguintes dados:
É possível que existam duas Notas Fiscais com o mesmo número no Brasil, mas nunca existirão duas chaves de acesso iguais. Então, é a Chave quem vai destinguir uma NFe de outra.
Caso seja necessário descobrir o número de Chave de Acesso de uma Nota, existem três caminhos.
Se a empresa realizou uma compra e não recebeu a NF-e, seja por e-mail ou qualquer outra forma, deve-se entrar em contato com o vendedor e solicitar a DANFe para ter acesso à esse número.
No portal da Secretaria da Fazenda é possível obter o número da Chave de Acesso de uma Nota específica. Para isso, é necessário ter no momento da consulta o Certificado Digital. Porém, essa consulta é realizada somente por algumas secretarias da fazenda estaduais.
Utilizando uma solução que realiza a consulta à NFes em lote, faz o download e ainda armazena esse e outros documentos fiscais, como o Arquivei faz, é muito mais fácil e rápido consultar a chave de acesso de qualquer Nota.
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Saber negociar é uma lei de sobrevivência no mundo dos negócios. Para isso, é preciso desenvolver algumas habilidades e técnicas. Barganhar também é uma arte. Se trabalha com fornecedores sabe o quanto é importante desenvolver essa arte. Conseguir melhores preços e boas opções de pagamento é uma forma de reduzir custos e favorecer o seu negócio. Veja como melhorar seu poder de barganha lendo estas dicas!
Se a pessoa não tem conhecimento do preço médio da mercadoria, não adianta barganhar. É preciso estar ciente de quanto vale o produto no mercado para garantir poder de barganha. A partir daí, poderá julgar se o preço ofertado pelo seu fornecedor está elevado demais ou dento do esperado. Se o fornecedor perceber que seu cliente está inteirado acerca de valores, será mais fácil barganhar.
Barganhar é uma estratégia que leva certo tempo. Pode ser muito rápida, mas o comprador deve estar preparado para uma negociação mais longa se for preciso. Se o fornecedor estiver pouco propenso a dar descontos, a negociação pode ser demorada. É preciso paciência para ter poder de barganha, fazer contrapropostas, expor argumentos até obter o que deseja. É importante que não perca a calma e não transforme sua negociação em uma briga.
Barganhe, mas saiba respeitar os limites da negociação. Se perceber que o preço do produto é justo, não fique esperando receber maiores descontos. Se estiver lidando com um fornecedor difícil, a insistência pode piorar as coisas: se conseguir um desconto, ainda que seja inferior àquele que queria, fique satisfeito. Contudo, não seja flexível demais, pois o fornecedor também deve saber ceder.
Fornecedores que tem poder de barganha não são bons e é sempre possível encontrar melhores. De qualquer forma, saiba respeitar limites para não passar a imagem desagradável de pão-duro.
Se estiver inteirado sobre as razões e motivações do fornecedor, será mais fácil atingir seu objetivo e ter poder de barganha. Procure entender o porquê daquele preço e fique ciente das estratégias do fornecedor. Muitas vezes, o fornecedor já está à espera da contraproposta e, por isso, já cobra mais caro. Outra coisa que pode acontecer é que a suposta oferta final dele não seja, na verdade, a última e, se o comprador barganhar mais, o preço caia um pouco. Não acredite muito nos descontos já embutidos. É estratégia de venda colocar um preço acima do normal e anunciá-lo como um preço promocional (com certa porcentagem de desconto). Conheça as lábias de quem vende para fazer uma melhor negociação.
O mundo dos negócios pode explorar demais. Se o fornecedor perceber que o comprador está muito interessado em adquirir o produto, pode manter-se mais inflexível. Ao contrário, mostre interesse, mas deixe claro que pode comprá-lo de outro fornecedor. Não se gabe de muito dinheiro, pois o fornecedor poderá se mostrar mais propenso a manter o preço.
É importante avaliar o interesse que os fornecedores em geral tenham pelo seu negócio. Abrindo uma concorrência em sua empresa, estará dando a oportunidade a diferentes fornecedores de apresentarem suas propostas. Ao mesmo tempo, terá a oportunidade de conhecer diferentes serviços e compará-los entre si, avaliando qualidade, preços, competências, entre outros. Escolhendo fornecedores com os quais mais se identifica, estará possibilitando a si mesmo maiores chances de negociações bem efetuadas, com preços e prazos melhores.
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Você tem noção do quanto se gasta na aquisição de produtos e serviços? A verdade é que a maioria das empresas estão procurando fazer economias e cortar gastos de áreas que são mais “clássicas”, como por exemplo: marketing, vendas, orçamentos e assim por diante, mas será que elas se preocupam sobre como o Departamento de Compras tem investido seus recursos em aquisições? Ou seja “será que o dinheiro está sendo gasto da forma certa?”.
A maioria das organizações nunca se perguntaram isso. Aí a gente mensura que 25% a 40% de cada centavo faturado pela sua organização vai para a compra de produtos e serviços. E como é que a gente não se preocupa com isso?
Desde a década de 30 o departamento de compras evoluiu muito e passou por transformações grandes. Antes a ideia era só negociar melhores condições, comprar e gerir materiais. A partir do momento em que a equipe de compra se fortaleceu, se proliferou o número de fornecedores e transações, esta área ficou totalmente escrava do processo operacional como por exemplo aferir pedidos, selecionar melhores fornecedores e etc. Desta forma, o objetivo de gastar cada centavo com sabedoria se escorreu pelo ralo.
A questão é que o mercado está cada vez mais competitivo, não dá pra deixar passar essa área despercebida!
Devemos ter um processo gerencial que utilize de ferramentas que avalie a atividade de compra para que ela ajude na estratégia de crescimento da organização e isso começa quando se entende que esse departamento não tem como atividade só “comprar materiais”, mas se desenvolver para administrar as compras e a utilização de materiais e serviços levando satisfação total ao cliente.
Muito legal, adoraria começar a aplicar isso na minha empresa, mas como é que eu faço isso?
Esse é um trabalho bem grande e gradativo! Mas no geral, consiste em 3 processos essenciais:
1- Processo de Compra: Esse processo consiste na definição dos melhores fornecedores buscando a otimização de recursos e qualidade do produto final. O objetivo dele é selecionar e consolidar os melhores fornecedores.
2- Processo de Melhoria Contínua: Aqui está mais ligado a parceria e Benchmarking, já que a partir de um relacionamento consolidado, você conseguirá ver seu fornecedor como parte da sua equipe.
Exemplo: Vamos supor que o seu fornecedor fez uma melhoria na matéria-prima principal para a fabricação do seu produto, obviamente, essa melhoria vai refletir também no seu produto final.
3 – Processo de Inovação: O benchmarking vai fluir de uma forma que haverá uma troca mútua de informações que contribuirá para a inovação de ambas as partes.
Exemplo: Esse mesmo fornecedor comprou uma tecnologia que fará a matéria-prima servir pra mais de uma utilidade. Vocês podem trocar informações e tecnologia de como isso pode adequar o seu produto final para mais utilidades também.